33. Сущность понятия «Персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя

Персональный менеджмент — это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Правильная организация рабочего места предполагает: • соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места; • цветовую композицию рабочего помещения; • правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями; • оснащение техническими средствами. Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной деятельности; 3) дружеского общения.

34. Распорядительные документы. Характеристика. Правила оформления

Эти документы носят административный характер, обращены к нижестоящим или к подчиненным должностным лицам (организациям). Обязательны для исполнения. Постановление – издается высшими органами гос. власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Создается министерствами, ведомствами, научными советами, общ. организациями. Указание – все реже и реже создается. Структура документа. РД имеет вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы издания; распорядительную часть. Вступительная часть заканчивается ключевым словом на отд. строке заглавными буквами «постановляет» или «приказывает». «Решил»-решение; «обязываю»-распоряжение; «постановляю»-постановление. Распорядительная часть излагается в виде пунктов, нумеруется арабскими цифрами. Пункты распорядительной части содержат: -конкретные поручения; -кому поручается; -срок выполнения.

35. Автоматизированное рабочее место руководителя (арм). Средства автоматизации

Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется как совокупность информационно-программно-технических ресур­сов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработ­ке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (эко­номист, технолог, руководитель и т.д.)  выполняет часть ручных операций и операций, требую­щих творческого подхода при подготовке управленческих реше­ний. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности.

Электронное сообщение — это документ, переданный «электрон­ной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому при­сваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описы­вает место (компьютер или локальную систему), где этот электрон­ный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точ­ками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «ги» — Россия), предпоследний обозначает город (msk— Москва) или организацию внутри страны и т. д.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Перечисленные средства обработки документов требуются сек­ретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объе­ме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс (на­пример телефон — факс — модем), должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

36. Понятие «Дело». Правила оформления дел. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Оформление дел Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. - при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Протоколы и документы к ним формируются в разные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; - наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; - заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации - дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. 37. Неформальные деловые контакты.

Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так как они позволяют создать определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в условиях, когда высказанные мысли не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени на неформальные контакты. 38. Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из орга¬низации. Их обработка включает следующие этапы: • составление проекта документа исполнителем; • согласование проекта документа; • проверка правильности оформления проекта документа; • подписание документа руководителем; • регистрация документа; • отправка документа адресату; • подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. При регистрации исходящих документов записываются сле¬дующие данные: • индекс документа, включающий номер дела; • дата документа; • адресат (корреспондент); • краткое содержание или заголовок; • отметка об исполнении; • исполнитель. Номер, присвоенный документу при регистрации, проставля¬ется на обоих экземплярах документа. При рассылке документа более чем в четыре адреса исполни¬тель готовит список на рассылку и после его регистрации орга¬низует размножение документа. Экспедиционная обработка исходящих документов включа¬ет сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправле¬ния осуществляется в соответствии с действующими почтовы¬ми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция — в течение дня. Если документ, отправ¬ляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих доку-ментов.