1 Урок из 2
Как получить документ в канцелярии госоргана
В этом уроке вы узнаете общие правила обращения в госорганы: как подготовить и направить запрос, узнать контакты исполнителя и получить запрошенные документы.
Шаг 1. Изучите официальный сайт госоргана
Вам нужно проверить на сайте следующую информацию:
● график работы госоргана и подразделения, которое ведет прием корреспонденции;
● порядок направления запроса;
● срок обработки запроса и подготовки ответа;
● способ получения ответа.
Пример
Эту информацию лучше дополнительно перепроверить у сотрудников госоргана. Найдите контактный номер на официальном сайте, позвоните и спросите, действительно ли установлен именно такой порядок обращения.
Шаг 2. Подготовьте запрос в госорган
Определите, в какой форме должен быть запрос. Большинство госорганов не предусматривает специальной формы обращения, поэтому составляйте запрос в произвольном виде.
В запросе укажите:
наименование и реквизиты обращающегося лица;
исходящий номер запроса;
контактные данные исполнителя запроса (номер телефона и адрес электронной почты);
основание для запроса;
перечень запрашиваемых документов или информации.
Отдельно укажите, каким способом вы хотите получить документы. Иначе государственный орган направит ответ в том порядке, который является для него стандартным. Например, вы хотели забрать документ лично, а госорган по умолчанию отправит его почтой.
Пример
«Документы по настоящему запросу прошу передать нарочно представителю ООО «Ромашка» по доверенности – Иванову Ивану Ивановичу (контактные данные)»
Если ваш запрос подписывает не руководитель организации, то приложите к запросу доверенность на подписанта.
Если для обращения в госорган предусмотрена специальная форма, нужно скачать ее на официальном сайте (или в справочной системе) и заполнить. Например, для запроса информации в Росреестре нужна именно специальная форма.
Пример объявления на сайте Росреестра
Шаг 3. Направьте запрос в госорган и получите подтверждение
Обеспечьте доставку запроса в госорган. Порядок приема запросов лучше уточнить на сайте госоргана или по телефону горячей линии. Чаще всего госорганы допускают любой из двух следующих вариантов обращения.
Вариант 1. Передать документ лично. Посетите госорган в часы приема и передайте документ уполномоченному лицу под отметку. Обычно документы принимает канцелярия. Экземпляр с отметкой сохраните у себя.
В некоторых госорганах отметку на экземпляр заявителя не ставят. Например, в Министерстве экономического развития. В этом случае просто передайте документ или опустите его в ящик для корреспонденции.
Вариант 2. Направить запрос Почтой России. Отправьте документ ценным письмом с описью вложения. Сохраните квитанцию о направлении. C помощью почтового идентификатора вы сможете отслеживать информацию о получении запроса госорганом на сайте Почты России.
Шаг 4. Получите контакты исполнителя
Чтобы узнать исполнителя вашего запроса, позвоните по контактному телефону гос органа и назовите исходящий номер запроса. Если канцелярия в отметке на вашем экземпляре проставила входящий номер, назовите и его.
Попросите дать вам контактный номер исполнителя, который занимается вашим запросом.
Свяжитесь с исполнителем и уточните статус рассмотрения запроса и срок подготовки документов.
Шаг 5. Получите документы
Согласуйте с исполнителем дату и форму передачи документов.
Если получаете документ лично, то возьмите с собой доверенность от компании и сделайте копию, так как сотрудник гос органа может попросить вас передать ему копию доверенности.
При получении проверьте форму и содержание документа. Если он имеет дефекты, то сразу укажите на это исполнителю.
Самое важное
Адрес, правила направления корреспонденции и время приема найдите на сайте государственного органа.
Чаще всего запрос можно составить в свободной форме, но иногда – по специальной форме, которую можно скачать на сайте госоргана.
Узнайте контакты исполнителя по вашему запросу, согласуйте с ним дат и форму передачи запрошенных документов.
Как запросить и получить документы
1 урок
2 урок