2. Приемы работы с текстами

К базовым приемам работы с текстами в процессоре Word относятся следующие:

• Создание документа

• Ввод текста

• Редактирование текста

• Рецензирование текста

• Форматирование текста

• Сохранение документа

• Печать документа

Создание документа

В Word можно использовать два метода создания документа: на основе шаблона или на основе существующего документа.

Шаблон – совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документа, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов.

При создании документа на основе имеющегося документа:

1. Открывают готовый документ (Файл-Открыть)

2. Сохраняют его под новым именем (Файл-Сохранить как)

3. Выделяют в нем все содержимое (Правка-Выделить все) и удаляют его

В результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки прежнего документа. Создание документа на основе шаблона выполняется с помощью команды Файл-Создать-Общие-Новый документ. Откроется шаблон пустого документа с именем Документ1, его целесообразно сразу сохранить под своим именем. На других вкладках окна Создание документа можно выбрать шаблон Web-страниц, записок, отчетов, писем и факсов, публикаций и других документов. Шаблон имеет расширение DOT.

Сохранение документа.

Для сохранения информации в файле используем команду меню Файл -Сохранить или щелкаем на кнопке с изображением дискеты на панели инструментов. При первом сохранении появляется диалоговое окно, в котором необходимо выполнить следующее:

1. В поле «Папка» щелкнуть на кнопке раскрытия дерева ресурсов и выбрать диск и нужную папку.

3. В поле «Тип файла» уточнить тип файла.

4. В поле «Имя файла» ввести имя файла.

5. Нажать на кнопку Сохранить.

По умолчанию через заданный промежуток времени происходит автосохранение данных во временном файле. Этот файл используется для разового восстановления информации в случае сбоя. Настройка режима автосохранения происходит с помощью диалогового окна при выборе команды меню Сервис-Параметры... На вкладке «Сохранение» устанавливаем необходимые флажки.

При необходимости сохранить информацию на диске в файле с другим именем используем команду Файл - Сохранить как... (Эта команда всегда предоставляет диалоговое окно «Сохранение документа», в котором можно указать новое имя файла и его местонахождение).

Средства отмены и возврата действий - отменяется последнее действие командой меню Правка-Отменить действие или кнопкой на панели инструментов Стандартная. Такими же средствами можно вернуть действие.

Расширенный буфер обмена (Правка-Буфер обмена Office…)– может хранить до 24 объектов. Если между двумя последовательными операциями копирования не было операции вставки, то автоматически открывается Область задач в режиме Буфера обмена, которая позволяет выбрать вставляемый объект или скомпоновать их в единый объект и вставить все сразу.

Ввод специальных и произвольных символов – Если требуемый символ отсутствует на клавиатуре, то он выбирается в диалоговом окне Символ (Вставка-Символ). Если предполагается многократное использование данного символа за ним можно закрепить постоянную комбинацию клавиш или создать элемент для списка Автозамена.

Использование средств автозамены при вводе – часто повторяющиеся длинные словосочетания можно заменить короткими сочетаниями (н-р, операционная система – ос, знак «пи» писать буквами). Настройку средства Автозамена выполняют в окне Сервис-Параметры автозамены-Автозамена.

Использование тезауруса – (Сервис-Язык-Тезаурус). Тезаурус представляет собой словарь синонимов. Кроме синонимов тезаурус позволяет находить антонимы и связанные (однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. В Word имеются два режима проверки правописания: автоматический и командный. Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки в строках Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику в окне Параметры (Сервис-Параметры-Правописание). Слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические – зеленым. Чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой клавишей мыши на помеченном фрагменте. В строке состояния есть индикатор правописания, для проверки отдельного слова или предложения нужно по нему щелкнуть два раза.

Запуск командного режима выполняют командой Сервис-Правописание. Проверка начинается от местоположения курсора до конца документа.

Поиск и замена. Чтобы отыскать в тексте нужное слово, надо выполнить команду Правка-Найти, в окне поиска задаете нужный текст и нажимаете кнопку Найти далее необходимое количество раз. Можно произвести поиск по маске. Для этого применяют подстановочные знаки: * - любое количество символов, ? – один любой символ, < - начало слова, > - конец слова. Чтобы такой поиск был доступен, надо установить флажок в строке «Подстановочные знаки». Чтобы увидеть нижнюю часть окна «Параметры поиска», надо нажать кнопку Больше.

Когда надо отыскать невидимые значки (конец абзаца, табулятор, неразрывный пробел), спецсимволы (мягкий перенос, неразрывный дефис), вставленную в текст графику, сноску или примечание, надо нажать кнопку Специальный.

Замену производят на вкладке Заменить. Здесь имеется две кнопки Заменить все или Найти следующее.. Когда нужно из текста что-то удалить, Строку Заменить оставляют пустой. Чаще такой заменой пользуются для удаления спецзначков.

Кнопка Формат в окне Поиска и Замены предназначена для того, чтобы отыскать стиль, шрифтовое или абзацное оформление. После данного поиска и замены необходимо очистить строки Поиск и Замена, для этого надо нажать кнопку «Снять форматирование».

Форматирование текста. Основные приемы форматирования: настройка шрифта, управление методом выравнивания, создание маркированных и нумерованных списков, управление параметрами абзаца.

Осуществляется средствами меню Формат или панели инструментов Форматирование.

Настройки шрифта включают: выбор гарнитуры шрифта, его размер, вариант начертания, цвет символов, наличие подчеркивания, характер видоизменения. Выполняют настройку шрифта в окне Формат-Шрифт, предварительно выделив форматируемый фрагмент. Интервал между символами и смещение символов можно выполнить во вкладке Интервал.

Настройка метода выравнивания. Выбор метода выполняют кнопками на панели инструментов (по левому краю, по центру, по правому краю по ширине), либо в окне Формат-Абзац-Отступы и интервалы. В документах, выполненных на русском языке. рекомендуется выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса. Для настройки переносов в окне Сервис-Язык-Расстановка переносов надо поставить флажок в строке «Автоматическая расстановка переносов»

.

Кроме режима выравнивания в этом диалоговом окне настраивают параметры абзаца:

• величина отступа справа (от правого поля)

• величина отступа слева

• величина отступа первой строки абзаца (красной строки)

• величина интервала перед абзацем и после и межстрочный интервал

Интервалы между абзацами и отступ первой строки применяется для визуального выделения абзаца. Но комбинация этих двух стилей не допускается.

Параметры абзаца также можно настроить с помощью координатной линейки.