1. Понятие документоведения

- наука, занимающаяся классификацией документов, способами организации документооборота, построения систем документирования.

2. Понятие документирования

- это процесс создания и оформления доку­мента.

3. Понятие организации работы с документами

- организация документооборота, хранение и использование документов текущей деятельности предприятия. Совершенствование организации работы с документами определяется: оперативностью перемещения документов внутри организации, качеством и своевременностью исполнения документов, эффективностью обеспечения руководства предприятия, документирование информации.

4. Понятие документооборота

- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправление. Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов, между структурными подразделениями или работниками подразделения.

5. Понятие документа

- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. 

6. Функции документа

- Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

7. Гос. стандарты, регулирующие документоведение.

- ГОСТ Р 6.30- 2003г (Требования к оформлению документов).

8. Классификация документов по способу документирования.

(или закрепления информации на носителе) выделяют  рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

9. Классификация документов по месту составления:

входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (составленные и используемые в самой организации). Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями.

10. Классификация документов по грифу ограничения доступа.

открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа.Документы могут иметь следующие грифы:

"Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

"Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну);

"Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

"Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

11. Классификация документов по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными), т.е. заявления, письма, жалобы.

12. Классификация документов по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

13. Классификация документов по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях).

14. Классификация документов по срокам хранения:

документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

15. Понятие реквизита документа

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 08 - наименование организации; 11 - дата документа; 14 - место составления или издания документа; 16 - гриф утверждения документа; 18 - заголовок к тексту; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; и т.д.

16. Состав обязательных реквизитов документов.

1) подпись, при отсутствии которой документ автоматически признается не имеющим юридической силы. Рукописный способ, а также различные технологии нанесения изображения подписи на документы. 

2) Дата документа. Отсутствие даты документа делает его не действительным. Она включает указание на время создания документа и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

3) Печать. Печать на документе свидетельствует о подлинности документа и принадлежности его к указанному предприятию.

4) Гриф утверждения. Свидетельствует о видении документа в действие, распространяет его действие на всех работников предприятия, либо определенный круг лиц. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях, штатные расписания, акты, должностные инструкции, сметы, планы, отчеты.

5) Регистрационный номер. Является дополнительной гарантией подлинности документа, свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и является официальным документом предприятия.

17. Виды унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 

18. Виды организационно - распорядительных документов:

Организационные документы, распорядительные документы, информационно-справочная документация( акты, письма, протоколы, справки и т.д.).

19. Виды организационных документов:

- устав, должностная инструкция, положение о структурных подразделениях, положение, штатное расписание.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

20. Виды распорядительных документов

- постановления, решения, приказы, распоряжения.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 

21. Виды документов по личному составу

- трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и т.д.

Документы по личному составу - документы, отражающие данные трудового коллектива учреждения.

22. Устав. Понятие. Виды.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.

23. Приказ. Виды. Принципы оформления.

Приказ издается по важнейшим вопросам деятельности организации. Это правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия, для решения основных производственных задач. Приказ может быть как нормативным актом, так и актом применения норм права в сфере производственных отношений, например приказ о назначении на должность.

Приказом руководитель ставит задачи и указывает на пути их решения. Он обязателен для исполнения всеми работниками подотчетной структуры или отрасли.

Приказ оформляется на общем бланке формата A4. Основные реквизиты:

• название документа (приказ); • дата; • индекс (номер); • место составления; • заголовок; • текст; • подпись.