8.Работа со столбцами

До сих пор мы имели дело с отдельными полями и записями. Теперь мы познакомимся с методами изменения столбцов для большего удобства при работе с информацией.

Что мы можем делать со столбцами? Это:

• изменять размеры столбцов;

• перемещать столбцы относительно друг друга;

• отмечать те колонки, которые всегда должны оставаться в поле зрения, в то время как остальные будут перемещаться;

• делать столбцы невидимыми и вновь вызывать их появление;

• убирать столбцы навсегда;

• сортировать данные в возрастающем или убывающем порядке.

Изменение размеров столбца. Часто оказывается желательным раздвинуть столбец, чтобы увидеть большую часть текста. Изменить размеры столбца можно несколькими способами.

Автоматический выбор ширины столбца по ширине данных. При использовании этого метода Access установит ширину столбца, равную размеру самого длинного текста в столбце, включая и название столбца. Выполняется следующим образом:

1) Поместить указатель мыши в заголовок столбца на линии, которая разделяет столбец, ширину которого вы хотели бы изменить, и столбца, находящегося правее. Если вы установите указатель правильно, он примет вид двунаправленной стрелки.

2)Дважды щелкните кнопкой мыши. Столбец выровняется по ширине самого длинного значения в поле.

2.Изменение размера столбца вручную. Чтобы изменить ширину столбца вручную, поместите указатель мыши в строку с названиями столбцов на линии, разделяющий нужный столбец от другого. Когда указатель превратится в двунаправленную стрелку, раздвинуть столбец до желаемой ширины, перетаскивая указатель, а затем отпустить кнопку мыши.

Изменение размеров нескольких столбцов. Для изменения размеров нескольких столбцов сразу нужно выделить их. Выбрать команду Формат ‑ Ширина столбца. В появившемся диалоговом окне выбрать любой из предлагаемых вариантов.

Определенная ширина столбца. Ввести число в текстовое поле Ширина столбца. Это число будет соответствовать числу выдаваемых на экран символов.

Стандартная ширина. Ширина каждого столбца устанавливается равной примерно 1 дюйму (2,54 см).

По ширине данных. Столбец выравнивается по размеру самого длинного текста в столбце.

Сделать свой выбор, а затем щелкнуть на ОК, чтобы подтвердить изменения, или на кнопке Отмена, если не хотите, чтобы такие изменения произошли.

Как временно скрыть столбец? Может случиться, что нужно временно не показывать какой-либо столбец на экране. Для этого выполняем следующее:

• Выделить столбец, щелкнув на его заголовке правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню.

• В этом меню выбрать команду Скрыть столбцы.

• Можно выбрать команду Формат‑Скрыть столбцы.

• Чтобы вернуть столбцы на место, команда Формат‑Отобразить столбцы, в появившемся диалоговом окне указать нужные столбцы.

Удаление столбцов.

• Для удаления столбцов нужно их выделить.

• Нажать правую кнопку мыши.

• В появившемся контекстном меню выбрать команду Удалить столбец.

Добавление столбца.

Поместить курсор в тот столбец, куда хотим добавить новый.

Выбрать команду Вставка‑Столбец. Access создаст новый столбец под названием Поле1 слева от того, в который поместили курсор. Теперь можно поменять имя нового столбца.

Дважды щелкнуть на заголовке нового столбца и можно ввести новое имя.