Лабораторная работа № 10 Создание отчетов
Теоретические сведения
Отчет оформляется, когда необходимо представить на экране или распечатать сводную информацию. Для получения такой информации должны быть проведены подсчеты во всех группах данных. По структуре отчет подобен форме, в него можно добавлять управляющие элементы. Однако отчет обладает большей гибкостью, и благодаря группированию данных позволяет представить информацию более наглядно. Можно реализовать самые высокие требования к оформлению документа.
Существуют следующие режимы создания отчетов: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки.
Мастер отчетов отличается от автоотчетов тем, что позволяет выбирать поля для отчета, группировать данные по какому-либо полю, устанавливать интервал группировки, устанавливать порядок сортировки, выбирать макет и стиль отчета. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора. В качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос.
Для создания отчета с помощью мастера следует нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты в окне БД. В окне Новый отчет следует указать таблицу, на базе которой создается отчет, и щелкнуть мышью на строке Мастер отчетов – на экране появится окно Создание отчетов. В этом окне поля списка Допустимые поля перемещаются в список Выбранные поля. После этого следует перейти в следующее окно (рис. 43). В этом окне определяется способ группировки, для чего необходимые поля из левого списка переносятся в правый. Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Выбор уровня группировки осуществляется кнопкой Уровень после чего нажимается кнопка Группировка (рис. 44).
Рис. 43. Выбор таблиц и полей для формирования отчета
Открывшееся окно Интервал группировки служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. При использовании стандартного значения Обычный в одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле. Переход в следующее окно для определения способа сортировки данных осуществляется нажатием кнопки ОК. Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование.
Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.
Рис. 44. Выбор уровня группировки
В следующем окне мастер предлагает указать, как представляются данные в отчете. Имеются следующие варианты отображения данных:
ступенчатый – ступенчатое расположение данных разных уровней;
блок – блочное расположение данных;
структура 1 и структура 2 – ступенчатое расположение с перекрытием;
по левому краю 1 и по левому краю 2 – выравнивание данных всех уровней по левому краю.
Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчет при выбранном способе расположения данных. В области Ориентация можно выбрать ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страницы, следует установить опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей.
Следующее окно предназначено для выбора стиля оформления. Выбрав стиль, следует присвоить отчету имя. Из этого же окна можно открыть режим конструктора для внесения исправлений. Отчет сохраняется командой Файл > Сохранить.
Прежде чем приступить к доработке отчета, следует ознакомиться с его структурой (рис. 45). Отчет содержит несколько областей, обладающих своими функциями. Разделение на области позволяет автоматизировать оформление отчета.
Заголовок отчета появляется один раз в начале перед верхним колонтитулом на первой странице отчета. Верхний колонтитул страницы появляется по умолчанию на каждой странице отчета. Его появление можно заблокировать на страницах, содержащих шапку или резюме отчета. Обычно в верхнем колонтитуле располагаются заголовки колонок (для отчета, представленного в табличной форме).
Рис. 45. Отчет в режиме конструирования
Заголовок группы всегда появляется в начале новой группы. Группа записей данных определяется общностью значений в группирующем поле. Если данные сгруппированы по полю Код модели, то в заголовке группы стоит значение этого поля для всех записей, включенных в группу. На проекте отчета заголовок группы описывается именем группы со словами Заголовок группы.
Область данных содержит основную часть данных отчета. Элементы области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. Примечание группы появляется в конце группы записей. Оно применяется преимущественно для указания числа записей или суммы полей группы. Если отчет содержит в рамках группы данные о стоимостях заказов, то в примечании группы может отражаться суммарная стоимость всех заказов группы. На проекте отчета примечание группы описывается именем группы со словами Примечание группы.
Нижний колонтитул появляется на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. По умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Page. Если отчет содержит много записей и занимает несколько страниц, то отдельные его страницы будут автоматически пронумерованы. Кроме того, мастер отчетов вводит в нижний колонтитул выражение =Now( ). Это выражение во время генерации отчета заменяется текущей датой.
Примечание отчета появляется один раз в конце отчета и может содержать резюмирующую информацию обо всем отчете. При печати примечание отчета появляется перед нижним колонтитулом последней страницы.
В каждый отчет можно встроить подотчеты, поясняющие или дополняющие содержащуюся в главном отчете информацию. Подотчет необходимо спроектировать в виде самостоятельного отчета. Затем следует открыть главный отчет в режиме конструирования и перетащить подотчет в ту область главного отчета, где он должен находиться. Наиболее естественная форма связки отчет-подотчет достигается, когда подотчет вплотную прилегает к отчету в резюме главного отчета. Далее следует удалить поле наименования подотчета, оставив заголовок подотчета.
Практическая работа
При выполнении лабораторной работы необходимо:
для заданной предметной области создать несколько отчетов;
составить отчет по лабораторной работе.