1.2. Онлайн сервисы по контролю выполнения задач на предприятии

Онлайновый сервис SlimTimer поможет не только управлять вашими задачами, но и предоставить подробный отчет о затраченном времени на их выполнение.

Единственным, невосполнимым ресурсом в нашей жизни является время. Поэтому, чрезвычайно важно, правильно расходовать и контролировать этот ресурс. Особенно, если вы, например, фрилансер, и от этого напрямую зависит ваш заработок.

Для контроля за выполнением задач и потраченным на это временем существует множество различных сервисов, но далеко не все из них могут сравниться по функциональности и простоте использования с SlimTimer. Он сумеет не только заставить вас работать, но и покажет отчеты, насколько успешно вы это делаете.

В свое время, я долго искал сервис, который позволяет не только управлять задачами, но и способен отслеживать время, затраченное на их выполнение. Среди найденных инструментов оказалось не так уж много обладающих подобной функциональностью, а бесплатных — вообще единицы. SlimTimer привлек меня наличием необходимых мне функций, а также возможностью пользоваться ими совершенно бесплатно (рис. 1).

Рис. 1. Интерфейс программы SlimTimer

Основным элементом SlimTimer является список задач, который предусмотрительно открывается в отдельном окошке браузера или, в том случае, если вы используете Firefox затраченном, в боковой панели. Это действительно очень удобно, потому что в таком виде SlimTimer воспринимается как отдельное приложение, которое, всегда под рукой (рис. 2).

Каждую задачу из этого списка можно запустить на выполнение простым щелчком по соответствующей строчке. При этом активизируется таймер, который считает часы и минуты, затраченные на ее выполнение. Вы можете в любой момент приостановить отсчет или вообще отметить задачу как выполненную.

Рис. 2. Список задач в SlimTimer

Все собранные данные о ваших задачах и времени, затраченном на их выполнение, передаются на сайт SlimTimer. Здесь они представлены в виде понятных таблиц, одного взгляда на которые вполне достаточно, чтобы понять, на что ушло ваше время. Кроме этого, есть возможность отредактировать некоторые данные или ввести недостающие значения.

Но главной функцией сервиса является возможность генерации отчетов о выполненных задачах и хронометраже. При этом, отчет можно конструировать с учетом множества параметров: задачи, теги, время, участники, период.

Созданную таблицу, можно сразу же распечатать или загрузить на свой компьютер в формате CSV, что позволяет использовать их в дальнейшем для

анализа в Exel, Google Docs или любом другом табличном редакторе (рис. 3).

Рис. 3. Описание задачи

Онлайновый менеджер задач SlimTimer предоставляет нам удобные инструменты для планирования, контроля выполнения и последующего анализа потраченного времени. Очень рекомендую попробовать этот сервис всем пользователям, особенно фрилансерам, которые хотят научиться экономно использовать наш самый ценный ресурс.

При регистрации есть возможность выбора пакета, заточенного под потребности предприятия. «Профессионал». Вариант этот стоит $9,8/месяц за каждого пользователя, но всегда есть возможность 2-недельного бесплатного теста. Более подробно по пакетам, тарифам и что где включено, можно посмотреть на этой странице (рис. 4).

Всем знакомые карточки в формате канбан — «что нужно сделать», «что делается», «что сделано». На них останавливаться долго не буду, скажу лишь, что особенно удобно реализован вариант вывода карточек в зависимости от даты/файла/исполнителя.

Например, вы хотите на одной карточке показать только задачи с вложенными zip-файлами, на другой только определенного сотрудника, а на третьей вывести список всех задач с истекшими дедлайнами.

Рис. 4. Интерфейс программы Wriker

Если идет разработка дизайна нового проекта, то не нужно искать в каких задачах прикреплены psd-шаблоны. Все находится сразу под рукой.

Важно также уточнить, что по умолчанию для участников задачи не включено слежение за ней, для того, чтобы требуемые люди получали уведомления о смене статуса или каких-то нововведениях, необходимо каждому юзеру включить «отслеживание задачи» на своей стороне. Этот момент показался мне не слишком удобным.

Последний, но не менее важный пункт в настройках задач – это таймер. Заносите задачу в систему, нажимаете старт таймера и руководитель или другие сотрудники сразу видят, сколько времени ушло на ее исполнение.

Настраиваемые процессы. Иногда бывают случаи, когда в компании не совсем стандартный цикл производства. То есть, не просто «Запланировали – Делаем – Готово» (стандартный вариант в канбан-карточках), а очень много промежуточных и отдельных этапов. Для такого варианта Wrike добавили возможность настройки процессов. Например, «В альфе – В бете – Готово».

При этом в одной фазе может находиться сразу несколько процессов. На скрине фазе «Выполнено» есть сразу три варианта «Альфа-тест», «Бета-тест», «Стабильная версия». Вы можете настроить все под себя, но это еще раз показывает, насколько гибкая система.

Если возникают сложности в планировании времени, можно воспользоваться диаграммой Гантта. Этапы здесь разбиты на задачи (длинные периоды времени) и вехи (моментальные) (рис. 5).

Рис. 5.Описание задачи в Wriker

Для примера, разработка шаблона – это длинная задача, а публикация его на портале – это мгновенное действие (веха).

На диаграмме Гантта вы можете менять данные типы с одного на другой, как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Диаграмма задачи

В Бостонском университете как-то подсчитали, что еженедельные отчеты повышают эффективность сотрудников на 36%, а ежедневные наоборот ухудшают на 15% из-за того, что фокус смещается с работы на постоянные доклады. Другими словами, контролировать людей нужно, но делать это стоит так, чтобы это не мешало их работе.

Wrike помогает держать руку на пульсе всех процессов, но делает это удобно.