Зміст
Введення
Документознавець-референт
Адміністративний персонал в закордонних компаніях
Сучасні вимоги до професії
Список використаної літератури
1. Введення
«Документознавство та інформаційна діяльність» - це нова галузь підготовки фахівців.
На сьогодні навчання за цією спеціальністю здійснюється в 18 вищих навчальних закладах, серед них: Харківська державна академія культури, Національна академія керівних кадрів культури і мистецтв (м. Київ), Острозька академія, Європейський університет, Київський національний університет культури і мистецтв, Львівський національний університет ім. І. Франка, Донецький національний університет. У 2003 році підготовка фахівців у цій галузі почалася і в Маріупольському державному університеті.
Базові навчальні дисципліни які вивчаються студентами:
«Документно - інформаційні комунікації», «Системний аналіз інформаційних процесів», «Архівознавство», «Інформаційно-аналітична діяльність», «Державна інформаційна політика», «Інформаційна культура», «PR-технології», «Організація діяльності інформаційних учрезденій», «Документні забезпечення діяльності установ», набувають знань документаційного забезпечення всіх сфер життєдіяльності суспільства, набувають ґрунтовні знання і вміння у сферах управління та інформаційних технологій.
Документознавці можуть працювати керівниками і провідними спеціалістами підрозділів державного апарату, у сфері інформаційно-аналітичного і документаційного забезпечення управління, інформаційного моніторингу, управління персоналом, маркетингово-аналітичної діяльності, електронного документообігу, вести власний інформаційний бізнес, тощо.
2. Документознавець-референт
Документознавець-референт - це людина, від якої залежить ділова атмосфера офісу, це фахівець, чий професіоналізм забезпечує чітку роботу фірми в цілому, фахівець, настільки знайомий з діяльністю фірми, що може в ряді випадків приймати деякі самостійні рішення. І тому сьогодні на ринку праці досвідчені документознавці-референти затребувані більш ніж будь-які інші фахівці.
Документознавець-референт дуже потрібна та затребувана професія. На мій погляд представники такої професії роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства. У вищих навчальних закладах підготовка за напрямами і спеціальностями фахівців всіх освітніх та освітньо-кваліфікаційних рівнів здійснюється за відповідними освітньо-професійними програмами ступінчастою або безперервно в залежності від вимог до рівня оволодіння певноюсукупністю умінь і навичок, необхідних для майбутньої професійної діяльності. Набувають таких навичок до своєї професії:
Організовувати роботу офісу керівника;
Складати і оформляти організаційно-розпорядчі документи;
Складати і оформляти договори;
Прийом та реєстрація кореспонденції;
Організовувати прийом відвідувачів;
Організації конференцій, нарад, фуршетів;
Організовувати ділові зустрічі керівника;
Оптимізувати роботу офісу;
Користування офісною оргтехнікою;
Робота на Персональному комп'ютері (повне оволодіння пакетом MS OFFICE).
Серед кваліфікаційних умов до працівників, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Документознавець-референт керується:
При встановленні загальних правил документування управлінської діяльності, організації діловодства та документообігу, на підприємстві. Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах законодавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджено постановою кабінетіу міністрів України від 17 жовтня 1997 року №1153.
Банківські установи можуть користуватися Інструкцією з діловодства центрального апараті на установах Національного банку України, затверджено постановою Правління Національного банку від 4 січня 1998 року за №513;
• При створенні організаційно-розпорядчих документів – положеннями, встановленими Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 1463–2003). Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник такої був підготовлений до професії.
Для того щоб грамотно вести роботу, витрачаючи на неї якомога менше часу і сил, документозванцю-референту необхідно володіти відомостями загального характеру:
добре знати структуру організації, характер та напрямки її діяльності, добре уявляти зміст діяльності підрозділів, їх компетенцію; уявляти, яка інформація створюється, обробляється, зберігається в підрозділах організації, хто з працівників володіє тією чи іншою інформацією;
знати основні джерела інформації, яка може знадобитися керівнику, місце їх знаходження і особливості використання;
знати, в якій інформації керівник потребує постійно, і мати налагоджену систему збору та обробки цієї інформації, бути готовим задовольняти будь-які незаплановані інформаційні запити керівника.
законодавчі та інші нормативні правові акти, що стосуються діяльності організації;
управлінська документація організації (документи вищих органів, що надходять в організацію, планова, звітна, розпорядча, інформаційно-довідкова, наукова, технічна та ін документація організації);
публікації в періодичній пресі (газетах, журналах), повідомлення в радіо-і телепередачах, прямо чи опосередковано зачіпають питання діяльності організації;
наукова і технічна література з проблем, що стосуються діяльності організації;
довідники ділової інформації про організації, підприємства, фірми, економічної, культурної та іншої інформації.
Успіх професійної діяльності фахівців документознавства-референта обумовлено володінням усіма засобами спілкування, різноманіттям інформаційно-комунікативних умінь, усвідомленням та використанням індивідуальних можливостей особистості, рисами характеру, здібностями.
При оволодінні програмою фахівець з документознавства та документаційного забезпечення управління може здійснювати такі види професійної діяльності:
– Організаційно-управлінську;
– Аналітичну;
– Дослідну;
– Педагогічну;
– Консультаційну.
В умовах інтеграції нашої країни у світову економіку знання міжнародних стандартів щодо оформлення документів необхідно все більшому колу управлінських працівників. Це має особливе значення для спеціалістів апарату управління спільних підприємств, представництв закордонних фірм, всіх тих, хто взаємодіє із зарубіжними партнерами. Існуючі міжнародні норми в області документації також повинні враховуватися при розробці правил роботи з документами в нашій країні. Знання стандартів допомагає правильно оцінювати прийняті в нашій країні і за кордоном нормативні акти та методичні посібники, наприклад, численні посібники з оформлення ділових листів, які направляються за кордон, які часто суперечать один одному і відображають лише авторські трактування тих чи інших положень. Більш надійними джерелами інформації про правила оформлення ділової кореспонденції в даному випадку є загальновизнані міжнародні норми.