Вопрос 43

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА — лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов. П.Л. обязаны представлять в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных сумм. «Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Организации, предприниматели, частные нотариусы выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем предприятия, предпринимателем, частным нотариусом: не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в нахождения предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, но не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения предприятия, предпринимателя, частного нотариуса; до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача средств в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 в дебет счетов 10, 26, 20 и др. в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются с кредита счета 94 в дебет счета 70 или 73 (когда они не могут быть удержаны из зарплаты).

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Синтетический учет по счету 71 ведется в ж/о № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в ж/о одна строка. Записи в журнал производятся на основании расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. Выданные деньги под отчет оформляются РКО, а не израсходованные – ПКО.

Порядок направления в служебные командировки и возмещение расходов по ним регулируется Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ.

Авансы на командировочные расходы получают работники, направляемые для выполнения определенного задания. Выдача средств на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений на срок командировки. Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы, передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается, (размеры расходов смотри в приложении).

Основанием для выдачи средств является приказ (распоряжение) нанимателя о командировании работника с указанием пункта назначения, срока, цели и продолжительности командировки.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в специальных журналах. Срок командировки определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней. При направлении работников для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ срок командировки не должен превышать одного года.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по оттискам печатей в командировочном удостоверении. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэродром находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани.

За командированным работником сохраняется место работы (должности) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Без предоставления подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Минфином РБ.

Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах на основании представленных подтверждающих документов.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются лишь в том случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующей квитанции с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

На себестоимость продукции (работ, услуг) командировочные расходы могут относиться только в пределах установленных норм.

Дополнительные выплаты сверх норм возмещения, предусмотренных законодательством, связанные с командировками, производимые в порядке исключения по решению руководителя предприятия, осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

Проезд при служебных командировках оплачивается на основании представленных подлинных проездных документов. Работники, получившие под отчет наличные деньги в белорусских рублях, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах, а неизрасходованные возвратить в кассу предприятия. К авансовому отчету прилагаются документы, удостоверяющие правильность показанных в отчете денежных расходов. Такими документами являются:

По командировочным расходам:

--командировочное удостоверение с отметкой даты выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к постоянному месту работы;

--документы по проезду к месту командировки и обратно;

--о найме жилого помещения;

--по бронированию билетов и мест в гостинице;

Сданный подотчетным лицом авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией, подписывается бухгалтером (главным бухгалтером) и утверждается руководителем организации. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.

В случае непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата в кассу организации неиспользованных авансов, организация вправе производить удержания из зарплаты работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Содержание хозяйственных операций	Дебет	Кредит
Выданы подотчетные суммы наличными или со счетов в банках при использовании пластиковых карточек	71	50,51,52,55
Списаны подотчетные суммы по приобретению, заготовлению оборудования	07, 08, 10,15	71
Отражены суммы НДС по приобретенным подотчетным лицом ценностям	18/31	71
Приобретены подотчетными лицами товары	41	71
Произведены подотчетными лицами расчеты по услугам, относящимся к основному, вспомогательному производствам и общехозяйственным расходам	20,23, 26	71