3.7 Поступление и списание денежных средств

К поступлению денежных средств в кассу предпринимателя относятся:

– поступление денежных средств от покупателей в кассу (за реализованный товар);

– возврат наличных денег, выданных ранее под отчет работнику.

Порядок приема наличных денег прописан в главе 3 Положения № 373‑П, согласно которого предприниматель проводит прием наличных денег, в том числе от работников, по приходным ордерам [23].

Кассир при получении приходного ордера проверяет наличие подписи главного бухгалтера подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы их вноситель мог наблюдать за действиями кассира. После этого кассир сверяет сумму фактически принятых наличных денег с суммой, указанной в приходном ордере.

При соответствии указанных сумм кассир подписывает приходный ордер и квитанцию к нему, а также проставляет в данной квитанции оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции, и отдает ее вносителю денег в качестве подтверждения их приема.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном ордере, кассир вправе (пункт 3.2 Положения № 373‑П):

– предложить вносителю наличных денег до внести недостающую сумму;

– возвратить излишне вносимую сумму.

Если вноситель наличных денег отказался до внести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру для оформления приходного ордера на фактически вносимую сумму наличных денег [23].

Пример 4

10.01.2013 по накладной № АБ-00019850 был отпущен товар покупателю ИП Щекотов А.В. на сумму 16325 р. 27 к.

Кассиром ИП Кузнецова С.А. оформлен приходный кассовый ордер № АБ-00000059 на поступление денежных средств за реализованный товар в сумме 16325 р. 27 к. Бухгалтерская запись в учете: Дебет 50.01 Кредит 62.01, 62.02 – оприходованы денежные средства от покупателя за товар (приложение У).

Пример 5

17.01.2013 по расходному кассовому ордеру № АБ-00000062 сотруднику Космынину В.А. были выданы денежные средства под отчет на покупку запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 5000 руб.

18.01.2013 данный сотрудник возвращает неизрасходованные денежные средства в сумме 5000 руб. в кассу предпринимателя.

Кассир приходует возврат наличных денег, выданных ранее под отчет работнику по приходному кассовому ордеру № АБ-00000094 от 18.01.2013 и автоматически сделана запись в учете, которая представлена в таблице 18.

Таблица 18- Типовая корреспонденция выдачи денежных средств под отчет

Содержание операций	Сумма	Дебет	Кредит	Документ
Выдача денежных средств под отчет	5000	71.01	50.01	Расходный кассовый ордер №АБ-00000062
Оприходован возврат денежных средств, выданных ранее под отчет работнику	5000	50.01	71.01	Приходный кассовый ордер №АБ-00000094

К операциям, оформляемым расходными кассовыми ордерами относятся:

– выдача наличных денег для сдачи в банк на расчетный счет (основание «выручка от проданных продуктов для зачисления на расчетный счет в банке»);

– выдача наличных денег под отчет работнику на основании личного заявления (в произвольной форме с разрешающей подписью предпринимателя, с указанием суммы, срока использования, даты) на нужды предпринимательской деятельности;

– выдача наличных денег самому предпринимателя для личного использования (основание «выдача предпринимателю денежных средств на личные нужды»);

– выдача средств предпринимателю для осуществления предпринимательской деятельности на конкретные нужды (основание «выдача средств предпринимателю за оплату услуг (закупку товара)»).

В соответствии с пунктом 4.1 Положения № 373‑П выдача наличных денег под отчет на расходы проводится по расходным ордерам, а также по расчетно-платежным ведомостям (форма 0301009) и платежным ведомостям (форма 0301011) в отношении выплат заработной платы, стипендий и иных социальных выплат [23].

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в кассовом документе, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир проверяет наличие в кассовых документах подписей руководителя, главного бухгалтера, руководителя и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, а также иную информацию.

Согласно пункта 4.2 Положения № 373‑П при выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном ордере. Так же проверяются фамилия, имя, отчество доверителя, указанные в доверенности и соответствие указанных в доверенности и расходном ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица.

В качестве доверителя и представителя, могут выступать физические лица, организации.

Срок действия доверенности на получение денег не может превышать трех лет. Если срок не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (пункт 1 статьи 186 гражданского кодекса Российской Федерации).

Обязательным реквизитом является дата ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (пункт 1 статьи 186 гражданского кодекса Российской Федерации) [14].

С учетом требований законодательства, а также основных правил нотариального делопроизводства образец доверенности на получение денег должен содержать:

– место действия доверенности;

– дату совершения (число, месяц, год) прописью;

– подробные данные физических лиц (представителя и представляемого) – фамилия, имя, отчество, их даты рождения и место регистрации и фактического проживания, реквизиты документов, удостоверяющих их личность;

– подробная информация о юридическом лице (представителя и представляемого)

– полное наименование, сведения о его государственной регистрации, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес и адрес фактического места нахождения, место нахождения руководящего органа, для иностранных юридических лиц - сведения об аккредитации;

– сведения о представителе юридического лица (основание полномочий, фамилия, имя, отчество, возможно - дата рождения и место постоянного жительства или преимущественного пребывания, реквизиты документа, удостоверяющего его личность);

– перечень передаваемых полномочий. Доверенность на получение денег должна содержать указание на то, какие действия может совершать доверитель в рамках выданной доверенности (например, расписываться за доверителя или совершать иные действия, предусмотренные законом);

– срок действия доверенности на получение денег. Если указание на срок отсутствует, то доверенность действует в течении одного года со дня ее написания. Лицо, выдавшее доверенность на получение денег может в любое время отменить ее, а лицо, которому доверенность выдана - может в любое время от нее отказаться;

– подпись физического лица, доверителя с расшифровкой;

– подпись руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с указанием должностного положения;

– печать юридического лица, выдающего доверенность.

Объем передаваемых полномочий определяет доверитель в тексте доверенности на получение денег.

Обязательно необходимо присутствие указания места и даты написания доверенности. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна [14].

Доверенность на получение денег подлежит удостоверению. Удостоверить такую доверенность может нотариус. Доверенность на получение заработной платы, пенсий, пособий, стипендий и иных выплат может удостоверить организация, в которых доверитель учится или работает, жилищно-эксплуатационная организация по месту жительства доверителя и администрация лечебного учреждения, если доверитель находится на излечении.

В расчетно-платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному ордеру.

В случае выдачи наличных денег юридическим лицом по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем.

Заверенная копия доверенности прилагается к расходному ордеру. Оригинал доверенности хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному ордеру.

При выдаче наличных денег по расходному ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, пересчитывает ее перед получателем и передает получателю наличных денег. Получатель в свою очередь обязан собственноручно указать получаемую сумму наличных денег в расходном ордере и подписать его. Получатель наличных денег не может предъявить кассиру претензии по сумме наличных денег, если он не пересчитал их под наблюдением кассира (пункт 4.3 Положения № 373‑П) [23]. После выдачи наличных денег по расходному ордеру кассир подписывает его.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в ведомостях. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты (пункт 4.6 Положения № 373‑П) [23].

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный ордер 0310002, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, закупку товара производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предпринимателя, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо. На израсходованные денежные средства, выданные под отчет, составляется авансовый отчет.

При необходимости получения денег работниками организации или предпринимателем на нужды предпринимательской деятельности денежные средства выдаются под отчет. Расходный кассовый ордер в таком случае оформляется по заявлению работника, на котором должна стоять подпись руководителя и его собственноручная надпись относительно выдаваемой суммы, а также дата выдачи.

Подотчетное лицо предъявляет авансовый отчет главному бухгалтеру в течение трех рабочих дней с момента истечения срока, на который деньги были выделены. Предприниматель устанавливает срок для проверки авансового отчета главным бухгалтером [28].

Пример 6

21.01.2013 кассир, подсчитав всю выручку в кассе предпринимателя, оформила расходный кассовый ордер № АБ-0000011 на сумму 330563 руб. (приложение Ф). Данные денежные средства были сданы в ОАО «Россельхозбанк» и оформлены как выручка. В кассе ИП Кузнецова сделана следующая проводка: Дебет 51 Кредит 50.01– сдана выручка в банк

Пример 7

ИП Кузнецов С.А. занимаясь оптовой торговлей, является постоянным участником проводимых ярмарок в качестве оптового поставщика продуктами питания. Поэтому необходимость посещения ярмарок связана с поиском новых производителей продукции. На данные мероприятия выезжают менеджеры отдела закупок для заключения договоров поставки от лица ИП Кузнецова С.А.

Для направления сотрудника в командировку предприниматель выдает служебное задание, издает приказ о направлении работника в командировку в котором указываются срок, цель и источник финансирования командировки.

Сотрудник предоставляет заявление о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс. На основании перечисленных документов выписывается командировочное удостоверение, в котором так же указываются:

– фамилия, имя, отчество и должность работника;

– место назначения командировки;

– цель командировки;

– срок командировки без учета времени нахождения в пути;

– отметка о выбытии.

17.01.2013 менеджер отдела закупок И.Н. Ачкасова была направлена в служебную командировку. На основании заявления ей выданы денежные средства на командировочные расходы в сумме 15000 руб. по расходному кассовому ордеру № АБ-00000102 от 17.01.2013. При возвращении из нее 19.01.2013 сотрудник представила в бухгалтерию авансовый отчет № 1 (приложение Х). К нему она приложила авиационный билет на сумму 5780 руб. и чек контрольно-кассовой машины на оплату услуг гостиницы на сумму 6720 руб.. Оставшуюся сумму неиспользованных командировочных И.Н. Ачкасова вернула в кассу предпринимателя в тот же день по приходному кассовому ордеру № АБ-00000060 в размере 2500 руб.. В бухгалтерском учете проводки представлены в таблице 19.

Таблица 19 – Типовая корреспонденция выдачи денежных средств на командировочные расходы

Содержание операций	Сумма	Дебет	Кредит	Документ
Выданы денежные средства на командировочные расходы	15000	71.01	50.01	расходный кассовый ордер № АБ-00000102 от 17.01.2013
Возврат остатка денежных средств, выданных под отчет	2500	50.01	71.01	приходный кассовый ордер № АБ-00000060 от 19.01.2013

3.8 Инвентаризация денежных средств

В целях организации порядка кассовой дисциплины предпринимателем или главным бухгалтером проводятся плановые и внезапные ревизии кассы.

Ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля у индивидуальных предпринимателей. Согласно пункта 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Центральным Банком Российской Федерации 12.10.2011 № 373-П, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег [23].

В Законе № 402 ФЗ определена лишь обязанность проведения инвентаризации. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются индивидуальным предпринимателем самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации.

Изменена дата отражения инвентаризации в учете.

В соответствии с новым законом выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета корректируют учетные данные в периоде проведения инвентаризации.

Индивидуальный предприниматель ревизию кассы производит ежемесячно – утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственное лицо. Кроме этого, периодически проводит внезапные ревизии кассы.

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержден приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 [29].

Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.

Комиссией, назначенной приказом предпринимателя, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой от­четности.

Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе предпринимателя, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются.

Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих предпринимателю, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Для производства ревизии кассы приказом индивидуального предпринимателя назначается комиссия, которая составляет акт. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15.

Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 [27].

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а предприниматель по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход предпринимательской деятельности следующей бухгалтерской проводкой:

Д-т 50 Касса К-т 91 Прочие доходы и расходы.

В случае выявления недостачи, суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В бухгалтерском учете предпринимателя составляются проводки, приведенные в таблице 20.

Таблица 20 – Типовая корреспонденция по результатам ревизии денежных средств в кассе

Содержание операций	Дебет	Кредит
Оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы	50.1	91.1
Выявлена недостача денежных средств в кассе	94	50.1
Выявленная в кассе недостача отнесена на кассира	73.2	94

Пример 7

Бухгалтерией при сверке расчетов с покупателями за 2012 г. были выявлены расхождения в платежах.

ИП Кузнецовым С.А. издан приказ на проведение внезапной ревизии кассы, для выявления фактического остатка денежных средств и создана комиссия, в состав которой вошли: главный бухгалтер; бухгалтер по расчетам; менеджер по закупам; кассир.

При инвентаризации проверены следующие документы:

– кассовая книга и отчеты кассира;

– приходные и расходные кассовые ордера;

– журнал регистрации доверенностей;

– журнал по депонентам;

– книга регистрации платежных ведомостей;

– оправдательные документы, на основе которых проведены кассовые операции.

Проведение инвентаризации кассы начато с расписки кассира о том, что все приходные и расходные документы по кассе переданы бухгалтерии и сданы комиссии, поступившие в кассу наличные полностью оприходованы, а выбывшие - отражены как расход. Одновременно с проверкой документального оформления операций и обоснованности расходования наличных, проведен фактический подсчет денежных купюр и монет в кассе, а также проверено наличие ценных бумаг и денежных документов.

После пересчета всей денежной наличности в кассе бухгалтером были сравнены фактические данные и остатки по бухгалтерскому учету. В результате выявлен излишек в сумме 200 руб. фактический остаток больше учетного: Дебет 50 Касса Кредит 91 Прочие доходы и расходы.

Результат проведенной ревизии оформлен актом инвентаризации наличных денежных средств №ИНВ-15. Акт составлен в двух экземплярах с содержанием: фактических и учетных данных по денежным средствам; объяснения кассира по выявленным излишкам в кассе; заключение руководителя по итогам инвентаризации. Акт подписан комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передан кассиру, другой – сдан в бухгалтерию (приложение Ц).

82