Тема 1.3 Понятие о деловых документах и их видах.

Классификация документов

Средства формирования JIK: Работа со служебными документами: автобиография, заявление, резюме и т.д.

Средства формирования ПС: Последовательное подчинение однотипных форм (Р.п.) Однородные члены предложения.

Средства формирования КК: Ролевая игра «Прием документов».

СРОП - Различать виды документов.

СРС – Составить информационно-справочный документ - протокол.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «Поучительный пример», «способ доказательства». В обычном n употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т.п.) (Ожегов С.И. Словарь русского о языка. - М.: Русский язык, 1982, с.153).

Управление предприятием есть в значительной степени информационный процесс: получение и обработка информации, принятие решения и его исполнение. Для выработки верного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Этим качествам информации и должен отвечать документ.

Деловой документ является источником и носителем информации, способом фиксации защищаемых законом действий. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т.п. В документах закрепляется государственное устройство, они служат для общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, между юридическими и физическими лицами. Зафиксированная на

реальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу. Служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при разрешении трудовых споров в

народном суде.

Классификация документов – это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видео документы.

По содержанию документы делятся на opганизационно-распорядительные. финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.д.

По видам бывают документы типовые. примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяются на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии.

По срокам хранения выделяют документ: постоянною срока хранения, свыше 10 лет и временного - до 10 лет.

Документирование и оформление трудовых отношений

Виды заявлений, резюме

I. При поступлении на работу кандидатом подается заявление, которое является официальной просьбой и основанием ДЛЯ зачисления в штат.

В тексте заявления излагается просьба о приеме на работу, где указывается профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендует работник.

Заявление имеет следующие реквизиты:

адресат (кому);

автор:

место проживания автора:

вид документа (заявление);

текст:

подпись составителя и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от (кого); а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен». «к сему» и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

2. Заявление о приеме на работу может быть выглядеть таким образом

­­ -------------------------------------------------------------------------------------------------

Генеральниму директору фирмы «Эко»

г-ну.Сабирову А.С.

Ахатовой Гульнары Булатовны. проживающей по адресу: 48 00-18, .Алматы. ул . Кастеева, д. 2. кв. 7

Заявление

Прошу принять меня на работу в отдел перевозок оператором ЭВМ.

00. 00. 00 Подпись

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Сравните начальные реквизиты заявления. Какую форму, на ваш взгляд, следует выбрать при обозначении автора заявления родительного падежа без предлога или с предлогом от?

Начальнику лаборатории Начальнику лаборатории

Логинову И.Т. Логинову И.Т.

Николаевой В.П. от Николаевой В.Н.

4. При обозначении автора заявления допустимы две формы: родительного падежа без предлога и с предлогом от. При употреблении родительного падежа без предлога подчеркивается принадлежность документа (чье заявление), ферма родительного падежа с предлогом от указывает на адресующий характер документа (от кого направлен документ.) В настоящее время по канцелярской традиции предпочтителен вариант без предлога.

К заявлению прилагаются необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров: рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации. Паспорт предъявляется лично.

5. В последнее время при приеме на работу требуют резюме – обьективные данные о кандидате на должность.

В состав резюме входят следующие реквзиты: название документа

(резюме); дата рождения; семейное положение; домашний адрес; домашний, рабочий телефон; образование (что и когда окончил, специальность): место работы и специализация; опыт работы; владение иностранными языками, оргтехникой; личные качества, интересы; предполагаемая должность. Все реквизиты пишутся без абзацев, но каждый реквизит начинается с новой строки.

Отдельная составная часть документа называется реквизитом.

!

Характеристика – документ, содержащий отзыв», заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.н. деятельности, о деловых качествах кого либо.

В характеристике даются сведения, касающиеся социально

-типизированных, официальных сторон жизни человека.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

Практические задания

** Задание 1.

Опираясь на образцы, составить автобиографию, резюме, заявление. Напишите заявление о выделении вам материальной помощи; о предоставлении вам трехдневного отпуска. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи, из-за, в целях, с целью, по причине, вследствие тога что, ввиду того что.

*** 1.2. Составить характеристику сокурсника (цы).

Напишите сочинение «Мой друг». Какие различия в содержании и стиле изложения должны быть в этих текстах? Какой круг тем можно отразить в характеристике, в сочинении?

1.3. Какие сведения вам необходимы для составления данных видов документов?

**** Задание 2.

Установите соответствие. Составьте с каждым из наименований документов предложения.

1 .Заявление 1.Документ, содержащий отзыв

о деловых качествах кого-либо,

2.Расписка 2.Документ, содержащий просьбу о чем-либо.

З.Характеристика З.Документ, подтверждающий получение чего-либо.

*** Задание 3.

Перечислите основные требования к оформлению деловых документов, обоснуйте его на примере.

3.1. Запишите по памяти обязательные реквизиты документов разного назначения.