6

. Система управления базами данных Access.

Объекты баз данных. Этапы проектирования. Макросы. Составные формы. Сложные запросы и отчеты.

База данных (БД) — совокупность хранящихся взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам.

БД служат для хранения и поиска большого объема информации.

Примеры баз данных: записная книжка, словари, справочники, энциклопедии и пр.

База данных — структурная информационная модель.

Сама база данных включает в себя только информацию (БД — «информационный склад»).

Информационная система (ИС) — хранилище информации, снабженное процедурами ввода, поиска, об­работки и выдачи информации.

Примеры информационных систем:

• Система продажи билетов на пассажирские поезда;

• Справочная система Windows;

• WWW — глобальная информационная система.

Базы данных:

• иерархическая

• сетевая

• реляционная

Реляционной (от английского слова relation — отношение) называется БД, содержащая информацию, организованную в виде прямоугольных таблиц, связан­ных между собой. Такая таблица называется отношением.

Пример фактографической реляционной базы данных:

Каждая таблица должна иметь свое имя.

Запись — это строка таблицы.

Поле — это столбец таблицы.

Таблица — информационная модель реальной системы.

Запись содержит информацию об одном конкретном объекте.

Поле содержит определенные характеристики объектов.

Основной элемент БД — запись.

_t

поле

Главный ключ — это поле или совокупность полей, которое однозначно определяет запись в таблице. Главный ключ — это идентификатор записи. В качестве ключа, как правило, выступает первое поле в таблице.

Для каждого поля определяется тип и формат данных.

Для того чтобы назначать нужные типы данных полям таблицы, вам необходимо четко понимать различия между типами данных, которые вы присваиваете полям в таблице. При создании ноля вам необходимо обязательно задать его тип данных, чтобы Access знала, каким образом следует обрабатывать его содержимое. Доступные типы данных перечислены ниже.

Текстовый. Текст и числа, вплоть до 256 символов (числа, которые не используются в вычислениях).

Поле MEMO. Длинные текстовые данные.

Числовой. Числа, используемые в математических вычис­лениях.

Дата/время. Значения даты и времени.

Денежный. Числа в денежном формате.

Счетчик. Последовательные числа, назначаемые записям. В таблице может быть только одно поле этого типа данных. Как правило, такое поле выступает в качестве ключевого.

Логический. Позволяет создавать поля, значения которых Могут быть равны только "Истина" и "Ложь".

Поле объекта OLE. Графическое изображение, электрон­ ная таблица и другой элемент, полученный из определенно­ го приложения.

На современных персональных компьютерах наибольшее распространение получили реляционные СУБД Access.

Открытие базы данных:

1. запустить Microsoft Access;

2. выбрать в меню Файл команду Открыть;

3. выбрать нужный диск, каталог;

4. выбрать имя файла базы данных;

5. нажать кнопку ОК.

Базы данных имеют расширение mdb.

Таблица является основной структурой, предназначенной для хранения информации. Ее строки называются записями, а столбцы – полями базы данных. Каждое поле имеет определенный тип данных, длину и уникальное имя, которое идентифицирует хранящуюся в этом поле информацию.

База данных заполняется информацией, структурированной в соответствии с предписаниями разработчика. При проектировании базы следует определить, какая именно информация должна входить в базу данных, должна ли вся хранимая в базе информация располагаться в одной таблице или ее лучше разделить на несколько таблиц. Каждая строка таблицы содержит один блок данных (одну запись). Количество полей в записи )т.е. столбцов в таблице) и их тип определяется при проектировании базы, но в случае необходимости они могут быть изменены позднее в процессе работы с базой данных.

Перед созданием таблицы необходимо определить способ создания таблицы: Создание таблицы в режиме таблицы;

• Создание таблицы с помощью мастера таблиц;

• Создание таблицы в режиме конструктора.

Имеется два режима работы с таблицами:

Конструктор – для создания и редактирования таблиц;

Режим таблицы – для заполнения и редактирования записей таблицы.

П ереключение между режимами осуществляется соответствующими командами в пункте меню Вид, или кнопкой на панели инструментов.

Окно конструктора таблицы состоит из двух частей:

• В верхней части окна Конструктора расположена область проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок: Имя поля, Тип данных и Описание. Переключение между этими колонками осуществляется клавишей Тав или при помощи мыши. В колонке описание вводится информация о назначении поля.

• В нижней части окна Конструктора, в области Свойства поля, задаются и изменяются свойства полей таблицы.

Создание списков

Для того, чтобы создать одностолбцовый список необходимо перейти на то поле, в котором необходимо создать поле со списком. В колонке тип данных выбрать Мастер подстановок. В появившемся диалоговом окне Создание подстановки установить переключатель «будет введен фиксированный набор значений», который позволяет пользователю самостоятельно сформировать список значений для поля. В следующем диалоговом окне необходимо ввести количество столбцов списка и значения списка для поля.

Работа в режиме таблицы

В таблице активная запись обозначается , а пустая запись . Для обозначения записи, в которой осуществляется ввод, используется . Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных. Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. С помощью клавиш [Tab] и [Enter]. Можно перемещаться по полям слева направо, а посредством комбинации клавиш [Shift] + [Tab] – в обратном направлении.

Запросы в Access служат для обеспечения простого доступа к определенному подмножеству полей и записей одной или более таблиц. Для определения результирующих данных запроса задаются условия отбора. При выполнении запроса на выборку его результаты отражаются в форме динамического набора, т.е. таблицы, содержащей только удовлетворяющим этим условиям сведения из базы данных. При сохранении запроса сохраняется только его структура.

Чтобы создать новый запрос, необходимо на вкладке Запросы нажать на кнопку Создать, и в появившемся диалоговом окне Новый Запрос выбрать способ создания запроса:

Конструктор Простой запрос - создание простого запроса на основе выбранных полей; Перекрестный запрос – создание запроса, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату представления данных в электронных таблицах;

• Повторяющиеся записи – создание запроса, выбирающего повторяющиеся записи из таблицы или простого запроса; Записи без подчиненных – создание запроса, выбирающего из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

Выбрать способ создания запроса. Диалоговое окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. На нужной вкладке выбрать необходимую таблицу или запрос и нажать на кнопку Добавить.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели:

• Верхняя содержит схему данных запроса, который включает все выбранные в качестве источника создаваемого запроса таблицы и запросы.

• Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который необходимо заполнить.

Каждому полю в документе соответствует один столбец в бланке запроса, для него в бланке запроса предусмотрены следующие строки:

• Поля – указывает имя поля, участвующее в запросе

• Имя таблицы – указывает, какой таблице принадлежит поле, участвующее в запросе

• Сортировка – позволяет отсортировать результирующие записи запроса

• Вывод на экран – позволяет управлять отображением поля. Чтобы поле отображалось, должен быть флажок

• Условия отбора – условия отбора записей.

Добавить нужные поля в бланк запроса можно:

1. путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле.

2. еще один способ – двойной щелчок на имени поля.

3. Маркировать имена необходимых полей, удерживая нажатой клавишу [Ctrl].

Если необходимо в запрос включить все поля таблицы, то необходимо выполнить следующие действия:

1. Маркировать все поля, выполнив двойной щелчок на строке заголовка таблицы в верхней части окна конструктора запроса, и перетащить их в первую строку бланка запроса.

2. Маркировать символ * в списке полей таблицы и перетащить его в бланк запроса.

Для удаления поля из бланка запроса необходимо маркировать колонку, в которой оно находится, и нажать клавишу Delete или активизировать в меню Правка команду Удалить столбцы.

Формы в Access создают для того, чтобы облегчить ввод, вывод и редактирование данных, обеспечить их вывод на экран в удобном представлении. С помощью форм можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений над данными и т.д.

Перед созданием формы необходимо определить способ создания формы:

• Создание формы с помощью Автоформы (типы автоформ: в столбец, ленточная, табличная);

• Создание формы с помощью мастера форм;

• Создание формы в режиме конструктора.

Имеется три режима работы с формами:

Режим конструктора – для создания и редактирования формы

Режим формы – для ее просмотра

Режим таблицы – для просмотра источника данных данной формы.

П ереключение между режимами осуществляется соответствующими командами в пункте меню Вид, или кнопкой на панели инструментов.

Форма в режиме конструктора имеет область данных, в которой размещаются сведения, выбираемые для вывода из базовой таблицы или запроса. Форма может также содержать заголовок и область примечаний, в которые помещается информация, не требующая изменений при переходе от записи к записи. Форма может также содержать и область верхнего и нижнего колонтитулов – в которые помещается информация о текущей дате, номере страниц, авторе продукта.

Объекты, помещаемые в форму (например, поля, текст, графика) называются элементами управления.