13.Работа с формами

Вводить информацию в Access можно двумя способами: в таблицу и в форму. Выбор способа ввода данных зависит от частоты их изменения.

Если предполагается что, вводимые данные будут изменяться редко, то для работы с данными используйте таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать и тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.

Но если вводимые данные будут изменяться часто, помещайте их в форму, поскольку в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи, например на информации, касающейся конкретного клиента.

Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. При этом следует определить последовательность расположения полей в форме, объединив логически взаимосвязанные поля в группы, а также внести в форму элементы управления. На основе одной таблицы пользователь может построить несколько форм: одну - для руководителя, другую - для бухгалтера, третью - для работника склада и т.п.

Формы можно создать 3-мя способами:

• с помощью Конструктора форм;

• с помощью Мастера форм;

• используя Автоформу.

Конструктор форм создает макет формы и предоставляет пользователю набор инструментов (включая такие средства автоматизации, как мастера и построители), с помощью которого можно создать форму.

Мастер по созданию форм «руководит» процессом проектирования форм. В результате диалога пользователя и мастера по созданию форм появляется готовая форма.

Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает форму одного из следующих типов:

• в столбец;

• ленточная;

• табличная.

13.1.Проектирование формы с диаграммой

Среди форм различных типов наиболее распространенной является форма, содержащая диаграмму.

Чтобы приступить к проектированию формы, щелкните в окне базы данных на вкладке Формы, а затем - на кнопке Создать. В результате откроется диалоговое окно создания формы.

В нем следует выбрать таблицу, на которой будет базироваться форма. В комбинированном списке выбираем требуемую таблицу, а в верхнем списке - элемент Диаграмма и щелкаем по кнопке ОК. На экране появится первое диалоговое окно мастера диаграмм.

Если форма должна содержать все поля таблицы, следует выполнить щелчок на кнопке с двойной стрелкой (>>). Если же в форму необходимо включить лишь некоторые поля, нужно маркировать в левом списке требуемое поле, а затем нажать кнопку переноса (>).

Совет: маркируйте поля в той последовательности, в которой они должны быть представлены в форме. Поле, внесенное в формулу по ошибке, легко удалить. Для этого достаточно маркировать его в правом списке и выполнить щелчок на кнопке со стрелкой влево (<).

13.2.Создание составной формы

На основе связанных таблиц можно спроектировать составную форму, в которой главная форма связана с подчиненной. Допустим имеем две таблицы Предлагаемые модели автомобилей и Клиенты. При помощи составной формы можно получать сведения об автомобилях конкретных моделей и о клиентах, заказавших их. По количеству заказов, приходящих на каждую модель, легко определить, какая модель пользуется наибольшим спросом у покупателей.

Проектирование формы осуществляется командой Вид‑Формы...