Экспертиза ценности. Как не уничтожить нужные документы
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
(утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)
4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.
Решение № 12-260/2020 от 18 мая 2020 г. по делу № 12-260/2020
Центральный районный суд г. Хабаровска (Хабаровский край)
«При проведении плановой выездной проверки … выявлены нарушения … в связи с необеспечением комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов; размещением архивных документов в рабочей комнате, отсутствием контроля за температурно-влажностным режимом хранения документов; необнаружения 17 дел - 5 дел постоянного хранения, 9 дел по личному составу, 3 личных дел уволенных сотрудников …; отсутствия основных (обязательных) учетных документов архива организации; ежегодного не проведения экспертизы ценности документов …;
нарушения нормативных сроков описания дел постоянного хранения; не составления актов приема-передачи документов при смене ответственных лиц»
Экспертиза ценности
Оценка практической ценности документов: а) завершенных делопроизводством б) у которых истек срок хранения.
В результате экспертизы дело может быть:
•оставлено до истечения срока хранения
•после истечения срока хранения оставлено на определенное время
•внесено в архивную опись, оформлено на архивное хранение
•уничтожено
Если срок хранения еще не истек, дело остается независимо от его практической ценности.
Экспертиза ценности
План-минимум: уничтожить документы с истекшим сроком хранения и освободить место План-максимум: передать в корпоративный архив документы, завершенные
делопроизводством, учесть их в описях, провести уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Экспертиза ценности
Ежегодное мероприятие
Полистный просмотр дел
•особенно, если ЭЦ проводится впервые
•особенно длительных сроков хранения и по личному составу
С чего начать?
Экспертиза ценности
Срок хранения истек – решение об уничтожении Срок хранения истечет в ближайшие годы – оставляем
Документы по личному составу – опись, полное оформление Документы длительных сроков – опись, полное оформление
Сроки хранения документов устанавливаются так же, как и при составлении номенклатуры дел. По действующему перечню
Как это выглядит на практике?
