Содержание
ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 История использования архивных документов
1.1.1 Организация использования архивных документов в дореволюционный период
1.1.2 Использование архивных документов в советский период
1.1.3 Использование архивных документов в постсоветский период
1.2 Современная нормативная регламентация использования архивных документов
1.3 Направления и цели использования архивных документов
2 АНАЛИЗ ФОРМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами
2.1.1 Исполнение запросов
2.1.2 Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности
2.2 Представление документов пользователям для исследований в читальном зале
2.3 Экспонирование документов на выставках
2.4 Использование архивных документов в средствах массовой информации
2.5 Организация информационных мероприятий
2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование
2.7 Публикационная деятельность архива
2.7.1 Типы, виды и формы публикаций документов
2.7.2 Организация подготовки документальных публикаций
3 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ АОГУ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации [20].
Использование архивной информации - один из основополагающих аспектов архивной деятельности. Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации понятие использования архивных документов трактуют следующим образом: «применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства» [7].
Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования [1].
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей [20].
Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов -- вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации [17].
Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну [12].
На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение. Так, совершенствование структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.
В связи с этим целью данной курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
изучить теоретические основы использования архивных документов, а также состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;
подробно охарактеризовать каждую из форм использования архивных документов;
исследовать специфику использования архивных документов в Государственном архиве Астраханской области;
на основе всего вышеизложенного сделать вывод о значимости всестороннего использования документального богатства нашей страны.
1 Теоретические основы организации использования архивных документов
1.1 История использования архивных документов
1.1.1 Организация использования архивных документов в дореволюционный период
Много веков насчитывает история архивов нашей страны.
Появление письменности сыграло огромную роль в развитии человеческого общества.
Письменные документы в Древнерусском государстве были распространенным явлением. Многочисленные находки надписей на пряслицах, сапожных колодках, а также берестяные грамоты XI-XII вв. являются подтверждением широкого распространения грамотности. В результате деятельности великокняжеского двора и таких должностных лиц, как «печатник» (хранитель княжеской печати), «металник» (исполнял обязанности секретаря на суде) и «писец», возникали документы, отлагавшиеся в казне. На местах административные и судебные функции выполняли «посадники». В процессе их деятельности также отлагались документы. В городах архивы помещались в храмах. Большие комплексы документов складывались в церковных учреждениях и монастырях.
Документы имели большое политическое значение, в них фиксировались феодальные отношения, взаимодействие с другими странами.
Широко использовались документы в летописании. Летописцы в процессе работы привлекали народные предания, воспоминания очевидцев, документы великокняжеского архива, церквей, монастырей [13].
В Древнерусском государстве шло накопление, хранение и использование многочисленных документов. С XII века стали быстро развиваться производительные силы, что привело к возрастанию значения документов. Вновь образовавшиеся княжества стали наследниками письменных материалов Древнерусского государства. Осуществляя внутренние и внешние функции, они также порождали новые документы. Князья закрепляли жалованными грамотами право феодалов на захваченные земли. Создавались документы в процессе княжеского суда и управления (судебные протоколы, приговора и др.).
Расширились связи с иностранными государствами, заключались торговые и мирные договора. Борьба между феодальными княжествами тоже приводила к заключению договоров, которые фиксировались в грамотах. Документально оформлялось приглашение князей на княжение, в грамотах излагались условия, на которых тот или иной князь приглашался.
Накапливались материалы и у светских феодалов. Это были акты о купле-продаже, о денежных займах, об обмене землями, духовные завещания и др.
Письменные документы в этот период являлись средством укрепления феодального землевладения, использовались в междукняжеских и внешних сношениях. В случае земельных тяжб между землевладельцами прибегали к помощи письменных источников, претенденты на княжеские столы часто аргументировали свои права документами.
Архивные документы сыграли важную роль в борьбе Московского княжества за создание русского централизованного государства. После присоединения удельных княжеств в Москву перевозились и их архивы. Концентрация документов в Москве имела большое значение наряду с другими мерами по государственной централизации, укреплению аппарата власти, ликвидации феодальной раздробленности [13].
Значительное количество документов возникло в результате деятельности государственного аппарата Московского княжества. Наиболее важные из материалов отлагались в великокняжеской казне. Это договорные и жалованные грамоты, поручные записи, духовные грамоты. Здесь же облекались в письменную форму указы великих князей, велась текущая переписка. На Казенном дворе проходили переговоры с послами, поэтому московские дипломаты могли прибегнуть к помощи документов.
С конца ХV в. письменные материалы выносятся из казны. В это же время начинают создаваться органы центрального управления - приказы. Некоторые материалы великокняжеского архива были переданы этим учреждениям, но основная масса вошла в состав Государственного архива России XVI в.
В XVI в. центральное положение среди хранилищ письменных материалов занимал государственный архив России. Его основу составили документы Московского великокняжеского архива. Здесь же хранились материалы справочного и подсобного характера: Коран, чертежи русских земель и городов, личная переписка князей и царей.
В XVI-XVII в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления.
Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах. Много древних рукописей было собрано в Патриаршей библиотеке.
В архиве Поместного приказа отложились документы, характеризующие развитие феодальной собственности на землю, сведения о продаже и обмене земель, регистрации крепостных актов на землю и крестьян.
В архиве Разрядного приказа находились именные войсковые списки, распоряжения правительства о назначении на военную и гражданскую службу, отчеты об обороноспособности городов, о количестве в них служилых людей. Эти сведения представляют интерес для военной истории [13].
В архив Посольского приказа поступали документы о взаимоотношении с другими странами. Особенно интересны отчеты послов в виде дневников. В них ежедневно заносилось все, что русские дипломаты говорили, видели, слышали за границей. В архиве отлагались дела о приезде в Москву иностранных послов, приемах и переговорах. В конце XVII в. в архив были переданы документы финансовых приказов.
Созданные в 50-60- х гг. XVII в. приказы Тайных и Счетных дел осуществляли контроль за деятельностью остальных приказов, хранили наиболее важные политические документы и материалы 29 приказов.
Большое значение имели архивные документы при выработке важнейших законодательных актов. Например, Соборное Уложение 1649 г. - основной закон России до первой половины XIX в. опиралось на предшествующее законодательство: судебники, указы и боярские приговоры, уставные и указные книги и т.д. Широкая источниковая база способствовала тому, что у Соборного Уложения 1649 г. не было прецедентов в истории отечественного законодательства, не было равных даже в европейских странах.
Определенное воздействие оказывали архивные материалы на выработку внешнеполитического курса России.
Широко использовались архивные документы при разработке летописей.
Таким образом, в Русском государстве в XVI-XVII вв. создается широкая сеть архивов, в которых откладывались документы о развитии феодализма, формировании русской нации, о положении и быте народов многонациональной России и соседних государств.
Архивные материалы начинают широко использоваться во внутриполитических и внешнеполитических целях [13].
С первой четверти XVIII в. начинается новый этап в развитии архивного дела. Это явилось следствием коренных реформ, проводимых правительством Петра I.
Преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение.
В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Мероприятия, проводимые Петром I, оказали сильное воздействие на дальнейшее развитие архивного дела, в том числе в плане использования архивных документов.
Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц считалась основной в деятельности архивов. Справки по запросам вышестоящих учреждений, которым подчинялись архивы, выполнялись в первую очередь. Низкий уровень учётно-справочного аппарата, хаотичное состояние большинства документов приводили к тому, что архивы часто не могли выдать справки. Из частных лиц обращались помещики, чиновники, офицеры, купцы.
Большую работу проводили дипломатические архивы.
Их документы играли важную роль для разграничения русских земель с соседними странами. Так, в 1744 г. для работы по «разграничению земель» со Швецией, были сняты копии с документов, в 1800 г. в Коллегию иностранных дел отправили копии с материалов о взаимоотношениях России с Америкой и Персии.
Масштабы справочной работы зависели от исторических условий. Она возрастала в период проведения генерального межевания, составления родословных. После подавления Крестьянской войны 1773-1775 гг., в ходе которого многие документы были уничтожены или утеряны, многие дворяне обращались в архивы за подтверждением своих прав на землю и крестьян.
В XVIII в. стала проводиться работа по собиранию исторических документов. По указу 1720 г. губернаторы должны были отправлять в Сенат «куриозные и оригинальные» исторические документы. Епархии монастыри должны были присылать старинные письменные памятники в Синод, где с них следовало снять копии, а подлинники возвратить. Собирали письменные памятники и частные лица. Но основной её недостаток - частнособственнический характер. Не было органа, координировавшего эту работу, не проявлялась забота о судьбе ценных коллекций [14].
Материалы по отечественной истории приобретались также и за рубежом. Пётр I во время заграничных путешествий знакомился с такими документами, причём ряд источников удалось купить и доставить в Россию, а с некоторых были сняты копии.
Собирание исторических источников не являлось самоцелью. Делалось это для создания источников базы в целях разработки отечественной истории. В это же время учёными стали привлекаться материалы столичных и местных архивов. Значительно шире, чем материалы других хранилищ, использовались дела Московского архива Коллегии иностранных дел. Здесь отлагались важные источники, и был составлен к ним неплохой учетно-справочный аппарат.
Широкий круг источников привлёк видный историк В.Н. Татищев при написании «Истории России с самых древних времён». Учёный работал в архивах Москвы, Астрахани, Казани и других городов. Он первый из отечественных исследователей стал привлекать дипломатические материалы. Татищев использовал некоторые документы, не дошедшие до нас, что повышает ценность его исследования.
Продуктивно работал над архивными источниками М.В.Ломоносов. Это позволило ему в «Замечаниях на диссертацию Миллера» и «Древней Российской истории» доказать самостоятельное историческое развитие русского народа.
Широкое привлечение архивных материалов способствовало тому, что Ломоносов приблизился к постановке вопроса о необходимости создания истории народов, а не носителей верховной власти. Благодаря этому великий учёный далеко опередил русских и зарубежных историков XVIII века.
Исследования в основном велись по темам, в которых правительство было заинтересованно. К тому же допуск в архивы был строго ограничен. Не могло быть и речи о широком научном использовании документального богатства. Тем не менее, материалы привлекались для разработки исторических трудов, причём число учёных постепенно возрастало [14].
Положительное значение имела публикация архивных документов. Она способствовала расширению источниковой базы и развитию исторической науки. В начале XVIII в. начинают публиковаться документы в политических и научных целях. В 1713 году издается «Книга Марсова» своеобразный сборник военных документов, а в 1718 году первая в России публикация исторического документа - грамоты австрийского императора Максимилиана I Государю Василию III от 4 августа 1514. В 1734 году Академия наук попыталась опубликовать несколько летописей. Но этому помешало негативное отношение Синода к публикации.
Начиная с 60-х г. XVIII в. Академии наук стала публиковать архивные источники, в том числе Кенигсбергскую и Никоновскую летописи, «Русскую правду», «Судебник Ивана IV» и другие материалы.
В 1773 году начало выходить в свет первое печатное издание, публиковавшее исторические документы - Древняя Российская Вивлиофика по редакцией Н.И.Новикова.
Ряд источников (духовные и меновные грамоты, дипломатические материалы, «Записные тетради письмам и делам Петра Великого» 1704-1705гг. и др.) подготовил к печати М.Н.Щербатов, являвшийся в 1768-1777 гг. управляющим архивом Петра I.
Историк И.И.Голиков разработал 12 томный труд «Деяние Петра Великого» и 18 томов дополнений к ним, только в 10-12 томах опубликовано около 3 тыс. документов петровской эпохи. Автор использовал материалы Коллеги иностранных дел, Разрядного приказа, местных архивов.
Итак, в XVIII в. произошли существенные изменения в архивном деле. Архивы отделились от канцелярии, возникли новые архивы при высших, центральных и местных учреждениях. Произошла частичная концентрация материалов, имеющих особое значение для самодержавия (по истории классовой борьбы, внешней политики, экономики и т.д.)
Предпринимались попытки провести концентрацию документов на местах.
Большим шагом вперед явилось создание исторических архивов привлекались исследователями и привлекались в научных целях, что обогатило источниковую базу исторической науки.
Прогресс в области архивного дела в значительной степени был обусловлен развитием культуры и исторической науки [14].
В начале XIX века произошли преобразования в сети высших и центральных учреждений, что привело к усложнению госаппарата. Это вызвало появление в стране ведомств, каждое из которых представляло разветвленную систему центральных и местных учреждений, находившихся в одном подчинении. Повысилась административная и практическая роль архивных документов, возросло их значение как исторических источников, что было обусловлено развитием исторической науки. Была создана обширная сеть архивов при высших, центральных и местных учреждениях.
В первой половине XIX века в результате развития исторической науки усилился интерес к архивным материалам. Работа по выполнению запросов правительственных учреждений и частных лиц по-прежнему считалась главной в деятельности архивов.
Расширился процесс собирания источников. Многие ученые-архивисты занимались выявлением, описанием и публикацией документов, разработкой исторических исследований. Новым в истории архивного дела стало широкое и планомерное выявление материалов в местных архивах. П.М. Строев выступил с инициативой проведения археологической экспедиции, которая должна была обследовать архивохранилища и библиотеки церквей и монастырей северной, центральной и западной части Европейской России. В 1828 г. он обратился в Академию наук, которая выделила необходимые средства и добилась содействия от министерства народного просвещения, внутренних дел и финансов. Археографическая экспедиция длилась с 1829 по 1834 гг. и обследовала более 200 хранилищ в 13 северных и центральных Губерниях Европейской России и собрала свыше 3 тыс. документов и рукописей за ХIV - ХVII вв. (Евангелие 1339 г. уставные грамоты XVI в. и др.) [13].
Главный результат экспедиции - возникновение в 1834 г. Археографической комиссии, опубликовавшей значительное количество источников. В начале XIX века архивные учреждения приступили к самостоятельной публикационной работе. В 1811 году при Московском архиве коллегии иностранных дел была создана комиссия печатания государственных грамот и договоров. Комиссия занималась выявлением документов, подготовкой их к печати, а так же реализацией выпущенных изданий. Комиссия выпустила 4 тома «Собрания государственных грамот и договоров», которые включают материалы по истории России за 1265-1696 гг. Архивные источники издавались центральными учреждениями. Архивисты оказывали помощь в публикации документов. Публикация документов способствовала расширению источниковой базы и тем самым прогрессу исторической науки.
В результате буржуазных реформ в середине XIX в. опять происходит изменение в системе государственных учреждений. В этих условиях наблюдается оживление архивной работы в связи с массовой сдачей в архивы документации упраздненных и преобразованных учреждений: создаются новые исторические архивы, реорганизуются существующие. В большинстве министерств были созданы единые архивы, которые находились в ведении департаментов общих дел или канцелярий министерств. Сеть архивов высших и центральных учреждений изменилась незначительно. Документы местных учреждений хранились в плохих условиях, что приводило к их гибели. Поэтому во многих документальных комплексах имеются пробелы [13].
В конце XIX в. сильно возросло значение исторических архивов. Их материалы особенно интенсивно использовались историками, подавляющее большинство опубликованных документов составляли источники этих архивных учреждений [16].
Огромную научно-исследовательскую деятельность в архивах России вел великий русский историк Соловьев, автор знаменитой «Истории России с древнейших времен» - труда до сих пор необходимого, и даже незаменимого как для ученого, так и для всякого образованного человека, желающего ознакомится с прошлым своего отечества.
При составлении своей «Истории России...» Соловьев воспользовался всеми известными источниками и на основании критического их изучения подробно излагал факты, причем нередко буквально передавал летописи, что порою утомляет читателя, но зато наглядно передает характер эпохи. В первых томах мы находим подробное изложение княжеских усобиц, походов на печенегов и половцев, сражений с татарами и т. п. Установить события в их взаимной последовательности, показать, какие факты могут быть признаны достоверными, было необходимо, так как они служат единственной надежной опорой для дальнейших выводов; особенно необходимо было это сделать для XVII и XVIII веков: если с древней историей еще можно было кое-как ознакомиться по сочинению Карамзина, то новая история после Смутного времени оставалась совершенно неизвестной. Но тут Соловьев заметил, что по одним печатным источникам невозможно написать сколько-нибудь полной истории, и он обратился к документам, хранящимся в наших архивах. Большинство томов его «Истории...» составлены почти исключительно по списанному им архивному материалу; таким образом Соловьеву пришлось быть в одно и то же время и первым издателем сырого материала, и первым его исследователем. Кто знает, сколько времени отнимают поиски в архивах, сколько труда надо положить, чтобы разобраться в этом материале, тот оценит вполне громадную работу, принятую на себя нашим историком, и поблагодарит его за подробное изложение фактов нашей новой истории, которые без него, может быть, до сих пор оставались бы неизвестными [22].
Интенсивно комплектовалась и использовалась библиотека Московского главного архива МИД. После смерти М.А.Оболенского сюда передали собрание славянорусских и иностранных рукописей XIII-XVIII в., личную, ученую и служебную переписку. К концу XIX в. в библиотеке Главного архива МИД насчитывалось свыше 32 тыс. книг, карт, планов и рукописей, в том числе две тысячи рукописей X-XVIII вв. на иностранных языках. По богатству материалов она занимала одно из первых мест в России. Для информации научной общественности о хранящихся здесь книгах и других материалах публиковались различные справочные пособия. Благодаря этому библиотеку хорошо знали в России и за рубежом. Книжный фонд был упорядочен, имелись алфавитные и систематические каталоги, что позволяло в короткие сроки найти любое издание.
Документы о положении сельского хозяйства, которые откладывались в фондах губернских и земских управ, были опубликованы, и В.И.Ленин использовал их в работе «Развитие капитализма в России» [16].
Научная деятельность архивов дореволюционной России состояла в издании описей и путеводителей и в публикации документов. Академия наук, а также отдельные историки напечатали ряд ценных источников. Были опубликованы Радзивилловский и Никоновский списки летописи, «Русская правда» и др. Н. И. Новиков издал много памятников русской истории в «Древней Российской Вивлиофике». Большую роль в издании ист. источников сыграли Общество истории и древностей российских при Московском университете и Комиссия печатания государственных грамот и договоров при Московском архиве Коллегии иностранных дел. До Октябрьской революции 148 томов источников XV-XIX вв. издало Русское историческое общество. Кроме того, до революции были изданы ценные справочники: «Описание документов и бумаг, хранящихся в Московском архиве Министерства юстиции»; «Сенатский архив»; «Опись документов и дел, хранящихся в Сенатском архиве»; «Каталог Военно-ученого А. Главного штаба»; «Описание документов и дел, хранящихся в архиве Синода»; «Опись дел архива Государственного Совета»; «Систематический каталог делам Департамента внешней торговли»; «Памятная книжка Московского архива Министерства юстиции» (1890), «Архив Министерства земледелия и государственного имуществ», «Памятная книжка сенатского архива», «Описание русских и словенских рукописей Румянцевского музеума» и др.
До Октябрьской революции 1917 года отсутствовали необходимые условия для научного использования документов. Доступ исследователей в архивы был ограничен. В архивах, где находились наиболее важные политические документы (Государственный архив Министерства иностранных дел, Военно-ученый архив, Архив Третьего отделения Его Императорского величества Канцелярии, объединенный с Департаментом полиции Министерства Внутренних дел), можно было попасть только с разрешения царя или министра. Доступ в ведомственные архивы фактически был закрыт для ученых. В Архив Третьего отделения Его Императорского величества Канцелярии, объединенный с Департаментом полиции, лишь после революции 1905-07 было допущено несколько исследователей истории революционного движения в России [23].
С конца XIX в. выработались определенные принципы отбора документов, улучшились способы их систематизации, был достигнут прогресс в описании архивных дел и их использовании [13].