ТЕМА: КОРПОРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Работа в ООО: как проводить собрания и оформлять сделки с долями
1 урок
2 урок
3 урок
4 урок
1 Урок из 4
Как провести собрание и оформить его решение, чтобы потом не пришлось идти в суд
Для юриста-инхауса, который ни разу не проводил общее собрание участников ООО, процедура может показаться запутанной и непонятной. Но на самом деле ничего сложного в ней нет. Проведение общего собрания похоже на работу с договорами: нужно соблюсти права, уложиться в сроки и оформить результат. В уроке разберем, какие действия нужно совершить юристу, чтобы провести общее собрание в срок и не допустить претензий от других участников общества.
Когда и как проводить собрание
Каждый год в ООО проводят собрание, чтобы утвердить годовые отчет и бухгалтерский баланс. Если не провести собрание, то компанию оштрафуют до 700 тыс. руб. (п. 11 ст. 15.23.1 КоАП). На практике штрафуют редко, но рисковать не стоит.
За нарушения в годовом собрании компанию оштрафует Банк России. Инициировать проверку может участник ООО, права которого нарушили (постановление 6 ААС от 03.07.2018 № 06АП-2650/2018 № А73-6828/2017, решение АС г. Москвы от 15.05.2018 № А40-22480/2018).
Для обязательного годового собрания лучше всего выбрать дату в первых числах марта. По закону собрание следует провести с 1 марта по 30 апреля (абз. 2 ст. 34 Закона об ООО).
Перед тем как проводить собрание, гендиректор издает решение, а потом уведомляет всех участников о собрании. Чаще всего эту работу перекладывают на юриста компании. Давайте представим, что вам поручили подготовить годовое собрание. Разберем, как все сделать без ошибок.
Принимаем решение. Оформить решение о собрании нужно, но рассылать участникам – нет. Конкретный срок для принятия решения закон не устанавливает. Однако его можно рассчитать из формулировок о проведении собрания из закона.
Собрание нужно провести с 1 марта по 30 апреля, уведомить участников до конца марта, а принять решение до того, как уведомили участников. На словах непросто, попробуем обозначить координаты на примере 2020 года. Давайте условимся: собрание хотим провести 25 апреля, уведомление участникам разошлем 20 марта, а решение о собрании примем 15 марта.
Схема 1. Принимаем решение
В решении о проведении общего собрания укажите:
дату – с 1 марта по 30 апреля;
повестку – вопрос об утверждении годовых отчета и бухбаланса;
форму – очное или заочное собрание.
Первый шаг сделан – приняли решение. Но перед тем как уведомлять участников о собрании, нам нужно пригласить нотариуса. Дело в том, что ООО обязано подтвердить, что на собрании были все приглашенные участники и они приняли решение (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК). Если не пригласить нотариуса, решение очного собрания суд признает ничтожным (абз. 3 п. 107 постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25, постановление АС ВСО от 02.07.2020 № Ф02-2982/2020 № А33-18622/2019).
Пригласить нотариуса нужно туда, где будет проходить собрание, либо попросить провести его в нотариальной конторе. Помимо приглашения, представьте документы:
устав общества;
внутренний документ общества, устанавливающий порядок проведения собрания;
решение о проведении собрания и об утверждении повестки дня;
список участников общества;
документ, подтверждающий полномочия обратившегося лица по организации собрания.
Также нотариус может запросить дополнительные документы (ч. 3 ст. 103.10 Основ законодательства о нотариате).
Условимся, что мы пригласили нотариуса. Пора уведомлять участников о собрании.
Уведомляем участников. Участников общества известите не позднее чем за 30 дней до собрания. Напомним, собрание мы хотим провести 25 апреля 2020 года. Мы уведомим участников раньше, чем за 30 дней, – 20 марта. Чтобы избежать претензий участников с криками «Меня не уведомили!» – направим заказное письмо с уведомлением о вручении.
Схема 2. Уведомляем участников
Чтобы ни один участник не смог придраться к уведомлению, укажите в нем:
дату и время начала собрания, время начала и окончания регистрации участников;
точный адрес места проведения собрания вплоть до офиса, зала;
необходимость захватить с собой паспорт, чтобы зарегистрировать участника;
повестку дня.
К уведомлению приложите материалы по повестке дня (п. 3 ст. 36 Закона об ООО). В нашем случае это годовые отчет и бухбаланс.
Извещать о собрании нужно всех участников. Даже тех, чьи голоса ни на что не влияют. Если не уведомили или не ознакомили с материалами собрания, то суд по заявлению участника признает решение собрания недействительным (п. 5 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС 25.12.2019). А это значит, что, помимо штрафа от Банка России, придется начать всю процедуру сначала.
Теперь участники в курсе, когда и где будет собрание. Осталось два шага, и процедура завершена.
Проводим собрание. После того как уведомили участников, можем смело проводить собрание, ведь мы ничего не нарушили. Добавим в нашу схему это событие.
Схема 3. Проводим собрание
На собрании участники согласились с ежегодными отчетом и бухбалансом. А значит, мы сделали еще один шаг.
Теперь осталось правильно оформить решение участников. Для этого составим протокол собрания.
Как оформлять решение собрания
Только один документ подтвердит факт собрания участников – протокол. Оформить его нужно с индивидуализирующими признаками, то есть проставить номер, дату, попросить поставить подписи председательствующего и секретаря собрания. В протоколе укажите:
дату, время и место собрания;
перечень лиц – участников собрания;
повестку собрания;
результаты голосования по каждому вопросу повестки;
кто подсчитывал голоса;
участников, которые голосовали против решения собрания и потребовали внести запись об этом в протокол.
Если укажете все из перечня, то убережете компанию от споров с участниками. А если что-то забыть, участники наверняка захотят оспорить решение в суде.
В нашем собрании будет три повестки: избрание председателя, утверждение годового отчета и утверждение годового бухбаланса.
Лицо, открывающее собрание, проводит выборы председательствующего из числа участников общества. При голосовании по этому вопросу каждый участник имеет один голос. В уставе может быть другое правило (п. 5 ст. 37 Закона об ООО).
Годовые отчет и баланс содержат разные сведения, поэтому стоит разделить их утверждение на отдельные вопросы повестки дня. Возможно, кто-то из участников утвердит один документ, но не утвердит другой. При голосовании по этим вопросам каждый участник имеет число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале. Например, если у участника доля 50 процентов, то у него 50 голосов.
Избрать председателя и утвердить отчет с бухбалансом нужно большинством голосов.
Пример подсчета голосов по вопросу избрания председателя
В обществе пять участников. Общее число голосов – 5.
На собрании были все участники. За избрание председателя Иванова проголосовали 3, против – 2. Получается 3 голоса «за» – то есть большинство, которого хватит, чтобы утвердить отчет.
Пример подсчета голосов по вопросу утверждения годового отчета
В обществе пять участников с долями 5, 8, 12, 30 и 45 процентов. Общее число голосов – 100.
На собрании были все участники. За утверждение годового отчета проголосовали двое – с долями 8 и 45, против – все остальные. Получается 53 голоса «за» – то есть большинство, которого хватит, чтобы утвердить отчет.
По каждому из вопросов повестки нужно отразить результат голосования: принято или нет решение. Например: «Принятое решение: утвердить годовой отчет ООО "Ромашка"» или «Решение не принято».
По закону протокол собрания подписывают председатель и секретарь (п. 3 ст. 181. 2 ГК). Но возникает риск, что другие участники смогут оспорить решение. Дело в том, что общество не сможет подтвердить факт того, что конкретный участник общества был на собрании. Поэтому лучше, чтобы протокол подписали все участники, которые присутствовали на собрании. Такое решение труднее оспорить.
Чтобы завершить весь процесс по ежегодному собранию, направьте всем участникам общества копию протокола в течение 10 дней. Лучше это сделать заказным письмом с описью вложения – это поможет подтвердить, что собрание действительно провели.
Протокол направили. Вы не зря трудились, теперь годовые собрания участников будут простой задачей. Давайте напоследок разберем, как проводить собрание, если в обществе один участник. Спойлер: там все еще проще.
Как провести собрание, если в обществе один участник
Если в обществе один участник, то он утверждает годовые отчет и бухбаланс наравне с другими ООО. Разница в том, что участник не проводит собрание, а вместо него оформляет решение. Срок по закону такой же, как и у собрания участников: с 1 марта по 30 апреля.
Есть два требования к решению единственного участника: его нужно составить в письменной форме (ст. 39 Закона об ООО) и подтвердить у нотариуса (п. 3 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС 25.12.2019).
Решение можно составить в свободной форме. Чтобы решение было полным, укажите: Ф. И. О. и паспортные данные участника, дату и само решение.
Например, решение можно оформить так.
