3. Адміністративний персонал в закордонних компаніях

В Україну з кожним роком стає все більше іноземних підприємств - багато великі закордонні компанії відкривають свої філії. І не дивно, що при виборі місця роботи багато кандидатів віддають перевагу зарубіжним фірмам, у яких є перспективи кар'єрного зростання, більш високий у порівнянні з російськими рівень заробітної плати і зовсім інший корпоративний дух.

Які ж позиції з адміністративної сфери затребувані в зарубіжних компаніях? Насамперед секретар, асистент відділу, персональний асистент та адміністративний директор.

Обов'язки референта в зарубіжній компанії не відрізняються від обов'язків колег в українських: це прийом і переадресація вхідних дзвінків, відправлення та прийом факсимільних повідомлень, замовлення таксі, зустріч відвідувачів, забезпечення їх усією необхідною інформацією, взаємодія з кур'єрською службою. У багатьох іноземних компаніях у референтів є можливість кар'єрного росту.

На позицію референта іноземні компанії в основному віддають перевагу кандидатам з досвідом роботи від одного року. В іноземній компанії багато відвідувачів-експатів, дзвінки в основному надходять з-за кордону, серед персоналу також чимало іноземців, звідси і головна вимога до кандидатів на цю позицію - вільне володіння англійською або іншою іноземною мовою. Якщо раніше для роботи в якості документознавець-референта було досить знати програму Word, то на даний момент в список необхідних програм додалися Excel, Internet Explorer, Outlook.

референт-обличчя компанії, він першим зустрічає відвідувачів, представляє організацію на нарадах, переговорах, виставках, тому для багатьох роботодавців важливо, щоб референт мав привабливу зовнішність. У багатьох іноземних компаніях однією з вимог є прозахідна зовнішність кандидата (доглянутий вигляд, стильний одяг, манера спілкування). Також важливі комунікабельність, доброзичливість, правильно поставлена ​​мова і, звичайно ж, стресостійкість.

Заробітна плата референта в іноземній компанії - 4-6 тис. грн. без вирахування податків. Крім того, роботодавець гарантує хороший соціальний пакет (оплата харчування, проїзду, ДМС, в деяких компаніях - курси англійської або французької мови).

Асистент відділу

Асистент відділу виконує доручення не тільки свого безпосереднього керівника, а й працівників всього відділу.

Деякий час тому я працевлаштувала кандидатку у велику закордонну компанію на позицію провідного менеджера відділу. Насправді ж вона спочатку виконувала обов'язки асистента відділу. На цю позицію свідомо брали кандидата з бажанням подальшого росту в компанії, і поки дівчина виконувала обов'язки асистента, її поступово вводили в тонкощі роботи цього відділу, щоб найближчим часом вона змогла виконувати і більш відповідальну роботу.

Вимоги до кандидатів на цю позицію наступні: вільне знання англійської мови, програм ПК: Excel, Internet Explorer, Outlook і Power Point, досвід роботи на аналогічній позиції від одного року, в деяких компаніях також необхідно вміння роботи з документами. Не менш важливі такі особистісні якості: швидка переключаемость, відповідальність, уважність, комунікабельність, стресостійкість, а також презентабельний вигляд.

Заробітна плата асистента відділу в іноземній компанії - 4-7 тис. грн. без вирахування податків плюс соціальний пакет.

Персональний асистент

Дана посада чимось схожа з позицією асистента відділу, але персональний асистент виконує доручення тільки свого безпосереднього керівника.

У функції персонального асистента входить планування робочого дня керівника, організація зустрічей та відряджень, протоколювання нарад, ведення ділової переписки, організація документообігу, підготовка презентацій, звітів, здійснення взаємодії з діловими партнерами. Також дуже часто персональний асистент виконує особисті прохання керівника, такі як покупка подарунків, доручення, що стосуються його сім'ї. Персональний асистент повинен бути в курсі всіх справ керівника, за його відсутності брати участь у нарадах, контролювати виконання всіх його доручень. Одна із затребуваних позицій в зарубіжних компаніях - персональний асистент керівника-експата, тобто іноземця, який працює в Росії. Тут, крім іншого, асистент повинен працювати в якості перекладача на нарадах і зустрічах різних керівника.

На цю позицію роботодавці запрошують кандидатів з досвідом аналогічної роботи від одного року, вільно володіють англійською мовою, знають комп'ютерні програми, основи документообігу. Персональний асистент повинен мати досвід ведення ділових переговорів, бути комунікабельним, відповідальним, готовим працювати понаднормово; також важлива і презентабельна зовнішність.

Заробітна плата персонального асистента відділу в іноземній компанії - 6-10 тис. грн. без вирахування податків плюс соціальний пакет.

Офіс-менеджер, адміністративний директор

Часто офіс-менеджера називають господинею компанії. У якомусь сенсі це так і є, так як вона (частіше на цій позиції працюють представниці прекрасної статі) стежить за життєзабезпеченням офісу, за підтриманням чистоти в офісних приміщеннях, в деяких компаніях - і за організацією харчування співробітників, нерідко організовує переїзди співробітників як усередині офісу, так і в іншу будівлю, відстежує проведення ремонтних робіт, і, звичайно ж, стежить за роботою своїх підлеглих, якими можуть бути секретарі, прибиральниці, кур'єри, водії, охорона, кава-леді і т.д.

Обов'язки офіс-менеджера та адміністративного директора відрізняються лише масштабами.

В іноземних компаніях на дані позиції беруть кандидатів, які вільно володіють англійською мовою, з досвідом роботи на аналогічній посаді від двох років для офіс-менеджера і від трьох років для адміністративного директора. Кандидати на посаду повинні знати комп'ютер на рівні користувача (у деяких компаніях важливі навички роботи у програмі 1С), бути відповідальними, мати управлінські навички, презентабельну зовнішність, бажання розвиватися далі в даному напрямку.

Заробітна плата офіс-менеджера в іноземній компанії - 5-7 тис. грн. без вирахування податків, адміністративного директора - 7-12 тис. грн. без вирахування податку плюс соціальний пакет.

Робота в іноземній компанії - це хороші перспективи розвитку, набуття досвіду роботи, пізнання зарубіжної корпоративної культури, а в деяких компаніях - можливість стажувань за кордоном.