- •Документы, корреспонденция, делопроизводство
- •Организация работы с документами
- •Классификация документов
- •Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Документирование организационно-распорядительной деятельности учреждений
- •Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Информационно-справочные документы
- •Документы по личному составу
- •Трудовой договор является одним из главных оснований возникновения трудовых отношений между работником и работодателем.
- •Коммерческая корреспонденция. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну предприятия. Ответственность за документы
- •Коммерческая тайна
- •Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •Организация работы с документами
- •Регистрация и индексирование документов
- •Информационно-справочная работа по документам
- •Контроль исполнения документов
- •Номенклатура дел
- •Формирование дел
- •Правила хранения дел в структурных подразделениях
- •Порядок уничтожения документов и дел
Формирование дел
Делопроизводство сейчас на многих предприятиях не представляет собой эффективно настроенного механизма. Зачастую отдельные подразделения по своему усмотрению (как им удобно) определяют порядок работы и систематизацию хранения документов.
Но в этой ситуации следует помнить, что на организацию как на юридическое лицо возложена обязанность по хранению своего документационного фонда.
Если на предприятии не разработана номенклатура дел, формирование дел происходит стихийно и сдача дел в архив может не состояться или будет проблематичной.
Исполненные документы не менее трех лет хранятся в делопроизводстве, после чего передаются в архив организации.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе ДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.
Формирование дел должно обеспечить:
оперативность поиска документов;
надежность документационного обслуживания управления;
сохранность документов.
Формирование дел осуществляется:
службой ДОУ (секретарем) — при централизованной форме ведения делопроизводства;
структурными подразделениями — при децентрализованной форме ведения делопроизводства (лицами, ответственными за делопроизводство).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) и подшивка документов;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. При включении в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела.
Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Независимо от принципа организации делопроизводства (централизованное, децентрализованное), не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями.
Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.