6.10. Система модулей Cenium

Cenium – сертифицированный дополнительный продукт в системе Navision. Это свидетельствует о том, что продукты Cenium разработаны с учетом стандартов системы Navision Financials. Navision Software является лидирующим глобальным поставщиком готовых бизнес-решений для компаний среднего бизнеса.

Navision Software имеет более 40 тыс. инсталляций по всему миру в 89 странах. Решения Navision продаются через всемирную сеть из 1000 центров решений Navision, в том числе и в России, в которых сертифицированные профессионалы обеспечивают адаптацию и внедрение решений, обучение, поддержку и обслуживание.

Интегрированная система модулей Cenium может быть использована отдельно или в комбинации для создания полного информационного пакета для гостиничного бизнеса. Таким образом, информация беспрепятственно перетекает из одного модуля в другой, обеспечивая всем пользователям одновременный доступ к системе посредством общей визуальной рабочей среды.

Офисные модули:

• контракты и выделение номеров;

• мероприятия;

• уборка номеров;

• ремонт;

• состояние номеров;

• журнал действий пользователя;

• расписание работы;

• отчет по комиссионным;

• отчеты службы размещения;

• иммиграционные документы;

• тарифы;

• управленческая информация;

• журнал финансовых операций;

• продажи и дебиторская задолженность;

• управление контрактами;

• покупки и документы к оплате;

• управление запасами;

• ресурсы;

• рабочие места;

• основные фонды;

• управление персоналом;

• платежные ведомости и т.д.

Модули службы размещения:

• бронирование;

• группы;

• поселение;

• поэтажный план;

• журнал начислений.

Дополнительные модули:

• централизованное бронирование;

• бронирование через Интернет;

• конференции и банкеты.

Интерфейсы:

• системы платного телевидения;

• системы телефонной связи;

• системы дверных замков;

• системы пунктов продажи (POS).

Рассмотрим некоторые модули подробно.

Модуль доходности и загрузки по номерному фонду. Модуль позволяет на основании данных о продажах и выручке проанализировать доходность и реализацию номеров гостиницы.

Данные могут быть получены за день, неделю, месяц, квартал и год. Можно отфильтровать данные по типам номеров и видам оплаты. Совместно используя модуль доходности и загрузки, а также модуль статистики по номерному фонду, вы имеете возможность произвести комплексный и многосторонний анализ функционирования вашей гостиницы.

Помимо данных о числе номеров, продаж и выручке, вычисляются следующие показатели:

• средняя стоимость номера;

• средний доход от номера;

• реализованная доходность;

• процент загрузки по продажам и др.

Данные могут быть легко экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Цветовая кодировка поэтажного плана отеля облегчает просмотр текущего состояния номеров на каждом этаже. На плане имеется доступ к наиболее часто используемым функциям системы. Его назначение – предоставить пользователю динамическое состояние гостиничных номеров и обеспечить легкий доступ к функциям, необходимым для работы. С помощью плана можно получить точную информацию о текущем состоянии гостиничных номеров за любой день; доступ ко всем операционным функциям системы. Цветовая кодировка кнопок отражает состояние каждого номера и предоставляет информацию о выезжающих из гостиницы сегодня, завтра или в последующие дни. Общая компоновка поэтажного плана может быть выполнена в полном соответствии с реальным положением номеров на этаже.

Модуль «Просмотр». С помощью модуля можно производить следующие операции:

• моментальный синхронный просмотр состояния всех номеров на этаже;

• отслеживание состояния номеров при изменении даты. Регистрация прибывающих гостей осуществляется с помощью функции «Заезд». При этом имеется возможность вносить изменения в карточку гостя;

• вводить и отображать на плане комментарии по гостю (обозначено специальным символом);

• производить полный обзор проживающих гостей, выделенных номеров и списка заезжающих.

Специальные характеристики модуля включают:

• визуальный контроль за состоянием номеров;

• чистые (грязные), забронированные, занятые (свободные), освободившиеся;

• доступность к функциям, связанным с гостем или номерами;

• вызов непосредственно журнала начислений и начисление суммы за оказанные услуги;

• контроль за своевременной оплатой выставленных счетов.

Модуль «Статистика». Он предоставляет возможность проанализировать и спрогнозировать состояние номерного фонда за любой период времени и по любому типу номеров. Он содержал следующую информацию:

• всего номеров;

• номера к продаже;

• ремонтируемые и служебные номера;

• занятые номера;

• процент загрузки и др.

При нажатии кнопки «Детально» можно получить дополнительную информацию

• о текущем заезде/выезде, предполагаемом заезде, подтверждении заезда, гарантированном заезде;

• лист ожидания;

• все данные по бронированию и др.

В этом модуле реализована функция сохранения статистических данных по функционированию гостиницы за текущий день. Статистические данные могут быть экспортированы в Microsoft Excel для последующего анализа и обработки.

Модуль «Управление рестораном». Это полностью интегрированная область приложения системы Navision Financials, включающая в себя две гранулы: «Производство ресторана» и «Обслуживание ресторана».

К основным возможностям модуля можно отнести:

• полную интеграцию с модулями «Финансы», «Покупка», «Поставщики», «Продажа», «Клиенты», «Склад», «Управление номерным фондом гостиницы», «Персонал», «Зарплата»;

• возможность как совместного, так и раздельного использования гранул;

• возможность модификации и расширения модуля управление рестораном как в информационной, так и функциональной части.

Модуль «Производство ресторана». Модуль позволяет:

• вести информацию по рецептуре блюд, их технологическим картам и калькуляционным карточкам;

• создавать план-меню;

• автоматизированно формировать требования на склад и в кладовую по поставке товаров на кухню;

• автоматизированно формировать документы по перемещению товаров;

• осуществлять предварительный просмотр расходов сырья и товаров при изготовлении заданного количества готовой продукции;

• проводить учет товарных потерь из-за естественной убыли продуктов;

• вести информацию по хранению и перемещению товаров, тары, стеклотары, посуды и приборов между материально ответственными лицами;

• вести учет потерь товаров вследствие боя, лома, порчи и т.п.

Модуль «Обслуживание ресторана». Модуль предназначен:

• для ведения информации по залам, столикам ресторана и кафе;

• просмотра плана залов;

• заказа блюд посетителям ресторана по плану-меню;

• формирования заявки на кухню на изготовление блюд, заказанных клиентом ресторана;

• предварительного бронирования столика;

• анализа посещаемости ресторана;

• ведения базы данных по VIP-клиентам;

• возможности передачи данных по сумме сделанного заказа в модуль «Управление номерным фондом гостиниц» для включения в общий счет клиента.

Модуль «Контракты/выделение номеров». Модуль позволяет вносить и отображать всю информацию, касающуюся контрактов на проживание, клиентов и выделения им номеров различных типов.

В окно «Контракты» заносятся все условия и детали контрактов на проживание, такие, как:

• туроператор и его адресные данные;

• контактные лица;

• временные ограничения и т.д.

У вас всегда есть возможность получать полную оперативную информацию по контрактам с различными туроператорами и турагентствами. Система автоматически устанавливает стоимость номеров в соответствии с соглашением с контрагентом для гостей, поселяющихся по контракту. Система работает с контрактами как с выделением номеров, так и без него.

Система обеспечивает выделение по каждому типу номеров, имеющихся в наличии на конкретный период и позволяет автоматически осуществлять подсчет комиссионных по различным типам контрактов с турагентами и туроператорами.

Модули «Централизованное бронирование» и «Бронирование через Интернет». Система централизованного бронирования – оптимальное решение для гостиничных цепочек. Она позволяет собирать распределенную информацию по номерному фонду нескольких гостиниц единой цепочки. Система также позволяет разрывать соединения между машиной-шлюзом Интернета и сетью предотвращения внедрения внешних абонентов в базу данных.

Централизованное бронирование включает: информацию по бронированию номерного фонда любой из гостиниц цепочки, доступную любому числу пользователей, имеющих доступ в Интернет. Доступ осуществляется через машину-шлюз, которая предоставляет информацию, соответствующую уровню доступа; многостороннюю связь. Каждая гостиница может сохранять информацию о состоянии номерного фонда в сети, либо она может быть сохранена локально.

Система централизованного бронирования обеспечивает фильтрацию и отправку только необходимой информации каждой гостинице, осуществляет централизованное управление бронированием и тарификацией в рамках всей цепочки.

Машина-шлюз Интернета. Она работает постоянно с Cenium. Все заявки по бронированию, поступающие через Интернет, обрабатываются и автоматически заносятся в базу данных.

Бронирование через Интернет в Cenium основано на фактической занятости номеров гостиниц цепочка. И поэтому нет необходимости в телефонных переговорах, отправке факсов и электронной почты. Машина-шлюз постоянно проверяет базу данных гостиницы на предмет текущей занятости номеров.

Управление бронированием может быть индивидуальным и групповым. Бронирование позволяет проводить:

• легкую фильтрацию данных по бронированию во всех связанных с данной операцией полях;

• быструю выписку гостей с формированием документов окончательного расчета.

В маркетинговую информацию по брони необходимо включать следующие данные:

• источник поступления брони, использование рекламной информации по гостинице, территориальные данные по гостю;

• коды расценок, корпоративные расценки;

• тарифицирование пакета услуг, использование гибкой системы тарифов и скидок;

• автоматическое проставление суммы выбранного тарифа с возможностью ручной коррекции;

• быстрый и удобный поиск разнообразной информации;

• возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей при поселении на место;

• автоматическое выделение номеров при бронировании группы;

• различные приоритеты бронирования на листе ожидания;

• разделение счетов между гостями или гостем и компанией;

• просмотр стоимости номеров по тарифам;

• автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей;

• определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;

• отметка и связь с карточкой турагентства по данному бронированию;

• создание структуры автоматического перенаправления начислений;

• возможность ограничения отображения тарифа за номер при распечатке счетов гостей;

• хранение примечаний по бронированию.