Интегрированные информационные системы в управлении образовательным учреждением.
Перевод процессов управления образовательным учреждением на безбумажную технологию позволяет избавиться от рутинного и отнимающего много времени труда в делопроизводстве, планировании учебного процесса и т.п.
Для более эффективного управления школой в ней должна быть создана единая информационная система. С её помощью многие функции и задачи внутришкольного управления в современных условиях могут быть решены значительно более качественно, эффективно и экономично.
Стандартный набор функций типовых программных систем для автоматизации управления школой позволяет пользователю вводить базовые данные об учебном заведении, создавать базы данных по кадровому составу и контингенту учащихся, обрабатывать информацию для получения выходных документов, вести электронные варианты книг приказов и т.д. Конечно, на первых порах требуется немало времени для формирования информационных баз данных, но при работе в многопользовательском режиме временные затраты можно существенно уменьшить. При наличии соответствующих модулей автоматизированная информационная система может быть использована в работе директора, секретаря, завучей, учителей-предметников, классных руководителей, бухгалтера, библиотекаря, медперсонала.
Примерами подобного программного обеспечения являются системы: «NetШкола», «Школьный офис», «Система управления школой», АРМ «Директор», 1С: «ХроноГраф» и др. Их принято называть типовыми проектными решениями. Информационные системы, созданные на их основе, позволяют вести сбор и обработку актуальной информации о ходе учебного и воспитательного процессов, учитывая которую администрация школы может своевременно реагировать как на негативные, так и на позитивные тенденции.
Зачем же нужны именно такие типовые, тиражируемые и универсальные проектные решения для управления школой?
Допустим, в одной из школ выпускники создали некоторую базу данных, которую школа может использовать в управлении. Типовые решения, которые поступают в данную школу сверху, тоже можно использовать. Но при этом они используются по принуждению, а для собственных нужд в школе используют ту систему, которая была написана выпускниками. Происходит это потому, что собственная разработка приспособлена к особенностям школы, но её нельзя использовать в другом месте. Это не товар, ее нельзя отдать. Но в собственной школе это очень удобно, потому что она делалась годами, учитывая конкретный опыт и конкретные интересы школы.
В ряде школ так и происходит. С другой стороны, такой опыт невозможно передать другим школам, поэтому с точки зрения муниципальной системы образования он не перспективный. Несмотря на специфику каждой школы, основные образовательные процессы достаточно единообразны и регламентированы законодательством. Поэтому вопрос единства подходов, систематизации, стандартизации информации, возможности легко обмениваться данными – очень важный. Нужен эффективный подход к автоматизации образовательных учреждений, который позволял бы тиражировать и внедрять информационные системы по единой технологии.
Проблема персональных данных в информационной системе управления образованием также должна быть решена согласно нормативно-правовым документам. Существует «Закон о персональных данных». В законе написано, что оператор, оперирующий персональными данными, несет ответственность за те данные, которые хранит в электронном виде. Таким образом, возникает необходимость ограничения доступа по работе с данными. Должно быть совершенно четко прописано, кто какую информацию может отдавать на просмотр и редактирование, программа должна обеспечивать возможность авторизации доступа по имени пользователю и паролю. Кроме того, информация, передаваемая по каналам связи «наверх» в интегрированную информационную систему муниципального уровня, должна быть зашифрована. Обязательно должны существовать организационные методы, обеспечивающие защиту данных, регламенты работ, причем они должны выполняться, то есть только техническим решением здесь обойтись невозможно.
Кроме защиты данных шифрованием, необходимо решить, какие данные можно передавать, а какие – нет. В соответствии с законом данные ученика не могут быть переданы за пределы школы ни в зашифрованном, ни в незашифрованном виде. Следовательно, необходимо либо просить письменное разрешение родителей на согласие использовать личные данные школьника, либо передавать «наверх» только отчетную, сводную аналитическую информацию без указания конкретных лиц (персональных данных).
Информационных систем, которые разрабатываются для автоматизации управления образовательным учреждением, существует не мало. В каждой из таких систем есть свои плюсы и минусы, причем для каждой школы они разные. Школа зачастую использует ту информационную систему, которая удовлетворяет ее внутренним требованиям. Поэтому когда в рамках реализации проекта по информатизации системы образования в школах заставляют установить какую-то одну определенную информационную систему, например 1С: «ХроноГраф», то естественно школа эту систему не «принимает». Правильнее было бы не заставлять все школы использовать одну информационную систему для обеспечения целостности данных муниципальной системы образования, а создать документ, в котором будет прописано, в каком формате информация должна быть передана «наверх» для формирования отчетности. Школы могут сами выбирать, какую информационную систему им использовать, может даже собственной разработки, главное, чтобы данные, выдаваемые этими системами, были в едином формате и структуре. Но школам, которые сами не могут обеспечить себя информационной системой, необходимо как раз обеспечивать поддержку на уровне муниципалитета и предоставлять какую-то одну определенную, соответствующую форматам данных информационную систему, например 1С: «ХроноГраф». Это то же самое, что заставлять все школы учиться по одним учебникам одних и тех же авторов. Ведь важен результат, а не технология процесса.
При создании интегрированной информационной системы управления образовательным учреждением возникают различные проблемы. Все эти проблемы можно свести к следующим:
1. Недостаточная проработка нормативной базы, регулирующей создание интегрированной информационной системы в муниципальной системе образования. Данная проблема не зависит от конкретной информационной системы.
2. Отсутствие набора нормативных документов в школе и рекомендаций о том, какая структура данных должна быть в информационной системе образовательного учреждения.
3. Для того чтобы система как-то использовалась, она должна быть необходима всем уровням муниципальной системы образования. Нужно, чтобы целью был не только отчет, а чтобы функции образовательных учреждений действительно автоматизировались, и специалистам в школе стало легче работать.