24. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

11/5 – место составления или издания документа

12. — гриф ограничения доступа к документу;

13. — адресат;

14. — гриф утверждения документа;

15. — резолюция;

16. — заголовок к тексту;

17. — отметка о контроле;

18. — текст документа;

19. — отметка о наличии приложения;

20. — подпись;

12. — гриф согласования документа;

13. — визы согласования документа;

14. — печать;

12. — отметка о заверении копии;

13. — отметка об исполнителе;

14. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. — отметка о поступлении документа в организацию;

29. — идентификатор электронной копии документа²⁸.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы: справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов: наименование вида документа и место его издания.

25. Требования к организации документооборота.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОС 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;

• каждое перемещение документа должно быть оправданным;

• следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;

• соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Основными нормативно-методическими документами, регулирующими документооборот в организации, являются: Инструкция по делопроизводству, график документооборота (может быт приложением к инструкции по делопроизводству).

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие учитываются на участке приема и отправки. Внутренние - по месту