6.Какие характеристики эффективного контроля Вы знаете?
Лекция 12. ГРУППОВАЯ ДИНАМИКА
Группы и их значимость. Неформальные организации и их характеристики. Управление неформальной организацией. Факторы, влияющие на эффективность групп.
Группа – это два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится под влиянием других людей.
Руководство создает группы по своей воле, когда производит разделение труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления).
Группы, созданные по воле руководства для организации производственного процесса, называются формальными группами. Эти группы создаются для выполнения конкретных целей организации.
Существует три основных типа формальных групп: группы руководителей; производственные группы; комитеты.
Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые в свою очередь могут также быть руководителями. Генеральный директор и его заместители – это пример командной группы.
Рабочая (целевая) группа состоит из лиц, работающих над одним заданием. Хотя у них есть общий руководитель, у этой группы больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда. 2/3 сотрудников компании “Тексас Инструментс” (более 89 тыс. человек) являются членами целевых групп. За повышение эффективности компании они могут получать 15 % надбавку к своему заработку. В этой компании считают, что целевые группы ломают барьеры недоверия между руководителями и рабочими.
Комитет - это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий.
Комитеты могут быть специальными и постоянными.
Специальный комитет - это временная группа, сформированная для выполнения определенной цели.
Постоянный комитет - это перманентно действующая группа внутри организации, имеющая конкретную цель. Например, совет директоров (правление), отдел организационного развития.
Специалисты советуют прибегать к комитетам в том случае, если группа может выполнить работу лучше, чем один руководитель, а также при решении сложной проблемы. Комитет может быть полезен как способ оказания консультативной помощи; при принятии непопулярных решений; при необходимости координировать работу разных подразделений.
Основными ошибками при использовании комитетов являются:
1. Отсутствие четкого описания прав и обязанностей комитета.
2. Неправильно определенная численность комитета.
3. Потери времени.
4. Замедленное принятие и выполнение решений.
5. Компромисс, порождающий посредственность. Если расхождение во мнениях велико, то компромиссное решение будет характеризоваться наименьшим коэффициентом согласия.
6. Чрезмерные затраты.
Единомыслие.
Командные, рабочие группы и комитеты представляют собой взаимозависимые блоки, образующие организацию как систему. Чем лучше руководитель понимает, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.
Неформальная организация – спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели.
Неформальные организации имеют свою иерархию; лидеров; задачи; нормы, которые служат для членов организации эталоном поведения.
Неформальная организация является, как правило, спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.
Люди обычно знают, почему они вступают в формальные организации. Они либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде дохода или соображения престижа.
Важнейшими причинами вступления в неформальную группу могут быть чувство принадлежности; взаимопомощь; тесное общение и заинтересованность.
Принадлежность. Большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможности осуществлять социальные контакты, поэтому рабочие зачастую вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.
Помощь. Работник, как правило, избегает обращаться к начальнику за советом или помощью, поскольку тот может раскритиковать за непонятливость. Поэтому он скорее обратится за помощью к коллеге. В результате оказания помощи дающий приобретает престиж и самоуважение, а получающий – необходимое руководство к действию.
Защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. Первые профсоюзы зародились в социальных группах, которые обсуждали свои претензии к начальству.
Общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них, особенно, если это затрагивает их работу. Система коммуникаций внутри организации может быть слабой. Иногда руководство намеренно скрывает от подчиненных определенную информацию, поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной группе является доступ к неформальному каналу поступления информации - слухам. Общение с коллегами удовлетворяет потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности.
Симпатии. Люди присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют.
Характеристиками неформальных организаций являются социальный контроль, сопротивление переменам, неформальный лидер.
Социальный контроль осуществляется неформальными организациями по отношению к их членам. Устанавливаются групповые эталоны поведения, нарушение которых может быть наказано отчуждением.
Сопротивление переменам. Сопротивление будет возникать всякий раз, когда работники будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам, или положительным эмоциям.
Неформальный лидер. Лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему полномочий. Опора неформального лидера - признание его группой. Существенными факторами, определяющими возможность стать лидером, являются возраст, должностное положение, компетентность, расположение рабочего места, возможность свободно передвигаться по рабочей зоне, отзывчивость. Точные характеристики определяются системой ценностей определенной группы.
Неформальный лидер выполняет две важные функции:
- помогает группе в достижении целей;
- поддерживает ее существование.
Неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными. Джорж Хоманс, теоретик в области исследования групп, предложил следующую модель управления неформальной организацией (Рис. 20)
Рисунок 20.- Модель Хоманса.
Деятельность - задачи, выполняемые людьми. Групповые эмоции могут воздействовать на эффективность формальной организации.
Неформальная организация может оказать помощь или помешать формальной организации в достижении ее целей. Поэтому при управлении неформальной организацией руководитель должен предпринять следующие действия.
1. Признать существование неформальной организации, работать с ней.
2. Выслушивать мнение членов и лидеров неформальных групп. Необходимо поощрять тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации.
3. Перед тем, как предпринять какие-либо действия, просчитать их возможное отрицательное воздействие на неформальную организацию.
4. Разрешить группе участвовать в принятии решений, чтобы ослабить сопротивление переменам со стороны неформальной организации,.
5. Быстро выдавать точную информацию, препятствуя распространению слухов.
Принято выделять следующие факторы, влияющие на эффективность работы группы: размер; состав; групповые нормы; сплоченность; конфликтность; статус; функциональная роль ее членов.
Оптимальным размером группы принято считать от 5 до 8 человек. По мере увеличения размера группы усложняется общение между ее членами и достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы.
Состав группы определяется степенью сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблемы. Группы с различными точками зрения вырабатывают более качественные решения.
Групповыми нормами могут быть: гордость за организацию, достижение общих целей, прибыльность, коллективный труд, планирование, контроль, профессиональная подготовка кадров, правоведение, честность в отношениях с заказчиком.
Сплоченность - мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Высокая степень сплоченности может повысить эффективность всей организации, если цели формальной и неформальной организаций совпадают. Отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие, т.е. тенденция подавления отдельной личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление, чтобы не нарушать гармонию группы.
Различие во мнениях обычно приводит к эффективной работе группы, но и повышает вероятность конфликта.
Эффективное функционирование группы предполагает необходимость прилагать совместные усилия, чтобы мнения членов, имеющих более высокий статус, не преобладали в ней.
Критическим фактором, определяющим эффективность группы, является поведение ее членов. Существуют две основных группы ролей, направленных на создание нормально работающей группы: целевые и поддерживающие.
Целевые роли предполагают действия, обеспечивающие возможность отбирать групповые задачи и решать их.
Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее поддерживанию и активизации жизни и деятельности группы. Примеры ролей обеих групп приведены в таблице 7.
Таблица 7.- Роли членов неформальной группы.
Целевые роли |
Поддерживающие роли |
1. Инициирование деятельности 2. Поиск информации 3. Сбор мнений 4.Предоставление информации 5. Высказывание мнений 6. Проработка 7. Координирование 8. Обобщение |
1. Поощрение 2. Обеспечение участия 3. Установление критериев 4. Исполнительность 5. Выражение чувств группы |