Praktika_2_Access

ПРАКТИКА №4

Включите компьютер. Загрузите Access. В меню ФАЙЛ команда ОТКРЫТЬ созданную Вами БД.

Объект ЗАПРОСЫ

СОЗДАЙТЕ ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ, в котором на экран должен выводиться состав одной группы. Для этого:

1. откройте вкладку ЗАПРОСЫ (рисунок 1)

Рисунок 1 Создание запросов

2. выберете двойным щелчком СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА;

3. в появившемся окне в ячейке ТАБЛИЦЫ/ЗАПРОСЫ выберите из раскрывающегося списка таблицу СТУДЕНТ;

4. перенесите все поля из окна ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ в окно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ (Рисунок 2);

1. Выбор таблицы

2. Выбор соответствующих полей

3. подтверждение выбора

Рисунок 2 Создание запросов с помощью мастера

5. нажмите кнопку ДАЛЕЕ. Выводить надо все поля, поэтому еще раз нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

6. в появившемся окне (рисунок 3) введите имя запроса ГРУППА, нажмите кнопку ГОТОВО. На экране появится таблица с данными запроса.

Рисунок 3 Имя запроса

Редактировать созданный запрос ГРУППА можно с помощью конструктора. Например, упорядочим список студентов по фамилии.

7. открыть запрос ГРУППА в режиме КОНСТРУКТОРА (рисунок 4): выделить требуемый запрос и нажать кнопку КОНСТРУКТОР.

Рисунок 4 открытие Конструктора для запроса ГРУППА

В появившимся окне (рисунок 5): в столбце ФАМИЛИЯ и в строке СОРТИРОВКА выбрать по возрастанию. Закрыть конструктор, сохраняя изменения.

Рисунок 5 Конструктора для запроса ГРУППА

Создать запрос ГРУППА можно было и с помощью конструктора.

Access поддеpживает специальный тип итоговых запpосов, называемый перекрестным. Перекрестный запрос выводит вычисленные значения как функцию от существующих полей.

СОЗДАЙТЕ ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС о среднем балле в группах по дисциплинам. Необходимо сформировать запрос, в котором были бы поля НОМЕР ГРУППЫ, НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и ОЦЕНКИ. Для этого:

1. выберете двойным щелчком СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА;

2. добавьте таблицы: СТУДЕНТЫ, ДИСЦИПЛИНЫ, ОЦЕНКИ;

3. В окне КОНСТРУКТОРА перетащите поля НОМЕР ГРУППЫ, НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, ОЦЕНКИ в столбцы конструктора (рисунок 6)

Рисунок 6 создание запроса ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ

4. Закройте конструктор, сохраняя изменения и введя имя запроса: ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ.

Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:

5. На вкладке ЗАПРОСЫ нажмите кнопку СОЗДАТЬ;

6. Выберите ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС (рисунок 7) и нажмите кнопку OK;

Рисунок 7 создание нового запроса

7. Щелкните по ячейке ЗАПРОСЫ, выберите ДИСЦИПЛИНЫ ОЦЕНКИ ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ (Рисунок 8);

1. Выберете запросы

2.выберете нужный запрос

3. подтвердите выбор

Рисунок 8 создание перекрестного запроса

8. Для заголовков строк выберите поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ;

9. Для заголовков столбцов выберите поле НОМЕР ГРУППЫ и нажмите кнопку ДАЛЕЕ (Рисунок 9)

Рисунок 9 Выбор строк и столбцов

10. Выберите функцию AVG, т.е. среднее значение и нажмите кнопку ДАЛЕЕ(рисунок 10)

Рисунок 10 выбор функции.

11. Введите название запроса СРЕДНИЕ ОЦЕНКИ и нажмите кнопку ГОТОВО. Откроется таблица перекрестного запроса.

12. Обратите внимание на то, что Access создает еще итоговое значение средних оценок по дисциплинам;

13. Закройте таблицу запроса.

Объект ФОРМА

Создайте форму с помощью мастера формы.

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Объект ОТЧЕТ

Перед тем как создать отчет следует подготовить запрос:

1. На вкладке ЗАПРОСЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;

2. Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажать кнопку OK;

3. Из таблицы СТУДЕНТЫ выбрать поля ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, НОМЕР ГРУППЫ, из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ выбрать поле НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ, из таблицы ОЦЕНКИ выбрать поле ОЦЕНКИ и нажать ДАЛЕЕ;

4. Нажать еще раз кнопку ДАЛЕЕ;

5. Ввести название запроса СЕССИЯ и нажать кнопку ГОТОВО;

6. Закрыть запрос.

Для создания ИТОГОВОГО ОТЧЕТА выполните следующее:

1. На вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ;

2. Выбрать МАСТЕР ОТЧЕТОВ, из раскрывающегося списка выбрать запрос СЕССИЯ;

3. Выберите все поля запроса и нажмите ДАЛЕЕ(Рисунок 11)

Рисунок 11 выбор полей для отчета

4. Тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому нажмите ДАЛЕЕ;

5. Добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне НОМЕР ГРУППЫ и перенеся его в правое окно (Рисунок 12), нажмите ДАЛЕЕ;

Рисунок 12 Группировка по номеру

6. Нам надо вычислять средний балл, поэтому нажмите кнопку ИТОГИ, поставьте галочку в ячейке поля AVG (это функция вычисляет среднее) и нажмите OK(Рисунок 13);

Рисунок 13 Выбор функции

7. Сортировка не требуется, т.к. данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен. Поэтому нажмите ДАЛЕЕ;

8. Выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, т.к. он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные, хотя это дело вкуса. Нажмите ДАЛЕЕ;

9. Выберите стиль отчета и нажмите ДАЛЕЕ;

10. Введите название отчета ИТОГИ СЕССИИ нажмите ГОТОВО.

6