9 Порядок внесения изменений

9.1 Изменения могут вноситься в ЭД только на стадиях создания и обращения.

9.2 Изменения в ЭД, созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, вносятся согласно НД на эти виды документов.

9.3 Изменение ЭД можно осуществлять путем замены документа или его части.

9.4 При замене ЭД в целом изменяемые ЭД аннулируют.

9.5 При любых изменениях ЭД, заверенных ЭЦП, изменяемые ЭД аннулируют.

9.6 При изменениях частей ЭД, заверенных УД, должен составляться новый УД. Прежний УД при этом должен сохраняться.

9.7 Все изменения ЭД подлежат учету и регистрации согласно ГОСТ 2.503, ГОСТ 19.603.

9.8 Изменения в ЭД вносятся подразделениями организаций, отвечающими за разработку или сопровождение информационных систем, в среде которых осуществляется создание ЭД.

10 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве

10.1 Порядок учета, хранения, уничтожения ЭД и утилизации машинных носителей определяется организацией, осуществляющей ведомственное хранение ЭД, и согласовывается с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

10.2 Ведомственный архив должен хранить ЭД в специализированном хранилище или в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на машинных носителях. Регламентом работ ведомственного архива должно предусматриваться создание резервных копий ЭД, которые должны храниться отдельно (территориально) от ЭД, с которых были сделаны копии.

Ответственным за обеспечение сохранности ЭД должно быть лицо, назначаемое руководством организации.

10.3 Форматы хранения ЭД должны обеспечивать доступ к ЭД, их визуализацию, распространение и сохранение во времени. Для хранения ЭД с постоянным сроком хранения должны использоваться форматы файлов, согласованные с государственным архивом. В противном случае ЭД должны быть преобразованы в требуемый формат к моменту передачи в государственный архив.

10.4 В хранилище или специально выделенных помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 и типовыми правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий.

10.5 Основными параметрами, определяющими надежность хранения машинных носителей в ведомственном архиве, являются:

- загрязненность среды;

- температурные условия хранения;

- относительная влажность среды;

- воздействие электромагнитных полей;

- продолжительность хранения машинных носителей до перезаписи информации.

Допустимые значения параметров определяются НД на машинные носители.

11. Передача электронных документов в государственный архив

11.1 На государственное хранение передаются все виды ЭД, включенные в "Перечень ЭД с постоянным сроком хранения".

11.2 Передача ЭД на государственное хранение должна осуществляться специалистами ведомственного архива совместно с представителями государственного архива на основании графика и согласно требованиям, разработанным государственным архивом.

11.3 В государственный архив принимаются ЭД, состоящие из одного или нескольких файлов, размещенных на машинных носителях различных типов. Форматы файлов и типы машинных носителей должны соответствовать требованиям государственного архива и обеспечивать доступ к ЭД и их визуализацию. В отдельных случаях допускается прием ЭД вместе с программными средствами визуализации ЭД.

11.4 ЭД должны передаваться в государственный архив согласно описи с сопроводительными документами.

11.5 Сопроводительные документы должны описывать ЭД и подтверждать их подлинность.

11.5.1 Сопроводительные документы должны включать:

- карточку открытого ключа подписи или УД (при отсутствии ЭЦП);

• ведомость машинного носителя;

• ИПХ.

11.5.2 Ведомость машинного носителя должна содержать сведения о машинном носителе и составе файлов ЭД, записанных на машинном носителе.

3. ИПХ должна содержать:

• обозначение и наименование документа;

• даты создания, утверждения и последнего изменения;

• сведения о создателях;

• сведения о защите ЭД;

• сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования ЭД;

• сведения о технических и программных средствах, необходимых для вос произведения ЭД;

- сведения о файлах ЭД (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).

11.6 Формы описи и сопроводительных документов, порядок их согласования и утверждения определяются нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

11.7 ЭД, описи и сопроводительные документы должны передаваться в государственный архив с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме, подготовленном на бумажном носителе, приводятся перечень описей, ИПХ, машинных носителей, ведомостей машинных носителей и ссылка на УД.

11.8 В государственном архиве должна производиться перезапись ЭД с машинных носителей организации на машинные носители архива.

11.9 При передаче ЭД в государственный архив должностные лица государственного архива должны осуществлять контроль комплектности и подлинности ЭД согласно сопроводительным документам. ЭД, не прошедшие контроль, должны возвращаться в ведомственный архив.

11.10 Порядок приема, учета и хранения ЭД в государственном архиве должен регламентироваться нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

11.11 В государственном архиве должна обеспечиваться защита прав собственности на информацию.

Защита прав собственности и порядок доступа к архивной информации определяются законодательными актами Республики Беларусь, нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Респуб-

лики Беларусь.

11.12 Для учета и идентификации ЭД в государственном архиве должен использоваться архивный шифр ЭД.

Архивный шифр ЭД является составным кодом, состоящим из номера архивного фонда, номера описи, порядкового но­мера ЭД в описи. Структура кода архивного шифра определяется нормативными и методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Приложение А

(информационное)

Библиография

[1] Закон Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" – Минск, январь, 1999.

[2] Закон Республики Беларусь "Об электронном документе" – Минск, декабрь, 1999.

[3] Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение – Минск, 1997.

Ответственный редактор И.А.Воробей

Сдано в набор 18.07.2000 Подписано в печать 03.08.2000 Формат бумаги А4

Бумага офсетная. Гарнитура Таймс. Печать офсетная.

Усл.печ.л. 1,86 Усл.кр.-отт. 1,86 Уч.-изд.л. 0.97 Тираж 33 экз. Заказ 106

БелГИСС, 220113, г.Минск, ул.Мележа, 3. Лицензия ЛВ № 231 от 04.03.98

III