31. Виды программ пк для делопроизводства.

Word, Access, Excel, 1C.

32. Виды деловых писем.

Деловые письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам, являясь одним из основных средств обмена информацией. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне.

Деловая переписка может быть внутренней и внешней:

Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.

Внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.

33. Личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу. Решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). Документы, которые включаются в состав личного дела: автобиография (резюме); копия документа об образовании, копия трудового договора; копия приказа о приеме на работу; аттестационные документы; и т.д.  

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

34. Подготовка дел к архиву.

Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. После истечения этого срока решается вопрос о дальнейшей судьбе документа: дальнейшее использование и хранение, передача на архивное хранение, уничтожение документа.

В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

Проведение работы по установлению сроков хранения документов называют НТО (научно-техническая обработка документов или экспертиза ценности документов). Государственные и муниципальные организации обязаны сдавать свои документы в архивные организации, коммерческие могут распоряжаться своими документами по усмотрению (сдавать на архивное хранение за деньги или хранить у себя).

В задачи архива входят прием, учет и хранение документов, законченных в делопроизводстве, информационно-справочная работа по документам, организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

_______________________________________________________________________________

Министерство образования и науки Российской федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Кубанский государственный университет»

Экономический факультет

Кафедра мировой экономики