Тема 1.4 Информационно-справочная документация.

Служебные письма. Виды и формы служебных писем

Средства формирования ЛK: Работа над лексическими единицами, пренадлежащими письменной деловой речи.

Средства формирования ГК: Характеристика синтаксических, морфологических особенностей письменной деловой речи.

Средства формирования КК: Диалог на тему «Служебные письма».

СРОП – Составление инициативных писем: письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-рекомендация.

СРС – Составить образцы писем: сопроводительное, письмо-отказ, гарантийное письмо. Деловая игра «В офисе».

К информационно-справочным документам относятся письма, телеграммы, телсфонограммы, акты, справки, докладные и обьяснительные записки, заявления и др.

Выделяются инициативные письма: письма-запросы, письма-просьбы, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма. Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т.д.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат

следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываютси причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Использую такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т.д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визирует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия об исполнении поручений.

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки внутреннего характера исполняются рукописно и подписываются составителем. Проставляется дата. Кроме того, в состав реквизитов входит название учреждения, наименование структурного подразделения, название документа, место составления, заголовок к тексту, адресат.

Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени учреждения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия.

Объяснительная записка – это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения или нарушения правил.

Объяснительная записка выполняется рукописно на стандартном листе бумаги. Она имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительная записка может иметь приложения (справки, транспортные билеты и т.п.)

Справка и акт

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки. составляемые для внутренней информации, подписывает составитель, а для вышестоящего органа - руководитель.

Справки содержат тс же реквизиты, что и докладные записки.

Акт - это документ, в котором несколько должностных лиц. Подтверждают установленный факт или событие. Возможно составление акта отдельным лицом (ревизор, аудитор, инспектор).

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурною подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче имущества или документов, и приеме объектов или товарно-денежных ценностей и т.п.

Вакте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Служебное письмо — это обобщенное наименование различных по ржанию документов, являющихся средством общения между учреждениями, официальными лицами.

Служебное письмо

инициативное ответное

–письмо-запрос –ответ на запрос

–письмо-предложение –письмо-извещение

–письмо-приглашение –письмо-подтверждение

–письмо-рекламация –письмо-отказ

–письмо-напоминание

–письмо-рекомендация

–гарантийное письмо

–благодарственное письмо

–сопроводительное письмо

В деловых письмах разных видов употребляются закрепленные речевые клише – стереотипные формулы.

!

Акт – документ, содержащий запись о каком-либо юридическом факте.

Деловое письмо – документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными липами.

Доверенность - документ, дающий кому-либо право действовать от имени лини, его выдавшего.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий об имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе.

Инструкция – документ, содержащий указания, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо.

Объяснительная записка – локумент, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какою-либо задания, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Постановление – 1. Правовой акт, принимаемый высшими и некоторымы центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов.

Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти руководителя учреждения.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов.

Расписка - документ, подтверждающий получение чего-либо.

Решение - то же, что постановление (во 2-м знач.).

Справка - документ, содержащий краткие сведения, данные о ком-, чем- либо.

Практические задания

Задание I.

Познакомьтесь с фрагментами деловых писем. Определите вид каждого письма.

I

Уважаемый г.Ильясов!

Мне представилась возможность поблагодарить Вас за согласие помочь нам в проведении ежегодной кампании по сбору средств в пользу организации «Мир вашему дому». Думаю, что Вы получите удовлетворение от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации.

Надеюсь вскоре увидеть Вас на одном из наших собраний.

II

Уважаемый г.Каримов!

Мы будем рады обслужить Вас и Ваших гостей во время ужина в нашем ресторане

« Ак Отау» 30.12.06 г.

Мы приложим все усилия, чтобы кухня и сервис оказались сверх Ваших ожидании.

Благодарим за возможность обслуживать Вас.

III

Уважаемый г. Саидов!

К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пежертвования Вашему фонду. Наша компания делает пожертвования только в крупные многоцелевые кампании, как, например, Ассоциация национальных музеев.

Жертвуя средства этим организациям, мы содействуем не одному, а ряду полезных дел, не оказывая никому предпочтения.

Надеемся, что Вы поймете нашу позицию. Тем не менее мы поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха в Вашей компании.

IV

Просим выслать необходимую нам документацию по эксплуатации машин последней модели, закупленных у вас во II квартале 2006 г.

V

Высылаем запрошенную Вами дополнительную документацию по эксплуатации машин модели УКШ-17.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Документация на 15 стр. в 1 экз.

VI

Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

1. Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются..

Просим сделать...

Мы рады (что делать?)...

(Кто?) имеет честь сообщить...

(Кто?) с сожалением должен сообщить...

Нам приятно (что делать?)...

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что...

Мы вынуждены сообщить...

Направляем Вам рекламацию...

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

• Задание 2

Прочитайте документы. Какие из необходимых реквизитов пропущены авторами? Проанализируйте тексты сточки зрения их соответствия норма

млитературного языка, при необходимости отредактируйте.

Бухгалтерия Уральского

Государственногоуниверситета

Доверенность

Я, Смирнов Игорь Александрович (паспорт V-АИ № 546078. выдан Кировским ОВД г. Свердловска 10 ноября 1977 г.), доверяю получить мою зарплату за декабрь месяц моей жене Смирновой Нине Сергеевне (паспорт Х-АИ № 809764. выдан 3 о.м. г. Москвы 30 июля 1980 г.).

20 декабря 1995 г.

Докладная записка

24 ноября 1995 г. в 14 час. 45 мин. бухгалтер А.И. Миронова во время обеденного перерыва, выходя из столовой, поскользнулась и сломала ногу. Ее увезли на лечение в больницу, где она пробудет два месяца, а то и больше. 24.11.95 г.

Главный бухгалтер

Свиридова Л. Г.

Расписка

Мною получено для проведения практических занятий у зав. лабораторией 5 (пять) микроскопов. Обязуюсь вернуть через неделю.

Лаборант Ф.Семенов

** 1.2. Напишите с соблюдением всех необходимых реквизитов

а) докладную записку о выполнении какого-либо задания:

б) доверенность на получение посылки, денежного перевода в почтовом отделении;

в) расписку в получении книг в кабинете информатики.

***** Задание 3.

Сгруппируйте стереотипные формулы в соответствии с видами писем, в которых они используются.

Просим сделать...

Мы рады (что делать?)...

(Кто?) имеет честь сообщить...

(Кто?) с сожалением должен сообщить...

Нам приятно (что делать?)...

Сообщаем (извещаем, информируем, уведомляем), что...

Мы вынуждены сообщить...

Направляем Вам рекламацию...

Мы готовы (согласны) представить...

Мы предъявляем Вам...

Мы официально заявляем Вам...

Высылаем (направляем, посылаем) Вам...

Мы обращаемся к Вам с просьбой....

Мы будем (весьма) признательны (благодарны), если...

Приглашаем Вас…

Позвольте (нам) пригласить Вас...

Мы не можем согласиться...

Выражаем благодарность (удовлетворение по поводу)...

Подтверждаем получение...

С благодарностью подтверждаем...

Мы получили Ваше...

Соглашаясь с Вашим предложением, сообщаем...

В связи с Вашей просьбой направляем Вам

Благодарим за Ваше...

Доводим до Вашего сведения...

Напоминаем Вам, что...

Поздравляем...

Одобряем Вашу инициативу...

Ставим Вас в известность...

Гарантируем...

Платеж будет произведен немедленно после...

Просим принять участие...

Мы предлагаем Вам...

Мы можем рекомендовать Вам...

(Кто?) гарантирует...

Т

ема 1.5. Корреспонденция по административным и

трудовым вопросам

Средства формирования ЛК: Работа над текстами, содержащими организационно-распорядительные, информационно-справочные, частные ледовые бумаги.

Средства формирования ГК: Характеристика синтаксических, морфологических особенностей конструкции цели, причины.

Средства формирования КК: Ролевая игра «На собрании».

СРОП - Сравнить приказы руководителя учебного заведения постановления акима города и т.д.

СРС - Составить инструкцию о порядке проведения ПГК. о противопожарной безопасности.

Распорядительные документы

Приказы

Текущая деятельность предприятия регулируется распорядительными документами. Право издавать приказы имеет первый руководитель – глава администрации.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и но персоналу (личному составу).

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Право подписи имеют руководители, их первые заместители, а также некоторые должностные лица.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа (приказ), дата, индекс (помер), заголовок к тексту (об утверждении, о поручении и т.п.), отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа или дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается отдельной строкой. Эта часть текста содержит предписываемые действия, должности, фамилии лиц, ответственные за исполнение, сроки. Она может быть разделена на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме (поручить, объявить и т.п.) и указания исполнителя. Ответственность за исполнение выражают так: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, фамилия, инициалы). Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Выписка из приказа – копия какой-нибудь части подлинника. Форма приказа на бланке предприятия такова:

----------------------------------------------------------------------------------------------------

БЎЙРЫЌ ПРИКАЗ

00.00.00№

Место издания Место издания

(на казахском языке) (на русском языке)

О ведении инструкции

Текст

Директор предприятия Подпись Расшифровка подписи

Визы

В дело

Фамилия и телефон исполнителя Подпись

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Указания и распоряжения

Указание – это документ информационно- методического характера или организационного характера. Указания разъясняют порядок исполнения приказов, конструкций, директив. Право подписи указания имеют первый руководитель, главные специалисты.

Текст указания так же. как и приказ имеет констатирующую и распорядительную части.

Констатирующая часть начинается формулировками: во исполнение (чего), в соответствие (с тем), в целях и т.д. Распорядительная часть строится так же, как и в приказе.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам управления. Оно подписывается заместителями директора, руководителями структурного подразделений в пределах полномочий.

Текст распоряжения имеет те же составные части, что и приказ.

Постановления, решения, протколы

Протокол – это информационный документ о ходе обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

коллегиальных органов.

Реквизиты протокола: наименование учреждения; название документа;

дата заседания; индекс (номер): место заседания; гриф утверждения (если необходимо); заголовок (наименование собрания, коллегиального органа).

Вводная часть текста фиксирует состав присутствовавших, повестку дня; Основная часть слушали, выступили, постановили. Заключают подписи председателя и секретаря.

Формуляр - образец для машинописного исполнения протокола об учреждения предприятия таков:

----------------------------------------------------------------------------------------------------

ПРОТОКОЛ

00.00.0 №

Алматы

Собрания учредителей

(Название организации)

Председатель – фамилия, инициалы

Секретарь – фамили, инициалы

Повестка дня:

1. О создании

2. Об утверждении Устава…

1. Слушали... Выступили...

2.Слушали... Выступили...

Постановили

Председатель подпись Расшифровка подписи

Секретарь подпись Расшифровка подписи

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Познакомьтесь с образцами инструкции, протокола заседания. Запомните, какие обязательные составные части должен содержать каждый документ.

Части документа:

1. Наименование

2. Дата

3. Перечень присутствующих

4. Повестка дня

5. Слушали

6. Постановили

7. П

   одпись

Протокол - это не стенограмма, фиксирующая каждое выступление целиком. В протоколе находят отражение лишь основные положения, высказанные участниками заседания. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

------------------------------------------------------------------------------------------

Протокол №3

Заседания кафедры стилистики русского языка от 25.11.06г.

Присутствовали: все члены кафедры и асперанты – 15 человек.

Повестка дня:

1. Доклад Маликовой Д.М. «О концептуальных основаниях модели преподавания риторики в вузе».

2. Обсуждение методического пособия Бекеевой Н.С. «Система контрольных задании по морфологии».

3. Рекомендация к.ф.н. Садыковой Н.Ж. на должность доцента.

4. Разное

По третьему вопросу

Слушали: Отчет М.Ж.Салыковой о научной и учебно-методической работе в связи с представлением на должность доцента (отчет прилагается).

Вопросы:

Иванова Н.С. – Какую общественную работу на факультете вы ведете?

Макарова О.А. - Собираетесь ли вы подготовить методичку для студентов факультета культурологии?

Выступили:

Доц. Вепрева И.Т. – положительно оценила преподавательскую деятельность И.Н.Борисовой: отметила высокий уровень лекций по основам культуры речи на факультете культурологии.

Проф. Маликова Д.М. положительно оценила научную работу И.Н.Борисовой: теоретический доклад, прочитанный на заседании кафедры, выступления на научных конференциях, в том числе международных. В мржаям публикаций.

Постановили: рекомендовать Н.Ж.Садыкову на должность доцента

Зав. кафедрой стилистики русского языка, проф. Н.А.Ибраева

Секретарь Г.Н.Нуралиева

------------------------------------------------------------------------------------------

Практические задания

***** Задание 1.

Напишите по памяти основные виды распорядительных документов.

1.1.Назовите реквизиты и порядок составления протокола. В чем значение правильного оформления протокола?

Составьте протокол собрания группы.

**Задание 2.

Составьте образец объяснительной записки. В каких случаях пишутся объяснительные записки?

**Задание 3.

Составьте проект приказа

– о приеме на работу в должности

– о предоставлении очередного отпуска:

– о переводе на следующий курс и т.д..

*** Задание 4 (творческое).

Разыграйте служебную ситуацию, с использованием распорядительных документов.