Глава 1. Проектирование автоматизированной системы по контролю выполнения поставленных задач на предприятии

1.1. Планирование и контроль как главные инструмент обеспечения эффективности работы предприятия

В нынешних условиях перевода экономики страны на инновационный путь развития роль руководителя в обеспечении эффективности использования ресурсного потенциала предприятия неуклонно растет. И в этих условиях, как отмечают успешные руководители, «работа не должна управлять руководителем, руководитель должен управлять работой». Когда работа управляет руководителем, конечная цель деятельности предприятия размывается на множество незначительных, второстепенных, и достижение главной цели осложняется, а иногда становится невозможным. Это показатель отсутствия планомерной работы по достижению цели. Когда цель не подкрепляют конкретным планом по ее достижению, она превращается в мечту. План необходим для цели как вода рыбе. Каждый план имеет свою цель, и каждая цель должна иметь свой план.

Отмечая важность планирования, У. Черчилль отмечал: «Трудно увидеть впереди больше, чем ты можешь увидеть» [4]. Планирование позволяет видеть не только на несколько шагов вперед, но и на несколько метров вширь и глубь. План как бинокль - чем лучше качество, тем лучше и дальше можно увидеть. Подчеркивая целесообразность планового подхода к решению поставленных задач, известный китайский полководец Сунь Цзы писал, что «полководец, рассматривающий в своем замке тысячи вариантов развития битвы, выигрывает сражение еще накануне» [2].

Опыт преуспевающих компаний показывает, что в условиях рынка с его жесткой конкуренцией, планирование финансово-хозяйственной деятельности является важнейшим условием выживаемости, экономического роста и процветания предприятия. Дело в том, что в ходе разработки плана уточняется до мелочей не только задача, но и пути достижения намеченной цели.

Осознаются возможные последствия решений. Если нет плана, то нет четкого управления этой деятельностью и конкретного ответственного лица за решение вопросов по достижению цели. Качественное планирование создает предпосылки для повышения эффективности работы предприятия, позволяет видеть будущее и уверенно идти к нему.

Сегодняшнее состояние экономики, применяемые техника и технологии производства требуют совершенствования существующих методов контроля и его организации. Предпосылками для повышения эффективности контроля являются: развитие методов учета и экономического анализа, расширение областей применения и повышение уровня компьютерной обработки информации, разработка и внедрение аналитических методов принятия решения, эффективной обратной связи и т. д.

Следует учесть, что контроль — это не последствие проявления недоверия со стороны руководителя к работнику. Он нужен для оценки результатов труда как источник достоверной информации о состоянии дела и инструмент оказания помощи объекту контроля. В ходе контроля рассматриваются (обсуждаются) как хорошие результаты, так и недостатки и упущения в работе. Главным результатом контрольной деятельности должно быть устранение, при возможности на месте, недостатков, скрытых в ходе проверки, и принятие достаточных мер по их предотвращению в будущем.

Грамотно организованная и хорошо налаженная система контроля увеличивает эффективность работы, служит укреплению вертикали управления, дисциплинирует работников и повышает их ответственность за порученный участок работы. Правильно организованный контроль за выполнением плановых заданий, дает возможность заблаговременно мобилизовать необходимые ресурсы для обеспечения бесперебойной работы предприятия. Кроме того, с помощью контроля можно определить особенности и способности работников, результаты которых можно положить в основу при подборе и расстановке кадров, а также эффективного морального и материального стимулирования их труда.

Ослабление контрольной деятельности почти всегда негативно сказывается на конечных результатах коллектива. Контроль должен быть всеобъемлющим и системным, в зависимости от уровня подготовленности и ответственности кадров и состояния объекта контроля. Бесконтрольность — это основа безнаказанности, безнаказанность порождает безответственность и вседозволенность, а это прямой путь в коррупцию.

Практика показала, что обойтись без отчетов руководителей и ответственных лиц нельзя и невозможно, это пагубно. Отчеты, с одной стороны, это одна из форм контроля, где сразу, по горячим следам можно и нужно при необходимости принять необходимые меры и корректировки, а с другой - для отчитываемого это как зеркало, позволяющее посмотреть на себя и на свою деятельность со стороны – глазами руководства, работодателя и коллег.

Без контроля нет управления процесса. Любая целенаправленная деятельность нуждается в управлении, а без наличия достоверной информации о состоянии дел невозможно будет принять правильное решение и своевременно двигаться к цели, все будет пущено на самотек. Контрольная деятельность должна быть составляющей частью работы руководителей всех рангов, независимо от того, линейный это руководитель или функциональный.

Обеспечение качественного планирования деятельности предприятия по достижению уставных целей и грамотно поставленный контроль за реализацией задач, позволяет руководителю обеспечить устойчивую и эффективную работу организации.

Системы планирования, постановки и контроля задач - основной инструмент работы над проектами и в небольших странах, и в крупных компаниях. Ниже описано сравнение наиболее популярные решения для менеджмента задач.