2.5 Организация информационных мероприятий

Информационные мероприятия с использованием документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в различных формах. Проведение их сопровождается выступлениями и сообщениями работников архива, в том числе в режиме “вопрос -- ответ”, показом тематических подборок документов, кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов и др.

Встречи с общественностью -- могут быть тематические, предполагающие выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов, и информационные, на которых участники информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи [13].

Экскурсии в архив -- могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике).

Презентации, “Дни открытых дверей” -- проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

Лекции, доклады -- готовятся по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах.

Устные журналы -- как правило, имеют определенное название и постоянные тематические рубрики; проводятся регулярно. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

Читательские конференции -- организуются для пользователей, работающих или намеревающихся работать в читальном зале архива, в целях информации о составе и содержании архивных фондов и НСА к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, об информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания в читальном зале. Во время читательских конференций изучаются потребности пользователей, их оценки работы архива по информационному обслуживанию.

Уроки для студентов и школьников -- организуются на основе договоров архива с высшими и средними учебными заведениями в соответствии с согласованными с ними планами. Уроки носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий [13].

2.6 Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

Удовлетворению информационных запросов пользователей служит и такая форма использования документов, как выдача дел во временное пользование. Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ ил МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа. Особо ограничена выдача документов из личных фондов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во временное пользование на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или правопреемников, в котором указывается, для каких целей и какие именно документы (желательно с шифрами) должны быть выданы.

Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование (приложение Д), в котором перечисляются шифры выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается руководством архива и руководством учреждения-пользователя, после возвращения дел подшивается в дело фонда. По возвращении дел архивом проводится проверка их наличия и состояния. Архив должен принять все меры к тому, чтобы упаковка документов и их перевозка соответствовали требованиям обеспечения их сохранности. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать их в других целях, кроме указанных в письме-запросе [12].