4.5. Особенности деловой (служебной) переписки

Специфика делового общения в его наиболее отчетливом виде проявляется в письменном тексте, документе. Слово «документ» в переводе с латинского языка означает «поучительный пример», «способ доказательства». В сегодняшнем, обычном употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т. д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т. п.)¹³.

Создатель документа предстает в этом случае как исполнитель определенной социальной роли, которая предполагает набор полномочий и обязанностей и умения составить определенный круг документов, а также профессиональное владение различными жанрами служебного общения.

Документы как инструмент управления будут эффективны, если они умело сочетаются с живым непосредственным общением, если их создание и оборот технически оснащены и отвечают конкретным целям. Зафиксированная на материальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при разрешении трудовых споров в народном суде. Документы предприятия и организации представляют опре­деленную культурно-историческую ценность, являются частью архивного фонда государства, подлежат сдаче в государствен­ные архивы.

Письменному административному языку в целом не свойственна индивидуализация речи. Ему присуща стандартность во всех компонентах формы, стереотипность изложения, унификация составляемых документов. Недостатки оформления (печать, подпись, отсутствие раздела об ответственности в договоре и т. п.) ведет к юридической несостоятельности документа. Вместе с тем стандартность вовсе не исключает «личностный фактор», выразительность. Она заключается не в словесных украшениях, а в полном соответствии назначению документа, в его простоте и ясности.

Общие черты документального язы­ка реализуются в отборе и сочетании слов, грамматических форм и в композиционной стороне деловых текстов. Стилистическое единство средств словаря и грамматики обес­печивает реализацию таких требований, как соответствие стан­дарту, точность, полнота информации, логичность, краткость и др. В официальном тексте ряды однородных членов имеют ис­черпывающий характер. Здесь неуместны умолчания, выраже­ния типа «и т. д.», «и проч.». Также важны и такие черты языка, как употребление абстрактных слов, отглагольных обра­зований. Язык официального служебного документа содержит точный набор слов и выражений, определяющих его структуру.

Для приказов характерны следующие особенности письменной речи: он начинается со слов «во исполнение» или «согласно установленному». Затем от 3 лица передается содержание принятых решений «решения, принятого на общем собрании учредителей (протокол №2 от 02.01.2006г)». Потом в приказе следует переход, состоящий из слова «ПРИКАЗЫВАЮ», после чего следует постатейное перечисление лиц, ответственных за исполнение решений, а также списка предписываемых им действий. «Начальнику отдела продаж В.М.Федорчуку – предоставить до 06.01.06 список продавцов, подлежащих обучению в 2006 году».

Каждый из жанров административного письменного языка имеет строго установленный состав сведений (реквизи­тов) и расположение частей, т. е. имеет стандартную компози­цию. На рис.4.4. представлен бланк документа с основными реквизитами.

Рис.4.3. Реквизиты бланка документа

!Задание 4.5.1. Какие, по вашему мнению, реквизиты не указаны на данном бланке?

Задание 4.5.2. Выполните тест «Владение навыками письменной коммуникации»¹⁴. Решите для себя: верен каждый тезис, отчасти верен или неверен.

Тезисы	Верно (10 баллов)	Верно отчасти (5 баллов)	Неверно (0 баллов)
1	2	3	4
1. У меня выработался определенный стиль изложения и презентации разных вопросов
2. Все сообщения я представляю в одной манере. Я не меняю стиля письма для разных ситуаций
3. Я не слишком забочусь о стиле и структуре документов
4. Любой документ (отчет, письмо, служебную или докладную записку) я стараюсь довести до совершенства
5. Обычно я сначала выстаиваю структуру документа, а потом формулирую цель и определяю содержание
6. На стиль моего письма не оказывает влияния имидж компании, в которой я работаю, моя профессия и должность
7. Обычно я избегаю давать негативную информацию в своих документах, я стремлюсь избегать ее и при непосредственных контактах
8. В тексте документов каждое предложение я сопровождаю доводами, поддерживающими его
9. Я хочу, чтобы письма, написанные от моего имени, звучали так, как если бы они были написаны мною лично
10. О правописании и пунктуации должна заботиться моя секретарша. Мое дело - составить текст

Подсчитайте набранные вами баллы:

0-10 баллов: Вы обладаете очень хорошими навыками делового письма.

15-30 баллов: Вы обладаете хорошими навыками делового письма, но вам нужно стремиться к изменению некоторых установок, чтобы достичь еще большей эффективности.

35-50 баллов: Вы обладаете средними способностями в написании делового письма. Хотя вас это не волнует, здесь есть горизонты для совершенствования.

55-100 баллов: Ваши навыки в сфере делового письма требуют серьезной доработки.