§ 3. Загальні вимоги до оформлення документа.

1. Оформлення сторінки документа.

Документи на паперових носіях укладають відповідно до ГОСТ 9327-60 на аркушах паперу форматом А-4 (297 х 210 мм) та А-5 (148 х 210 мм ). Додатки до документів (таблиці, графіки, схеми тощо) можуть виконуватися на папері форматом А-3 (297 х 420 мм).

ГОСТ 6.38-90 встановлено такі поля:

• ліве –20 мм (8 пробілів, один пробіл =2,6 мм);

• праве – не менше 8 мм (3-4 пробіли);

• верхнє – не менше 10 мм (3-4 інтервали, один інтервал = 4,25 мм);

• нижнє – не менше 8 мм (2.4 інтервали).

Частіше, однак, користуються розмірами полів відповідно до ГОСТ 6.39-72:

• зліва – 35 мм (13 пробілів);

• справа – не менше 8 мм (3-4 пробіли);

• зверху – 20 мм (4-5 інтервалів);

• знизу – не менше 19 мм (для формату А-5 – не менше 16 мм).

Нумерація документа починається із другого аркуша вгорі посередині робочого поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша арабськими цифрами, починаючи з цифри 2 без, будь-яких позначок біля цифр.

2. Оформлення тексту документа.

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні – на стандартних

аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих

знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеться з великої (розписка, доручення,

автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна записка тощо)

відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Абзаци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали,

формату А-5 - через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) відокремлюють від інших реквізитів

2-3 вільними міжрядковими інтервалами. Максимальна довжина рядка багаторядкових

реквізитів (крім тексту) – 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу. Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу. Частина 1.

1.1.1. Назва пункту. Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту. § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок чи крапки з комою в

кінці рубрик переліку:

1. Якщо після позначення рубрики ставиться крапка, словосполучення чи речення рубрики

починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка.

_____. 1). _____. І. _______. А. ________.

_____. 2). _____. ІІ. ______. Б. ________.

_____. 3). _____. ІІІ. ______. В. ________.

2. Якщо після позначення рубрики крапки немає, словосполучення чи речення рубрики

починається з малої літери, у кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього

у переліку – крапка.

1. ______; а) _______;

2. ______; б) _______;

3. ______. в) _______.

3. Якщо позначення рубрики здійснюється значками, у кінці рубрики може ставитися крапка з комою, а наступна рубрика починається з малої літери, або крапка, а наступна рубрика починається з великої літери (особливо якщо рубрика складається з кількох речень).

- ________; * _________; - _________. * _________.

- ________; * _________; -_________. * _________.

- ________. * _________. -_________. * _________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й

скорочення:

1. ЗОШ – загальноосвітня школа; КМ – Кабінет Міністрів; ДАІ – Державтоінспекція,

ЗАО – закрите акціонерне товариство, СП – спільне підприємство,

КБ – конструкторське бюро; Облдержадміністрація, рибгосп, автопарк.

2. млн. – мільйон; с. г. – сільське господарство, арк. – аркуш, ін-т - інститут, укр. –

український, в. о. – виконувач обов’язків, заст. – заступник, сб. – субота, вул. – вулиця.

3. Усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у

листах – при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в

даній установі чи структурному підрозділі: ХНУ – Харківський національний

університет, ММФ – механіко-математичний факультет тощо.

11. Підписування документа. Підпис укладача чи відповідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставиться під текстом документа після 2-3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

11.1. Завідувач лабораторії (підпис) С. Свиридов

23.09.2002

11.2. Завідувач лабораторії Головний інженер

(підпис) (підпис)

С.В. Свиридов Г.Г. Гаркуша

12.04.2002 12.04.2002

11.3. 12.04.2002 (підпис) В. Зайченко

11.4. Директор ВО “Фотон” (підпис) Д.Ю. Ребров

Головний бухгалтер (підпис) К.Б. Міщенко

Якщо в попередніх реквізитах документа вказувалося прізвище, ім’я, по батькові

особи, яка написала документ (заява, автобіографія тощо), цей документ може

підписуватися нею без розшифрування підпису: