Самостійна робота по темі 3.4. Робота менеджера з документами

Анкета

Анкета – форма подання уніфікованого тексту, де характеризують один об’єкт за певними ознаками. Постійну інформацію подають у вигляді назви показників, ознак, а змінну, як правило, у формі однозначних відповідей. Типовим прикладом анкетного методу уніфікації тексту є анкета з обліку кадрів.

Додатки до документу

Розрізнюють три види додатків до документів:

– до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

– ті, що роз’яснюють або доповнюють основний документ;

– ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними. На додатках до розпорядчого документа у верхньому правому кутку першого аркуша додатку роблять позначення із зазначенням назви основного документу, його дати і номера, наприклад:

Додаток до наказу від 25.03.2003 № 52.

Якщо додатків кілька, їх нумерують (Додаток 1, Додаток 2 та ін.).

У разі великої кількості додатків на них складають окремий опис, а у самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 10 арк. Позначення про наявність додатку може містити додаткові облікові дані.

Внутрішнє та зовнішнє погодження документів

Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своєчасності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Розрізнюють дві форми погодження документів:

– внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами установи);

– зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження проекту документа здійснюється у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами і, в разі потреби, з громадськими організаціями, з працівниками, відповідальними за розв’язання функціональних питань (головні, старші спеціалісти та ін.); з фінансовими підрозділами або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації.

Зовнішнє погодження залежно від змісту документа здійснюється з:

– підпорядкованими і непідпорядкованими організаціями, коли останні виступають зобов’язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акту, або коли зміст документу торкається їх безпосередніх інтересів;

– організаціями, що проводять дослідження у галузі, якої стосується зміст документу;

– органами, що здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) з певної галузі (санітарний, протипожежний та ін.);

– вищими органами загальної або галузевої компетенції - у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів. Зовнішнє погодження оформлюють грифом, довідкою, протоколом погодження або обговорення проекту документа, який затверджується керівництвом установи або рішенням колегіального органу. Гриф погодження складається із слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи (включаючи назву організації), з якою документ погоджують, особистого підпису, розшифрування його і дати.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі потреби зазначають також посаду особи, що візує документ.

Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Якщо зауваження незначні за обсягом (один-два рядки), їх рекомендується викладати перед візою, наприклад: Пункт 3 вважаю за необхідне опустити, оскільки його зміст суперечить рішенню районної Ради народних депутатів від 05.04.2003. № 61. Начальник юридичного відділу Підпис О.Б. Федоров 06.06.2003.

Візи в разі погодження внутрішніх документів проставляють на останній сторінці першого примірника документа нижче від реквізиту “підпис”. Листи та інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

В установі доцільно розробити перелік найважливіших документів із зазначенням осіб, що візують кожний з них. Такий перелік складає начальник канцелярії (секретар) за участю юриста. Потім його погоджують з керівниками структурних підрозділів (відповідальними виконавцями) і затверджує керівник установи. У нього входять документи, візування яких передбачене нормативними та іншими актами, вказівками керівництва та ін.

Особливу увагу слід звертати на візування документів юридичною службою. Як правило, вона візує усі документи, що мають характер відомчих нормативних актів: накази, інструкції, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.

Деякі рекомендації щодо підготовки нормативних актів визначають порядок, згідно з яким юридична служба розпочинає роботу над проектом нормативного акту після того, як він погоджений з усіма структурними підрозділами, тобто завізований відповідними працівниками. В разі невідповідності цього проекту діючим нормативним актам начальник юридичного відділу, не візуючи проект, робить висновок з пропозицією про законний порядок вирішення питань, що розглядалися.

Юридична служба візує не тільки нормативні акти, а в ряді випадків і інші документи, що визначають відносини, в яких перебувають підприємства, установи, організації і громадяни (трудові угоди, договори, положення, деякі листи та ін.).