27. Контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документов. Организация контроля исполнения документов наиболее эффективна, если контролирующие мероприятия проводятся на разных уровнях. Они могут быть направлены на оценку следующих факторов:

Документальные процессы	Используется для операций, ограниченных по времени на законодательном или локальном нормативном уровне. Эффективен в случае заблаговременной регистрации поручения в системе управления документацией (до отправки исполнителю).
Местонахождение документа	Необходим в случае выдачи письменного распоряжения для использования сотрудником в работе, передачи в архив или на уничтожение. Отслеживают все перемещения официальных бумаг и их возврат на место хранения.
Качество выполнения	Оценка правильности и полноты выполнения распоряжения. Производится руководителем компании или организационного подразделения.
Сроки	Отслеживается ход фактического выполнения, поручений. Обобщенную информацию доводят до руководства с предложением способов ускорения документопотоков.

Контролирующие мероприятия проходят в несколько этапов:

• постановка документации на контроль;

• проверка сроков доведения до ответственных лиц;

• предварительная проверка хода работ и его регулирование;

• снятие поручения с контроля; распределение документации в дела;

• анализ результатов, учет и обобщение полученной в ходе выполнения информации;

• информирование руководителя о ходе работе или результатах выполнения распоряжения;

Преимущества автоматизированных систем контроля исполнения документов:

• Позволяет вести контролирующие мероприятия на всех уровнях организационной структуры;

• Отображает “срез” работ по выполнению поручений в заданный момент времени;

• Имеет ряд встроенных инструментов для поддержания обратной связи между исполнителями и руководством;

• Позволяет организовать совместную работу территориально удаленных друг от друга подразделений и филиалов;

• Обладает сравнительно низкой стоимостью внедрения, технической поддержки и обучения пользователей.

28. Требования к формированию дел в делопроизводстве.

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: · наименование организации; · наименование структурного подразделения; · индекс дела; · заголовок дела; · дата дела (на данном этапе – год); · срок хранения и статья по перечню.

Формирование дел включает в себя: · получение исполненных документов, · проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами; · распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела – в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, – это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность.