Лабораторная работа № 7 Создание однотабличных форм

Теоретические сведения

Формы предназначены для ввода и просмотра данных на экране в виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы можно применять для создания панелей управления. Информация формы содержится в ее управляющих элементах, которые могут быть связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно показать содержимое полей таблицы и изменить их. Другие элементы служат для оформления. Существует 6 основных типов форм.

В один столбец. Поля каждой записи отображаются в одной колонке друг под другом. Каждое поле располагается в собственной строке (рис. 30).

Рис. 30. Форма в один столбец

Ленточная. Значения полей каждой записи отображаются в одной строке. Количество строк соответствует количеству записей (рис. 31).

Рис. 31. Ленточная форма

Составная форма. Удобна при работе со связанными таблицами. Данные главной формы (родительской таблицы) находятся в отдельной области. Данные подчиненной формы (дочерней таблицы) отображаются в форме таблицы. Для каждой записи главной формы в подчиненной форме появляются свои записи (рис. 32).

Рис. 32. Составная форма

Табличная форма. По внешнему виду не отличается от самой таблицы. Одновременно отображаются несколько записей. Поля наименований служат в качестве заголовков столбцов; каждая запись располагается в отдельной строке (рис. 33).

Рис. 33. Табличная форма

Сводная таблица и сводная диаграмма. Данные представляются в компактной и удобной для анализа и понимания форме. Кроме того, следует выделить диаграммную форму, которая может встраиваться в другие формы и отчеты.

Любая форма для просмотра, ввода или редактирования записей, должна быть предварительно сконструирована. Необходимо определить, из каких таблиц нужно отображать данные, какие поля будут представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы оформления, будут использоваться.

Чтобы начать создание формы, надо в окне БД выбрать закладку Формы и нажать кнопку Создать. Диалоговое окно Новая форма дает возможность выбрать один из режимов создания формы. Форму можно подготовить:

• автоматически (с помощью команды Автоформа);

• с помощью мастера форм;

• вручную (с помощью конструктора форм).

Команды Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и Автоформа: табличная создают простые формы, включающие все поля таблицы, и не дают возможности выбрать стиль оформления. Эти команды выводят форму, заполненную значениями из таблицы, которая выбирается в окне Новая форма.

Мастер ускоряет процесс создания форм. Мастер может создавать форму для одной или нескольких связанных таблиц. При выборе одной таблицы могут быть созданы формы: В один столбец, Ленточная или Табличная.

Формы, удовлетворяющие самому требовательному вкусу, можно создать с помощью конструктора (рис. 34). В режиме конструктора могут быть отредактированы формы, созданные командой Автоформа и с помощью мастера. Опции Сводная таблица, Сводная диаграмма и Диаграмма активно используют OLE-технологии.

Рис. 34. Редактирование формы в режиме конструктора

Создадим диаграммную форму, отображающую цены на модели автомобилей «Toyota Corolla». В окне создания формы выберем таблицу Предлагаемые модели. Выберем строку Диаграмма. Появится окно Мастера диаграмм (рис. 35).

Для включения полей, каждое поле следует маркировать в левом списке и нажать кнопку переноса. Порядок маркировки должен соответствовать порядку включения полей в форму.

Рис. 35. Выбор полей для диаграммы

В диаграмме нужно представить продажную цену и расходы на перегон автомобиля для каждой модели. Последовательно выберем поля Заводская цена, Транспортные издержки и Название модели. После щелчка на кнопке Далее появится окно выбора типа проектируемой диаграммы.

Круговая диаграмма позволяет отображать один числовой ряд. Эта диаграмма лучше всего подходит для представления частей целого (распределения оборота по категориям товара, распределения клиентов по месту жительства, распределения голосов между кандидатами на выборах).

Точечная диаграмма позволяет наглядно отобразить последовательности измеренных (рассчитанных) величин. По точкам измерения (расчета) можно сделать некоторые выводы о характере изменения отдельных величин и их взаимосвязи.

Ленточная диаграмма позволяет демонстрировать динамику соотношений нескольких параметров, составляющих общую сводную величину (соотношение объемов продаж разных товаров по месяцам в течение года с общим объемом продаж).

Линейная и столбиковая диаграммы подходят для представления соотношений нескольких параметров в различные моменты времени и по различным категориям (представление температуры, влажности и скорости ветра за месяц или представление цены, мощности двигателя и расхода горючего по моделям автомобилей).

Для показа цен отдельных моделей «Corolla» подойдет столбиковая диаграмма. Для работы с трехмерным вариантом, следует щелкнуть на соответствующем образце. Трехмерное изображение при небольшом количестве данных смотрится лучше, чем двумерная диаграмма. После щелчка на кнопке Далее появится диалоговое окно (рис. 36), в котором объединены функции выбора установки надписей, категории для легенды и источника данных.

Рис. 36. Мастер диаграмм на шаге определения источника данных

По умолчанию будет предложена готовая диаграмма, которую можно скорректировать. На форме расположены опции – Оси, Ряды, Данные. Справа находится список доступных полей, которые можно перетаскивать в любую ячейку. В левом верхнем углу данной формы имеется кнопка Образец, которая позволит просмотреть полученный результат в отдельной форме.

В области Данные будут располагаться данные, представляемые в виде столбцов диаграммы. Сюда следует перенести поля Заводская цена и Транспортные издержки. При переносе второго поля необходимо следить, чтобы оно не перекрыло первое. Иначе произойдет замена одного поля другим. После переноса поля в области Данные изменили свои названия – Сумма_3аводская цена и Сумма_Транспортные издержки. По умолчанию над этими полями для каждой категории легенды (поле Модель) производится операция суммирования. Эта операция нам не нужна, так как каждая модель представлена в таблице одной записью. Чтобы отменить операцию суммирования, следует дважды щелкнуть на поле Сумма_3аводская цена, а затем на поле Сумма_Транспортные издержки.

В появившемся на экране окне Операции суммирования следует выбрать одну из следующих возможных операций:

• отсутствие операций (Отсутствует),

• суммирование данных (Sum),

• вычисление среднего значения (Average),

• нахождение минимального значения (Min),

• нахождение максимального значения (Мах),

• подсчет количества записей (Count).

Выберем в списке элемент Отсутствует. Ту же процедуру проделаем для поля Сумма_Транспортные издержки. Область Оси оставим пустой. В область Ряды перенесем поле Название модели. В последнем окне мастера введем заголовок «Структура цен моделей Corolla» (рис. 37).

Рис. 37. Трехмерная столбиковая диаграмма (гистограмма)

Диаграмму можно сохранить командой Файл > Сохранить. Для изменения диаграммы необходимо с помощью команды Вид > Конструктор перейти в режим проектирования формы. Access обрабатывает диаграммы с помощью программы деловой графики MS Graph. Для внесения изменений в диаграмму следует двойным щелчком на диаграмме в окне проектирования вызвать эту утилиту.

Практическая работа

При выполнении лабораторной работы необходимо:

• для заданной предметной области разработать простые диаграммные формы для независимых таблиц нулевого уровня (таблиц-справочников);

• составить отчет по лабораторной работе.