26. Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты), например:

№ 371

08.01.2003

10 ч. 30 мин.

Размещается реквизит в нижнем правом углу на расстоянии 56 печатных знаков от границы левого поля (14,5 см).

Допускается нанесение от руки или с помощью специального штампа.

26. Идентификатор электронной копии документа

Это отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу (от границы поля) каждой страницы документа и содержит: наименование файла на машинном носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

BD\PRIKAS\12. doc

В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

5 Бланки документов Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом, отведенным для переменных реквизитов.

Постоянные реквизиты наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера, реже штампом, и образуют официальный бланк документа.

Ограничительные отметки указываю границы размещения реквизитов.

Установлены следующие виды бланков документов:

• Общий бланк;

• Бланк письма (для писем)

• Бланк конкретного вида документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем содержит следующие реквизиты:

Постоянные реквизиты:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта РФ;

03 - Эмблема организации;

08 – Наименование организации;

Бланк для письма содержит реквизиты:

Постоянные:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта РФ;

03 - Эмблема организации;

04 – Код организации;

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН0КПП)

08 – Наименование организации;

09 – Справочные данные об организации

Бланк конкретного вида документа (приказ, акт) содержит реквизиты:

Постоянные реквизиты:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта РФ;

03 - Эмблема организации;

08 – Наименование организации;

10 – Наименование вида документа

Формуляр документа – набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов:

• при продольном расположении часть реквизитов на бланке документа располагается по центру листа вдоль верхнего поля.

• при угловом расположении часть реквизитов занимает площадь в левом верхнем углу листа (72,8 х 88,6 мм).

Элементы реквизитов размещают следующими способами:

• Центрованный - начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита;

• Флаговый – каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита.

Каждый документ, оформленный на бланке, так и без него должен иметь поля:

Левое поле – не менее 20 мм

Правое поле – не менее 10 мм

Верхнее поле – не менее 20 мм

Нижнее поле – не менее 20 мм.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруются арабскими цифрами посредине верхней части листа (без точек и тире).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Каждая новая мысль начинается с красной строки – 5 печатных знаков (1,25).

При изготовление документов с помощью устройств вычислительной техники рекомендуются использовать шрифт 14 (12) Times New Roman (программа Word) и межстрочные интервалы:

Для текста – 1,5;

Для отделения реквизитов друг от друга – 3-4 (1 –2 строки).

Для многострочных реквизитов (адресат, заголовок к тексту и т.д.) – 1;

Для отделения друг от друга составных частей реквизитов (адресат, гриф утверждения и т.д.) – 1,5-2

Текст документов на бланках формата А5 печатают через один межстрочный интервал.