1. Причины внедрения электронного документооборота

1) Использование бумаги – невыгодно, неудобно и неэстетично

2) Поиск документов – бумажный оригинал порой сложно найти среди всех документов, поэтому приходится тратить огромное время на поиск. Электронные документы – поиск в нажатии нескольких клавиш.

3) Электронный документооборот позволяет избавиться от расходов на бумагу, доставку, копировальную технику, пространства для хранения бумажных документов

4) Появились специальные программы для работы с электронным документооборотом, в которых мы можем выполнять огромный спектр задач, что уменьшает время на ручную писанину и освобождает его для более важных дел

5) Снижение рисков потерь документов

6) Повышение исполнительной дисциплины

7) Эффективное управление – руководитель сможет давать указание онлайн и отслеживать ход их выполнения

8) Экономия времени на оформление взаимоотношений с заказчиком и поставщиком – это говорит о том, что мы можем забыть бесконечные доставки документов из организации в организацию и обратно.

9) Связь с другими учетными записями – интегрирование с разными видов ПО и создание совместной работы с корпоративным контентом.

2. Мэдо, смэв и сэд сходство и различия

СЭД – системы электронного документооборота

МЭДО (система межведомственного электронного документооборота) – федеральная информационная система, которая обеспечивает взаимодействие внутри систем электронного документооборота. Простыми словами, это обмен документами и информацией о них. МЭДО разработала и поддерживает Федеральная служба охраны РФ. Федеральные ведомства подключены к системе по умолчанию, остальные – областные, муниципальные – могут подключиться по желанию.

СМЭВ (единый система межведомственного электронного взаимодействия) – информационная система, которая позволяет органам власти всех уровней, кредитным организациям, внебюджетным фондам обмениваться данными, которые необходимы для оказания государственных услуг гражданам и организациям.

СЭД – обеспечивает работы с МЭДО и СМЭВ

Интеграция с МЭДО реализуется через стандартный модуль, а для СМЭВ в каждом случае разрабатывается отдельное проектное решение.

Сходство:

Передача документов

Передача сведений

Режим рассылки

Режим «запрос-ответ»

Обмен открытой информацией

Подпись запросов и ответов электронной подписи, проверка валидности ЭП

Различия:

СМЭВ – курирует Минкомсвязь

МЭДО – курирует Федеральная служба охраны

В СМЭВ в отличии от МЭДО есть возможность полной автоматизации обмена документами и сведениями

В СМЭВ в отличие от МЭДО нет возможности обмена информацией ограниченного доступа (служебная,секретная)

3. Основе функционирования мэдо

Основной принцип МЭДО – интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота. МЭДО состоит из следующих элементов:  

● головной узел МЭДО;  

● узлы участников МЭДО;  

● защищенные каналы связи.

В основу реализации проекта МЭДО легли следующие технические решения:

● все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями;  

● каждый участник МЭДО использует программно-технический компонент (так называемый шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (прием и отправку сообщений, их хранение, просмотр, поиск, обработку ошибок, протоколирование работы и минимальное разграничение доступа к данным);  

● каждый участник МЭДО использует программный компонент сопряжения (так называемый адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий: