Управление web-контентом (Web Content Management)

Данная технология поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом или интранетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML. Благодаря этому организации могут возложить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей ‑ владельцев контента. Эффективность применения такого ПО заключается в том, что разным службам не нужно повторно вносить изменения в документ, а следовательно, контент содержит меньше ошибок и нестыковок.

ПО для управления web-контентом предусматривает:

• создание/редактирование контента в рамках контролируемого процесса опубликования информации;

• доставку и администрирование информации для создания web-презентаций;

• автоматическое преобразование контента под различные форматы представления;

• надежное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

• визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом помогают распределить между сотрудниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на сайте техническим сотрудникам (web-мастерам) все труднее поддерживать его. Основными поставщиками подобного ПО являются компании EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Данная технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения ‑ и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов. Сейчас компании предпочитают создавать архивы критически важных документов вне офиса, однако при этом необходимо вовремя восстанавливать документы и обеспечивать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями позволяет компаниям специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда ‑ уничтожаться, и т.п. Эти правила могут основываться на государственных законах или на бизнес-требованиях самой компании.

Программное обеспечение Records Management не зависит от среды хранения данных и позволяет управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;

• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;

• управление графиком хранения и уничтожения записей;

• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании ‑ EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизированных бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. К его задачам обычно относят:

• визуализацию процессов и организационных структур;

• ввод, администрирование, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами или данными;

• средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия. ПО для управления рабочим процессом следует рассматривать как связующее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами. Управление Workflow позволяет организациям автоматизировать бизнес-процессы и существенно снизить необходимость в дополнительных контактах в виде электронных писем, телефонных звонков и других средств коммуникации. Процесс глобализации требует лучшего контроля над хранимой информацией. Обмен данными с партнерами и поставщиками должен происходить с соблюдением правил безопасности, чтобы исключить утечки критичных сведений.

Системы для управления рабочим процессом присутствуют в продуктах таких компаний, как IBM (FileNet), EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Microsoft (SharePoint). К этой группе также можно отнести компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых есть развитые модули управления потоками работ.