Относительные и абсолютные адреса ячеек

1.  Относительная адресация задана по умолчанию.

При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4  программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное  в ячейке слева от данной».

Относительная адресация  позволяет копировать формулы методом заполнения. При  копировании относительные адреса изменяются в соответствии со своим новым местоположением.

D4 = B4*C4 

D5 = B5*C5 

D6 = B6*C6

D7 = B7*C7   

2. Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией.

Признак абсолютной адресации  - знак $

Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или  номером строки или тем и другим знак  «$» Н-р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически  меняет типа адресов.

9. Ввод формул

С помощью формул можно выполнять вычисления и анализ данных рабочего листа.

В поле имени строки формул представлен адрес или имя активной ячейки.

Поле имени используется также для присвоения имен диапазонам ячеек или для перехода к поименованным диапазонам. Имена диапазонов находятся в списке, открываемом щелчком мыши на кнопке со стрелкой, расположенной справа от поля имени. В поле имени можно указать адрес ячейки (или диапазона ячеек) и быстро перейти к нужной ячейке или выделить диапазон ячеек.

В поле содержимого строки формул отображено содержимое активной ячейки. Ввод содержимого ячейки выполняется, как правило, непосредственно в самой ячейке. После щелчка мышью в строке формул (в строке формул будет представлен курсор ввода) содержимое ячейки может быть изменено и в строке формул.

Составные части формулы

Формула может представлять собой сочетание констант, операторов, ссылок, функций и имен диапазонов. Все формулы в Excel начинаются со знака равенства. Приведем несколько примеров формул разного состава:

1. Только константы и операторы: = 100 + 1235 / (34 + 67) * 42

2. Ссылки на ячейки и операторы: = B2 + C2 + D2 / D1S * AS1

3. Заголовки столбцов и строк: = Служащий Отдел Заработная плата

4. Имена диапазонов ячеек: = Заработная плата : Налоги

5. Функции рабочего листа: = CУMM (D2:D10) = ABS(D2)

6. Функции, ссылки, имена диапазонов ячеек, константы, операторы: = СУММ (2:10) / $А$1 * - Налоги + 100

Операторы в формулах и их иерархия

Операторы определяют способ вычисления результата (значения) на основании отдельных элементов формулы. Excel различает три вида операторов

1. Арифметические операторы.

Используются для выполнения арифметических операций и возвращают в качестве результата числовое значение. + , – Сложение, вычитание; * , / Умножение, деление; % Определение значения процента; ^ Возведение в степень.

2. Операторы сравнения.

Сравнивают значения и возвращают в качестве результата логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

= Равно; < , > Меньше, больше; <= Меньше или равно; >= Больше или равно; <> Не равно.

3. Текстовой оператор.

& Объединяет отдельные фрагменты текста. Оператор определения значения процента следует вводить непосредственно после числового значения. В этом случае числовое значение при выполнении вычислений будет разделено на 100.

Если формула содержит несколько операторов, то они будут обработаны в формуле в следующей последовательности: – Знак отрицательного числа; % Оператор определения процента; ^ Возведение в степень; * , / Умножение, деление; + , – Сложение, вычитание; & Объединение текста.

На последней ступени в иерархии расположены операторы сравнения.

Если формула содержит несколько операторов с одинаковым уровнем приоритета, они будут обработаны слева направо.

Если последовательность вычислений, определяемая приоритетами используемых в формуле операторов, должна быть изменена, используйте круглые скобки. Представленные в скобках выражения будут обработаны в первую очередь, и полученный результат использован при выполнении дальнейших вычислений в формуле.

Если в формуле присутствует открывающая круглая скобка, то далее в этой формуле должна присутствовать и соответствующая ей закрывающая. Чтобы улучшить контроль за уровнем вложения скобок, при вводе закрывающей скобки соответствующая открывающая выделяется на непродолжительное время полужирным начертанием.

Соответствующая пара скобок будет отображена в полужирном начертании, если курсор ввода при перемещении в строке формул или в самой ячейке в режиме правки будет помещен в позицию непосредственно за открывающей или перед закрывающей скобкой.

При применении ссылок в формулах Excel предоставляет в распоряжение пользователя дополнительно три адресных оператора. Эти операторы всегда имеют приоритет перед остальными операторами.

10.

Для вставки функций Excel предоставляет в распоряжение пользователя мастера функций.

Выберите в соответствующих полях списка сначала нужную категорию, а затем – нужную функцию. Функции в диалоговом окне “Мастера функций” разбиты на отдельные категории в соответствии с предназначением. После выбора типа функции нажмите кнопку “ОК”. На экран будет выведено второе окно диалога мастера функций. Нужно задать аргументы функции и нажать кнопку “ОК”. Мастер функций вставит функцию в ячейку.

Для большинства функций следует задавать аргументы. Аргументы заключаются в круглые скобки. Отдельные аргументы следует разделять точкой с запятой.

Если нужная функция в списке отсутствует, следует щелкнуть на элементе “Другие функции”. Мастер функций раскроет первое из своих окон и предоставит вам возможность выбора из полного списка доступных функций.

Существует несколько категорий функций:

Таблица. Встроенные функции Excel.

Функции	Вид записи	Назначение
Математические	КОРЕНЬ(...)	Вычисление квадратного корня
	ABS(...)	Вычисление абсолютного значения (модуля) числа
	ЦЕЛОЕ(...)	Округление числа или результата выражения, указанного в скобках, до ближайшего меньшего (!) целого
	ПИ( ) *	Значение математической константы «ПИ» (3,1415926...)
	НОД(…)	Наибольший общий делитель нескольких чисел
	НОК(…)	Наименьшее общее кратное нескольких чисел
	СЛЧИС( ) *	Вычисление случайного числа в промежутке между 0 и 1
Статистические	МИН(...)	Определение минимального из указанных чисел
	МАКС(…)	Определение максимального из указанных чисел
	СРЕДНЕЕ(...)	Определение среднего значения указанных чисел
	СУММ(...)	Определение суммы указанных чисел
Дата и время	СЕГОДНЯ ( ) *	Значение сегодняшней даты в виде даты в числовом формате
	МЕСЯЦ(дата)	Вычисление порядкового номера месяца в году по указанной дате
	ДЕНЬ(дата)	Вычисление порядкового номера дня в месяце по указанной дате
	ГОД(дата)	Вычисление года по указанной дате
Логические	И(условие1; условие2;...)	Вычисление значения (ИСТИНА, ЛОЖЬ) логической операции И
	ИЛИ(условие1; условие2;...)	Вычисление значения (ИСТИНА, ЛОЖЬ) логической операции ИЛИ
	ЕСЛИ(условие; знач_ИСТИНА; знач_ЛОЖЬ)	Вычисление значения в зависимости от выполнения условия

11. Создание и модификация диаграмм

Диаграмма используется для графического отображения и, анализа данных рабочего листа.

Диаграмма и данные рабочего листа, на основе которых построена диаграмма, будут связаны друг с другом, независимо от места размещения диаграммы. Изменение данных в листе автоматически приведет к изменениям в диаграмме.

Термины

Тип диаграммы Excel предоставляет для выбора 14 различных стандартных типов диаграмм. Для каждого типа предусмотрено до семи разновидностей. Кроме того, можно выбрать один из нестандартных типов диаграмм.

Ряд данных Группа связанных точек данных диаграммы, построенных на основе значений одной строки или одного столбца таблицы и отображенных в диаграмме одним цветом.

Точка данных представляет в диаграмме отдельное значение рабочего листа.

Категория Несколько точек данных, являющихся элементами различных рядов и представляющих данные одного столбца (строки) рабочего листа, в линейчатой диаграмме или гистограмме образуют категорию.

Область диаграммы включает в себя все элементы диаграммы: ряды данных, оси, название диаграммы и легенду.

Область построения диаграммы включает в себя собственно диаграмму. В плоской диаграмме эта область ограничена осями, в объемной – включает в себя также имена категорий, название диаграммы, шкалу и названия осей.

Типы диаграмм

“Круговая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в одной точке. Особенно полезна, если величины в сумме составляют нечто целое (100%). Круговая диаграмма не всегда обеспечивает необходимую наглядность представления информации. Во-первых, на одном круге может оказаться слишком много секторов. Во-вторых, все сектора могут быть примерно одинакового размера. Вместе эти две причины делают круговую диаграмму малополезной”.

“Столбчатая диаграмма служит для сравнения нескольких величин в нескольких точках. Столбчатые диаграммы (как и следует из названия) состоят из столбиков. Высота столбиков определяется значениями сравниваемых величин. Каждый столбик привязан к некоторой опорной точке. В нашем случае опорная точка будет соответствовать одному дню недели.”

“Линейная диаграмма служит для того, чтобы проследить за изменением нескольких величин при переходе от одной точки к другой. Построение линейной диаграммы аналогично построению столбчатой. Но вместо столбиков просто отмечается их высота (точками, черточками, крестиками — неважно) и полученные отметки соединяются прямыми линиями (диаграмма — линейная).

“Ярусная диаграмма позволяет наглядно сравнить суммы нескольких величин в нескольких точках, и при этом показать вклад каждой величины в общую сумму.

“Областная диаграмма (диаграмма площадей) — гибрид ярусной диаграммы с линейной. Позволяет одновременно проследить изменение каждой из нескольких величин и изменение их суммы в нескольких точках. Диаграмма площадей отличается от линейной диаграммы тем же, чем ярусная диаграмма отличается от столбчатой.

13. Понятие “Модель”.

Модель – упрощенное представление о реальном объекте, процессе или явлении.

Моделирование – построение моделей для исследования и изучения объектов, процессов, явлений.

Модели объектов.

Классификация моделей.

• По области использования

• Учебные (наглядные пособия, тренажеры, обучающие программы)

• Опытные (копии проектируемого объекта, например, модель корабля, автомобиля,…)

• Научно-технические

• Игровые

• Имитационные С учетом фактора времени и области использования

• Статические

• Динамические

По способу представления

• Материальные (предметные, физические, например, детские игрушки, чучела из птиц, карты по истории, географии, макет ракеты и т.д.)

• Информационные (их нельзя потрогать или увидеть воочию, т.к. они строятся только на информации)

Информационная модель – совокупность информации, характеризующая свойства и состояния объекта, процесса, явления, а также взаимосвязь с внешним миром.

Виды информационных моделей

К информационным моделям можно отнести знаковые и вербальные модели.

Вербальные (устные) – полечены в результате раздумий, умозаключений. Например: наше поведение при переходе улицы. Человек анализирует ситуацию на дороге и вырабатывает свою модель поведения. Или музыкальная тема, промелькнувшая в голове у композитора, рифма, пока еще в сознании поэта.

Вербальная модель – информационная модель в мысленной или разговорной форме.

Знаковая модель – информационная модель, выраженная специальными знаками.

Знаковые модели – рисунки, тексты, графики, схемы.

• По форме представления можно выделить следующие виды информационных моделей:

• Геометрические

• Словесные

• Математические

• Структурные

• Логические

• Специальные

• Компьютерные

• Некомпьютерные

14. Основные этапы моделирования:

Моделирование занимает центральное место в исследовании объекта.

1 этап. Постановка задачи (описание задачи; цель моделирования; анализ объекта – разложение на составляющие)

2 этап. Разработка модели (выясняются свойства, состояния, действия и другие характеристики элементарных объектов в любой форме – устно, в виде схем, таблиц и т.д.)

3 этап. Компьютерный эксперимент (тестирование – процесс проверки правильности модели)

4 этап. Анализ результатов моделирования (принятие решения, вырабатываемое на основе анализа полученных результатов). Этот этап решающий. Вы - или продолжаете или заканчиваете исследования.

Информационные модели в базах данных

1 этап. Постановка задачи. Как и любая картотека, компьютерная информационная модель должна отвечать интересам определенного пользователя. Поэтому постановка задачи создания информационной модели тесно связана с целями моделирования. Цели:

• Хранение информации

• Возможность упорядочения данных

• Возможность создания различных критериев выбора данных

• Представление информации в удобном для пользователя виде

2 этап. Разработка модели

Данные об объекте – сбор сведений об объекте.

Выделение группы исходных данных – структуры информации, достаточной для получения требуемых сведений.

Формирование структуры базы – наиболее простой способ организации БД – реляционный (в виде таблицы).

Создание структура БД – описание полей, соответствующих параметрам объекта или процесса.

Наполнение БД данными.

3 этап. Компьютерный эксперимент (Манипулирование данными в соответствии с поставленной целью с помощью инструментов СУБД). Компьютерный эксперимент включает две стадии: тестирование и проведение эксперимента с реальными данными. Эксперимент завершается выдачей результатов в удобном для анализа и принятия решения виде.

4 этап. Анализ результатов моделирования. Это конечный пункт – принятие решения. Например, можно сделать выводы на основе анализа информации, дополнить базу новыми полями.

Объекты и система объект – это то, о чем идет речь.

Система – это целое, состоящее из элементов, взаимосвязанных между собой.

15.

ПОНЯТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ДАННЫХ

В настоящее время термины «база данных» и «система управления базами данных» используются чаще всего как относящиеся к компьютерам. В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку и организованной специальным образом (структурированной). Под структурированием данных понимают процесс группировки данных по определенным параметрам.

В качестве примера базы данных можно привести расписание движения поездов. Другой пример – файлы с электронными таблицами или документами, подготовленными в MS Word, объединенные в группы по характеру их использования. Используя сложную структуру каталогов и подкаталогов, можно справиться с несколькими сотнями файлов. Но что делать, когда решаемая задача становится слишком большой? Как собрать информацию, разбросанную по отдельным файлам? Как сохранить связи между файлами при вводе новой информации? Как убедиться, что данные вводятся верно? В подобных случаях необходима система управления базами данных.

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД)

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных.

В качестве примеров СУБД можно привести MS Access, FoxPro, Paradox, dBase.

Одной из самых популярных СУБД на сегодняшний день является MS Access. Успех MS Access можно связать, во-первых, с великолепной рекламной кампанией, организованной Microsoft, а во-вторых, с тесной интеграцией с другими программными продуктами Microsoft Office.

16. МОДЕЛИ ДАННЫХ

Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов создания базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.

База данных может быть основана на одной или на совокупности нескольких моделей. Существуют 3 основных типа моделей данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

Реляционная модель (от латинского relatio - отношение) хранения данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. Пример: двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. Над этой моделью базы данных очень удобно производить следующие действия: сортировку данных, выборку данных по группам, поиск записей.

Иерархическая модель данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Принцип работы модели - несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. К основным недостаткам модели следует отнести затруднение поиска и сортировки данных, невозможность перехода по записям одного уровня (необходимо выйти на предыдущий уровень и войти в другую ветвь связей).

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако в сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ

При создании базы данных можно выделить следующие этапы:

1. Постановка задачи. На этом этапе необходимо решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие элементы информации (поля) должны быть включены в каждую таблицу.

2. Описание структуры таблиц базы данных. На этом этапе необходимо описать каждую таблицу - указать, какие поля будут содержаться в таблице, тип и размер хранимых в полях данных, установить первичные ключи.

3. Определение связей между таблицами. После определения всех таблиц необходимо указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого таблиц, составляющих базу данных.

4. Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц. Рекомендуется создать черновые формы и отчеты, чтобы определить, содержат ли они ожидаемую информацию.

Ввод данных и создание других объектов базы данных. В случае, если структура базы данных отвечает поставленным требованиям, можно приступить к вводу данных и создать необходимые запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

17. ТАБЛИЦЫ

Таблица - объект базы данных, который используется для хранения данных.

Как правило, база данных состоит из нескольких таблиц, каждая из которых содержит информацию только по одной теме. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно.

Запись - строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информация о конкретном предмете. Например, в таблице «Книги» базы данных «Библиотека» - это информация о конкретной книге.

Поле - столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Возвращаясь к предыдущему примеру, в качестве полей можно выделить фамилию автора, название книги, место издания, издательство, год издания, шифр книги (или Код книги).

СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ

При создании базы данных прежде всего необходимо определить, какая информация будет храниться в планируемой базе и как она будет использоваться. Исходя из этого, можно определить, какие таблицы (и сколько) должны храниться в базе данных (каждая таблица должна относиться к определенной тематической области), и какие поля должны быть включены в каждую таблицу. Таким образом, необходимо описать структуру каждой таблицы - указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого поля имя, указать тип и размер данных.

Порядок расположения полей с указанием имен полей, тип хранимых в полях данных, размер этих данных и т.д. определяют структуру таблицы.

ПЕРВИЧНЫЙ КЛЮЧ, ИНДЕКС

Основное достоинство любой СУБД, в том числе и Access - способность быстро находить и объединять информацию, хранящуюся в разных таблицах. Для повышения эффективности работы Access желательно, чтобы каждая таблица содержала поле (или несколько полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы. Такое поле или совокупность полей называются первичным ключом таблицы.

Первичный ключ (ключевое поле) - поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись таблицы.

Например, в таблице «Книги» базы данных «Библиотека» значения поля Код книги являются уникальными, и поэтому это поле может быть ключом для данной таблицы. Если в таблице подобных полей нет, в нее можно добавить «искусственное» поле, которое будет содержать последовательные номера записей. Более того, такое поле Access может создать автоматически.

Кроме того, для повышения эффективности поиска требуемых данных можно использовать индексы.

Индекс - это внутренняя таблица, имеющая два столбца: значения выражения, содержащего все поля, включенные в индекс, и местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения.

18. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» в базе данных «Библиотека» обеспечивается наличием в обеих таблицах поля Код читателя. Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.

ТИПЫ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим.

Связь типа один-ко-многим - межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой.

Главная таблица – таблица, в которой связующее поле является ключевым, при связи 2-х таблиц с отношением один-ко-многим.

Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной. При этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внешним (или чужим) ключом.

Внешний ключ - одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле (или поля) первичного ключа в другой таблице.

Связь типа один-к-одному – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице связана только с одной записью во второй таблице и наоборот.

Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированной базе данных.

Связь типа многие-ко-многим – межтабличное отношение, при котором каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице.

ПАРАМЕТРЫ СВЯЗИ

При определении связей между таблицами можно установить следующие параметры:

• обеспечение целостности данных;

• каскадное обновление связанных полей;

• каскадное удаление связанных записей.

При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изменении значения связующего поля в главной таблице соответствующие поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автоматически.

19. ДОПУСТИМЫЕ ТИПЫ ДАННЫХ, ИХ НАЗНАЧЕНИЕ И РАЗМЕРЫ

Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле. Ввод данных и создание других объектов базы данных.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться.