3 БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ

3.1 Организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе

С 01.01.2012 г. вступило в силу Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», которое распространяется и на индивидуальных предпринимателей.

Как разъяснено в письме ФНС от 21.12.2011 № АС-4-2/21794@ «О вступлении в силу нового порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», с 01.01.2012 индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций, определенный Положением № 373-П, в том числе:

– определять лимит остатка наличных денег;

– хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег;

– оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002;

– обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

– вести кассовую книгу 0310004.

В пункте 4.4 Положения № 373-П установлен порядок выдачи наличных денежных средств под отчет. Согласно этой норме подотчетное лицо - это работник, которому выданы под отчет наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

В соответствии с пунктом 1.11 Положения № 373-П индивидуальным предпринимателем самостоятельно утвержден порядок проведения мероприятий по обеспечению сохранности наличных денег, по их хранению и транспортировке, а также по проведению проверок их фактического наличия [23].

Как любое предприятие предприниматель для осуществления расчетов наличными деньгами имеет кассу.

Касса - подразделение выполняющее операции с наличными деньгами и другими ценностями, а также сами наличные деньги и денежные документы, находящиеся на хранении в этом подразделении, предназначенные на текущие повседневные расходы предпринимателя.

В целях соблюдения порядка ведения кассовой дисциплины, для совершения кассовых осуществлено:

– Сделан расчет лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы – это предельно допустимая сумма наличных денежных средств, которая может остаться в кассе в конце рабочего дня;

– Издан приказ (распоряжение) (приложение М), в котором указан лимит остатка наличности, место совершения кассовых операций, место хранения наличных денег, лицо, ответственное за ведение кассовых операций - кассир, разработана должностная инструкция кассовому работнику.

– Заполняются приходные и расходные кассовые ордера при совершении операций.

– На израсходованные денежные средства, выданные под отчет, составляются авансовые отчеты.

– Ведется кассовая книга. Порядок заполнения описан в главе 5 Положения 373-П.

В кассовую книгу записываются все приходные и расходные ордера текущего дня. В конце дня выводится остаток наличных денег. Он не должен превышать остатка лимита кассы. Исключение составляют лишь дни выплаты зарплаты (5 дней) и выходные дни банка. Если сумма остатка кассы больше лимита, то все сверхлимитные средства сдаются в банк.

Индивидуальный предприниматель в своей деятельности учитывает Указание Банка России 28.04.2008 № 2003-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу индивидуального предпринимателя» о недопустимости расчетов наличными денежными средствами свыше 100 тыс. рублей по одному договору [24].

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возложен на налоговые органы. В соответствии с приказом Министерства Финансов Российской Федерации №133н от 17.10.2011 «Об утверждении административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственных функций по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей», вступающим в силу с 19 февраля 2012 года.

Нарушение положений законодательства (статья15.1 Кодекса об административных правонарушениях) влечет за собой наложение на предпринимателя (как должностного лица) штрафа в размере от 4 тыс.руб. до 5 тыс.руб.:

– за превышение расчетов наличными деньгами свыше 100 тыс.руб.;

– за не оприходование (полное или частичное) наличных денег в кассу (в т.ч. не составление приходных и расходных ордеров и отсутствие кассовой книги);

– сверхлимитные остатки, а так же несоблюдения правил хранения денежных средств.

Кассир для ведения кассовых операций снабжен печатью, содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Одновременно с ведением кассовой документации индивидуальный предприниматель использует контрольно- кассовую технику в соответствии с законодательством РФ (ст. 5 Закон № 54-ФЗ) [25].

Кассовая техника зарегистрирована в в налоговой инспекции, предварительно заключив договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно кассовых машин с уполномоченным (зарегистрированным органами исполнительной власти) центром технического обслуживания (приложение Н). При осуществлении наличных денежных расчетов используется исправная кассовая машина, опломбированная в центре технического обслуживания и поставленная на учет в налоговой инспекции имеет фискальную память и используется в фискальном режиме [26].

Кассовый аппарат обеспечивает надлежащий учёт денежных средств при проведении наличных расчетов.

В момент оплаты, выдается каждому покупателю чек, распечатанный кассовой машиной.

Обеспечивается беспрепятственный доступ инспекторам для проведения налоговых проверок, предоставляется по требованию, необходимая кассовая документация. Осуществляется корректировка информации в фискальной памяти (при регистрации и перерегистрации контрольно кассовых машин), замена накопителей фискальной памяти, в присутствии уполномоченного налогового инспектора.

Пример 3

В октябре 2012 г. у предпринимателя на контрольно кассовую машину АС-100 произошло заполнение фискальной памяти. Дальнейшая работа на кассовой технике с заполнением фискальной памяти не возможна, т.к. кассовый чек в таком случае не формируется. ИП Кузнецовым была предоставлена кассовая машина в налоговый орган и центр технического обслуживания для снятия показателей фискальной памяти для замены на новую.

Снятие фискальной памяти оформлено актом №421004067395 от 02.10.12 (приложение П).

3.2 Лимит кассы

Предприниматель обязан хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита не допускается, за исключением случаев выплаты заработной платы, выплат социального характера (пункт 1.4,1.5 Положения № 373‑П) [23].

Расчет лимита остатка наличных денег осуществляется в соответствии с приложением к Положению № 373‑П. Порядок определения лимита зависит от наличия у предпринимателя поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (приложение Р).

Лимит определяется по следующей формуле 1:

L = , (1)

где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары;

Р – расчетный период, определяемый предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары в рабочих днях; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней;

N_c – период времени между днями сдачи в банк предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары.

Пример 4

За период с 21.01.2013 - 03.02.2013 гг. была получена и сдана выручка в размере 2143354 руб. Данные приведены в таблице 16.

Таблица 16 – Объем выручки за период с 21.01.2013-03.02.2013 гг.

Дата	Сумма руб.
21.01.2013	330563
22.01.2013	113500
23.01.2013	208000
24.01.2013	160000
28.01.2013	418810

Дата	Сумма руб.
29.01.2013	210000
30.01.2013	260000
31.01.2013	310000
01.02.2013	132481
Итого	2143354

Расчетный период составляет 10 рабочих дней, период времени между сдачей в банк предпринимателем наличных денег, поступивших за товары равен 1 дню.

L =

Лимит остатка наличных денег в кассе ИП Кузнецова С.А. равен 214000 руб.

3.3 Договор о полной материальной ответственности

Обязанность заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности прописана в нормативных документах высшего уровня, а именно в статье 244 трудового кодекса Российской Федерации и Постановлении № 85, поэтому с кассиром такой договор заключен в двухстороннем порядке (приложение С) [4].

На основании договора о материальной ответственности кассир несет полную материальную ответственность:

– за сохранность принятых им ценностей;

– за ущерб, причиненный как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то взыскание с виновного производится по распоряжению предпринимателя (которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба).

До принятия решения в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (статья 247 трудового кодекса Российской Федерации).

При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.

Кроме того, на предпринимателя возлагается обязанность по обеспечению:

– сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также по проведению проверок фактического наличия наличных денег (пункт 1.11 Положения № 373‑П);

– недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, а также сдаче в банк свободных денежных средств (пункт 6.1 Положения № 373‑П).