Контроль исполнения документов

Учитывая важность контроля за исполнением документов как одной из основных функций службы ДОУ, для его осуществления в структуре службы обязательно предусматривается создание специализированных подразделений.

В мелких фирмах вопрос контроля исполнения поручений, документов пока не стоит так остро, как на крупных предприятиях.

Если в организации отсутствует должный контроль исполнения, то это может привести к следующему:

• документы часто теряются;

• документы не выполняются в срок или вообще не выполняются;

• текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю;

• при возникновении вопросов практически невозможно восстановить историю работы с документами и вклад в нее каждого из исполнителей.

Контроль за исполнением служебных документов — это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений.

Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) является обеспечивающей, информационной частью фактического контроля, который ведут руководители.

По организационной форме контроль обычно совпадает с общей организационной формой делопроизводства в учреждении, т. е. может быть:

1. централизованным;

2. децентрализованным;

3. смешанным.

1. Централизованная форма контроля в определенном смысле предпочтительней, так как позволяет иметь в одном месте все данные о контролируемом массиве, документах, находящихся в стадии исполнения.

2. Децентрализованный контроль оправдывается только при условии особой специфики работы в структурных подразделениях, а также при их территориальной разобщенности. Во всех других случаях он приводит к дублированию контрольных действий, увеличивает штаты контролирующих структурных подразделений, становится дестабилизирующим фактором в работе управленческого аппарата.

3. Смешанные формы контроля наиболее распространены, т. к. позволяют проводить первичный контроль (операции по постановке документов на контроль и снятию с него) специализированной контрольной службой, а ведение контроля осуществлять в структурном подразделении.

Различают 2 типа контроля:

а) по существу;

б) контроль за сроками исполнения.

а) контроль по существу — это оценка: насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель учреждения или специально уполномоченное лицо.

б) контроль за сроками исполнения ведет служба ДОУ, а в небольшой фирме — секретарь. Основное назначение службы ДОУ состоит в оперативном обнаружении первых признаков угрозы срыва исполнения поручения и своевременном информировании об этом руководителя, в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению в случаях возникновения таких ситуаций.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы:

• законодательные и нормативные акты;

• распорядительные документы органов власти и управления;

• распорядительные документы организации;

• решения коллегиальных органов управления;

• обращения граждан;

• инициативные исходящие письма;

• телеграммы и другие документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания.

В сроковом контроле выделяют 3 вида контроля: текущий, предупредительный, итоговый.

1. Текущий контроль предполагает ежедневную прочерку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Он осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале дня выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня.

2. Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Перенос сроков исполнения должен быть осуществлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты.

Перенос сроков исполнения задним числом не допускается и в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Если появились документы с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: выполнение резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получение ответа на исходящий документ. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке.

3. Итоговый контроль — это аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины. Итоговый контроль проводится сотрудниками службы контроля еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины н организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом.

Формой контроля является периодическое представление обобщающей отчетности по документам организации).

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей стране находится не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения, выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль.

В настоящее время важным является правильное определение сроков исполнения в организации контроля.

Нереальные или ошибочные сроки приводят к срыву в работе управленческого аппарата в целом. Это приводит к неудовлетворенности специалистов своей работой, способствует возникновению конфликтных ситуаций, отражается на моральном климате в коллективе, сводится к поиску виновных. Управленческий аппарат теряет эффективность своей работы, а служба ДОУ, даже следуя технологии контроля, работает вхолостую.

Каково правило исчисления сроков исполнения документов?

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов — 10-15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов.

Следует помнить, что срок исполнения — это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях:

• для входящих документов — с даты поступления документа в учреждение (с даты, указанной в регистрационном штампе);

• для отправляемых и внутренних документов — с даты их подписания или утверждения;

• для решений коллегиальных органов — с даты заседания или совещания;

• для устных распоряжений — с даты их отдачи.

Документы должны рассматриваться руководителем и передаваться на исполнение, как правило, в день их поступления в учреждение. Решения по сложным документам принимаются им в течение двух дней.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1. с конкретной датой исполнения — в конкретный срок;

2. без указания конкретной даты:

• имеющие в тексте пометку «срочно» — исполняются в трехдневный срок;

• имеющие пометку «оперативно» — в десятидневный срок;

3) остальные — до месяца.

Конкретные виды документов должны исполняться в законодательно закрепленные сроки:

• письма (10 дней);

• обращения граждан (от 15 дней до 1 месяца);

• договоры (от 10 до 20 дней);

• акты (45 дней), содержащие наличие недостатков (10 дней);

• платежные поручения (не позднее следующего дня после получения товара).

Следует учитывать, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Продление срока исполнения документа допускается с разрешения учреждения или руководителя, установившего этот срок. Оформляется сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, при условии, что в процессе работы выявились причины, объективно препятствующие соблюдению указанного срока (например, болезнь исполнителя, изменения каких-либо обстоятельств и пр.). При продлении срока руководитель решает вопрос о необходимости изменения содержания задания и состава исполнителей. Продление срока исполнения писем граждан допускается на один месяц с обязательным промежуточным ответом заявителю.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются или в тексте документа, или в резолюции и устных указаниях руководителя.

По разным вопросам сроки индивидуального исполнения колеблятся от 10-15 до 30 дней.