Организация работы с документами

В ГОСТ Р 51141-98 организация работы с документами включает в себя «Организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток (поток документальной информации) — это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают:

1. по направлению;

2. по отношению к управленческому процессу.

По направлению документопотоки делятся на:

• Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня.

• Вертикальные, связывающие организации различных уровней:

• восходящие потоки — это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

• нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту они делятся на:

• Входящий документопоток.

• Исходящий документопоток.

• Внутренний документопоток.

Порядок обработки поступающих документов и передача их на исполнение

Еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении — экспедиции. В настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, минуя экспедицию. Источники поступления документов в организацию можно представить с помощью следующей схемы:

Т елеграф Курьер Почта

Э КСПЕДИЦИ Факсимильный аппарат

С отрудники ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

л ично

С ОТРУДНИКИ Электронная почта

Телефон

Задача службы ДОУ — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1. Прием и первичная обработка документов.

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

3. Регистрация документов.

4. Рассмотрение документов руководством.

5. Передача документов на исполнение.

Порядок обработки отправляемых (исходящих) документов

Порядок прохождения исходящих документов состоит в следующем:

1. составление проекта документа;

2. согласование, визирование (в необходимых случаях);

3. подписание, утверждение (при необходимости);

4. регистрация;

5. отправка.

Организация рационального движения документов внутри предприятия, учреждения, организации

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого учреждения.

Обработка внутренних документов на этапах их под готовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование, визирование, удостоверение, регистрация), а на этапе исполнения — путь входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).