19. Позначка про виконання документа й направлення його до справи

підписується й датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, де його підготовлено. Виконується від руки внизу документа, як правило, зліва:

У справу № 09-23.

Питання вирішено під час

особистої зустрічі з юрисконсультом

ПП “Степ” Кравцовим С.М.

(підпис) М. Левченко

24.12.2002

20. Позначка про надходження документа розміщується в правому нижньому куті

першого аркуша документа (вказується – від руки або з використанням відповідного

штемпеля - скорочена назва установи-одержувача, внутрішній індекс, дата надходження):

ВАТ “Скіф”

Вх. № 48

07.11.2002

(підпис)

21. Індексація документів (створених чи одержаних) проставляється на першій сторінці

документа зліва зверху:

№ 07 – 12/76 де: 07 – індекс структурного підрозділу;

12 – номер справи, у якій зберігатиметься документ;

76 – реєстраційний (вхідний чи вихідний номер).

22. Посилання на індекс і дату вхідного документа, який виконується чи на який дається

відповідь:

На № 07 – 12/76 від 12.03.2006

22. Розміщення печатки документа. Кутові штампи на документах ставляться при

необхідності справа вгорі. Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала 3-4 літери

найменування посади особи, яка підписала документ. На службових листах (друкованих

та бланках) печатка не ставиться. Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до

гербової) печатки ставиться на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них,

договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на

винаходи тощо.