Тема 3.4. Робота менеджера з документами

Навчальні цілі:

– ознайомити із сутністю та видами управлінських документів;

– розкрити зміст систем документації в управлінні;

– висвітлити процеси документування в управлінні;

–ознайомити з адміністративним етикетом.

7.1 Сутність і види управлінських документів

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації.

Тепер документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками:

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1. документи на паперовій основі;

2. документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці. Документи на паперовій основі бувають:

письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). Перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

II. За походженням документи поділяють на:

1. офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2. особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі документи;

2. документи з фінансово-розрахункових питань;

3. документи з постачально-збутових питань;

4. документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об’єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1. прості (звичайно містять одне питання);

2. складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1. зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

вихідні - відправлені з підприємства;

вхідні - адресовані підприємству.

2. внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1. внутрішні вхідні;

2. зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1. термінові документи;

2. нетермінові документи.

IX. За формою документи бувають:

1. індивідуальні;

2. типові;

3. трафаретні.

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1. рукописно-друковані;

2. графічні;

3. фотокінодокументи;

4. звукові.

XI. За строками розрізняють документи:

1. постійного зберігання;

2. довгострокового зберігання;

3. тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1. оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2. чернетки;

3. копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково). Існують три різновиди копій:

– відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

– витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

– дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

ХIIІ. За ступенем гласності розрізняють:

1. секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2. документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди); Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3. звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).