Тема 10. Контроль и контроллинг.

Контроль на предприятии включается в процессе управлении в установление целей предприятия, разработку бизнес-планов и бюджета, мониторинг оперативной работы, отклонение, от намеченных целей.

Наряду с внутренним контролем, внутрихозяйственным расчетом, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности фирмы или организации, важное значение в финансовой и налоговой сфере представляет ревизия, которая является инструментом контроля.

Рассматриваемая финансовая деятельность, представляет собой составную часть механизма государственного управления и регулирования социально-экономических процессов, поскольку содержит широкие возможности воздействия на развитие рыночных отношений.

Эффективный рынок не создается сам собой, а является продуктом или результатом разумного законодательства, государственной политики. Социальное управление и контроль - явления, тесно связанные друг с другом. Будучи относительно самостоятельными институтами, они во взаимодействии обра­зуют устойчивую систему. В процессе социального управления контроль выступает связующим элементом между управленческими циклами. Процесс управления состоит из следующих функционально-логических стадий: управленческого решения; контроля и проверки исполнения; оценки результатов. Контроль является самостоятельной стадией управления.

Контроль исполнения начинается с изучения управленческого решения, сопровождает процесс составления конкретной программы действий. Завершив первичный процесс управления, контрольная деятельность создает благоприятную перспективу для нового управленческого цикла. Следовательно, социальный контроль, а том числе государственный финансовый контроль, входит в качестве одного из компонентов в механизм государственного управления. В процессе контроля выявляются: качество самого управленческого решения; эффективность всех организационных мер, которые были приняты для его исполнения; соответствие организации объекта целям успешного выполнения предписаний, содержащихся в управленческом решении, а также качество подбора, расстановки и воспитания кадров, исполняющих решение.

Понятие контроля и контрольной деятельности неоднозначно. Контроль как специфического рода деятельность имеет сложную структуру и проявляется в различных аспектах, что и обусловливает различные характеристики ее понятия. Природа контроля особо зримо обнаруживается в его основных проявлениях как функция различных институтов системы управления общественными процессами.

Контроллинг – это новое явление теории и практики управления экономикой, означает контролировать, управлять. Контроллинг – система управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности фирмы. Он базируется на системе «директ-костинг» основанной на группировке затрат в зависимости от их связи с объемом производства и реализации изделий и услуг, количеством отработанного времени. В совокупности функций контроллинга можно выделить сервисную функцию (представление необходимой информации для управления), функцию при­нятия решения, функцию внутреннего контроля.

В процессуально-юридическом аспекте контроль за деятельностью государственных органов и должностных лиц является одним из основных требований поддержания режима законности. Контроль дает информацию, позволяющую судить о состоянии законности в аппарате государственного управления. Активная, творчески организующая роль контрольной деятельности проявляется в ее собственных функциях. Функция корректировки проявляется в контрольной деятельности органов государственного управления. Контрольная деятельность играет роль своеобразного барьера, направляющего процесс исполнения управленческих решений по идеальному, конструктивному, технологическому каналу, как определяется активная организующая роль контроля. В этом смысле сущность контроля состоит в выявлении соответствия деятельности тех или иных органов и лиц поставленным перед ними задачам, результатам воздействия субъектов управления на управляемые объекты, отклонений от поставленных целей и способов их достижения, а также их причин, чтобы создавать предпосылки для глубокого знания и корректировки процессов управления.

Контрольная деятельность органов государства является в значительной мере правоохранительной. Как средство обеспечения законности данная функция направлена на пресечение неправомерных действий должностных лиц и граждан, виновных в недостатках и нарушениях, и связана с привлечением к юридической ответственности, а также применением к этим субъектам мер государственного воздействия.

Юридическая природа контроля обнаруживается в том, что он осуществляется уполномоченными субъектами. Конкретный состав и объем компетенции каждого из уполномоченных участников контрольного процесса закреплен соответствующим законодательством, фиксирующим, кто может быть субъектом процесса, что он должен делать и каким образом обязан осуществлять свои должностные функции.

Характеристика контроля как правовой формы деятельности определяется и тем, что все результаты должны всегда оформляться в соответствующих официальных правовых актах и документах. Юридические основания для принятия контрольными органами актов правового характера предусмотрены актами, определяющими их компетенцию. В правовом акте контрольного органа наряду с правоохранительной проявляется и управленческая сущность, ибо, являясь формой правового регулирования, акт контрольного органа своим властным организующим воздействием определенным образом вторгается в отношения, уже сложившиеся до него, изменяет их, преобразует в соответствии с целями, заложен­ными в нормах права. Если же при правовой оценке деятельности подконтрольного объекта обнаружится неправомерное поведение, приходят в действие правоохранительные средства. Необходимо подчеркнуть, что контрольная деятельность имеет вторичный, производный внешний характер, поскольку касается деятельности, которая уже существует вне и независимо от ее осуществления.

Особенности контрольной деятельности состоят также и в содержании материально-правовых результатов. Объективированным последствием контроля является властный индивидуально-правовой акт обязательного значения, в котором наряду с оценкой деятельности подконтрольного объекта конкретизируются его полномочия по устранению ошибок и просчетов в . управленческой деятельности, по внесению организационных начал в процесс управления, по пресечению неправомерной деятельности субъектов, по определению превентивных мероприятий.

Понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:

1. контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;

2. контроль как завершающая стадия процесса управления, сердцевиной которой является механизм обратной связи;

3. контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и довершения. Данный подход к раскрытию содержания понятия «контроль в управлении» не претендует на охват всех черт, характеризующих это понятие. Здесь отражены только наиболее важные черты, позволяющие перейти к рассмотрению ключевых понятий контроля.

К видам контроля, где субъектом выступает организации с участием человека, относится государственный, общественный, народный, партийный, контроль отдела технического контроля, таможенный контроль.

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т.е. контролирующих и контролируемых органов, организацией, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренним тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект.

Понятие «общие методы контроля» является еще одной важной характеристикой, позволяющей различать конкретные виды контроля.

Среди общих методов контроля целесообразно различать следующие: метод предварительного контроля; метод направляющего контроля; метод фильтрующего контроля; метод последующего контроля.

Метод предварительного контроля используется до начала хозяйственной операции; метод направляющего контроля – в течение всего хода операции; метод фильтрующего контроля к определенной дате в ходе хозяйственной операции; метод последующего контроля – после завершения операции.

Финансовый контроль за деятельностью предприятий включает также контроль со стороны кредитных учреждений, акционеров и внутренний контроль.

Основное содержание финансового контроля в отношениях, регулируемых финансовым правом, заключается в следующем:

• в проверке выполнения финансовых обязательств перед государством и органами местного самоуправления, организациями и гражданами;

• в проверке правильности использования государственными и муниципальными предприятиями, учреждениями, организациями, находящихся в их хозяйственном ведений или оперативном управлении денежных ресурсов (банковских ссуд, внебюджетных средств и других средств);

• в проверке соблюдения правил совершения финансовых операций, расчетов и хранения денежных средств предприятиями, организациями, учреждениями;

• в выявлении внутренних резервов производства.

Виды, формы и методы финансового контроля

Финансовый контроль как специализированный вид управленческой деятельности и особая отрасль экономических знаний располагает разнообразными методическими приемами, разработанными этой дисциплиной или основанными на достижениях смежных областей (бухгалтерского учета, статистику финансов, государственного бюджета).

Системность контроля достигается комбинированным использованием его различных видов: логического и математического, документального и фактического.

Фактический контроль базируется на изучении фактического состояния проверяемых объектов по данным их осмотра в натуре (пересчета, взвешивания, лабораторного анализа и т.д.), он не может быть всеобъемлющим ввиду непрерывности хозяйственных операций:

К основным способам документального контроля можно отнести:

• формальную и арифметическую проверку документов;

• юридическую оценку хозяйственных операций, отраженных в документах;

• логический контроль объективной возможности документально оформленных хозяйственных операций;

• сплошное и выборочное наблюдение;

• встречную проверку документов;

• способ обратного счета, основанный на предварительной экспертной оценке материальных затрат с целью последующего определения величины необоснованных списаний сырья и материалов на производство определенных видов продукции, которые ко времени контроля имеются в наличии;

• оценку законности и обоснованности хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета;

• балансовые увязки движения товарно-материальных ценностей с их отражением в финансово-бухгалтерской документации.

Приемы фактического контроля могут быть подразделены на три группы:

• инвентаризация;

• экспертная оценка квалифицированными специалистами действительного объема и количества выполненных работ, обоснованности нормативов материальных затрат и выхода готовой продукции;

• визуальное наблюдение при непосредственном обследовании складских помещений; производственных подразделений.

Основной метод финансового контроля – ревизия, то есть наиболее глубокое и полное обследование финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций, учреждений с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности.

По объекту проверки различают ревизии документальные, фактические, полные (сплошные), выборочные. По организационному признаку они могут быть плановыми (предусмотренными в плане работы соответствующего органа) и внеплановыми (назначенными в связи с поступлением сигналов, жалоб и заявлений граждан, требующих проверки), комплексными (проводимыми совместно с несколькими контролирующими органами).

Ревизия основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств и товарно-материальных ценностей, результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу источника доказательств в следственной и судебной практике.

Классификация финансового контроля в зависимости от органов (субъектов) осуществляющих его:

– президентский;

– представительных органов государственной власти и местного самоуправления;

– исполнительных органов власти;

К негосударственным видам финансового контроля относятся внутрихозяйственный и аудиторский контроль.

Внутрихозяйственный финансовый контроль проводится самим предприятием, его экономическими службами за финансово-хозяйственной деятельностью своего предприятия!

Новый вид финансового контроля, возникший в России в конце 80-х годов – аудиторский. Порядок проведения аудиторского финансового контроля урегулирован Указом Президента Российской Федерации «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации». Согласно этим актам аудиторская деятельность определяется как независимый вневедомственный финансовый контроль. Его могут проводить как отдельные физические лица, прошедшие государственную аттестацию, так и аудиторские фирмы (в том числе, иностранные), которые могут иметь любую организационно-правовую форму, предусмотренную Российским законодательством. После получения лицензии на право осуществления аудиторской деятельности они включаются в Государственный реестр аудиторов и аудиторских фирм. Организация государственного регулирования аудиторской деятельностью возложена на комиссию по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации.

Выделяют два вида: аудита – внешний и внутрифирменный.

Внутрифирменный аудит осуществляется внутри фирм аудиторской службой, функционирующей, как на уровне центрального руководства фирмы, так и на уровне филиалов, дочерних компаний и т.п.

Внутрифирменный аудит направлен на повышение эффективности управленческого решения по совершенствованию финансовой и хозяйственной деятельности предприятия в целях максимизации рентабельности и прибыли. В его задачи входит проверка соблюдения принципов и правил бухгалтерского учета при подготовке ежегодной отчетности, проработка рекомендаций внешних аудиторов; консультирование руководства фирмы по всем вопросам финансовой стратегии предприятия; проверка своевременности, надежности и точности финансовой информации.

Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы по договору с государственными, налоговыми и другими органами, предприятиями, другими пользователями – банками, иностранными партнерами, акционерами, страховыми обществами т.д. Основной их задачей является установление достоверности финансовой отчетности проверяемых объектов, а также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков в деятельности хозорганов, улучшению их финансово хозяйственной деятельности и коммерческих результатов.

Внутренний контроль – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия. Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1. осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

2. обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны быть согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.

Цель общих средств внутреннего контроля – обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.

Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютеризированной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими.

В процессе контроля перед осуществляющими его работниками ставится семь задач: 1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа); 2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток); 3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия); 4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции); 5) точность ведения записей (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах); 6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ; 7) защита активов.

Основные задачи и направления внешнего финансового контроля

Внешний контроль является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое общество не может нормально функционировать и развиваться без четко организованной системы контроля за производством и распределением общественного продукта и другими сферами общественной жизни.

Он обеспечивает соответствие функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям и направленный на успешное достижение поставленных целей. Основная цель контроля состоит в объективном изучении фактического положения дел различных областей общественной и государственной жизни, в выявлении факторов и условий, которые принципиально сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей.

Контроль как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия или отдельных его производственных подразделений, дает возможность установить, какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и достижению результативности деятельности предприятия.

Параметры контроля кризисных ситуаций в технологии антикризисного управления

Важнейшим моментом в правильно организованной деятельности по выводу предприятия из кризисной ситуации является сбор исходной информации о ситуации в нем и первичный анализ его деятельности. Такой сбор и анализ могут вестись в самых различных направлениях по самым различным методикам, что объясняется спецификой конкретной ситуации. Такими направлениями деятельности группы специалистов по выводу организации из кризисной ситуации может быть анализ:

– потенциала ее кадрового состава;

– адаптации организационных структур к изменяющимся условиям;

– ее финансового состояния;

– информационной культуры сотрудников;

– изменения научно-технического потенциала организации и отрасли;

– влияния правового поля на деятельность организации в целом и ее сотрудников;

– изменения экологической ситуации и ее влияния на деятельность организации;

– решения проблем безопасности;

– экономической ситуации в организации.

Из всего многообразия направлений работы группы специалистов по выводу организации из кризисной ситуации, прежде всего, необходимо выделить анализ финансово-хозяйственной деятельности, на первом этапе включающий анализ финансового состояния организации и финансовых результатов ее деятельности.

На предприятии, находящемся в кризисе, часто происходят кражи и хищения. Возможные методы хищений и их отражение в документах (в порядке убывания значимости и предполагаемых размеров хищений) таковы:

1. Регулярные хищения через «обналичку». Оформляются бестоварными договорами. Услуги, как правило, списываются на себестоимость. Надо выявить фирмы, с которыми у предприятия большой суммарный оборот.

2. Уход денег по товарным договорам (договор на поставку есть, а товара нет). Фиктивные проводки через склад маловероятны (осведомленность широкого круга лиц). Необходима проверка прихода товара на склад (накладных и др.).

3. Учреждение новых фирм и перевод туда денег. Нужна доскональная проверка учредителей фирм, с которыми предприятие сотрудничает, а также проверка учредителей, которые создали их учредителей.

4. Хищения при поставках. Могут быть выявлены только при хорошем знании цен на рынке.

5. Завышение расходов сырья, сбыт неучтенной готовой продукции (только если продукция пользуется спросом).

6. Фиктивный наем работников.

Для выяснения всего вышеуказанного, а также иных возможных нарушений надо изучить и проанализировать калькуляцию себестоимости, которая в обобщенном виде есть в главной книге. Затем запросить и проанализировать документы, дающие расшифровку по подозрительным статьям:

• количества работников, их краткую характеристику (возраст, образование, стаж работы на данном предприятии);

• степени загруженности каждого для обоснования существующей численности;

• распределения обязанностей и ответственности;

• качества работы (кем, как, по каким показателям) бухгалтерии в целом и каждого бухгалтера в отдельности, в том числе главного бухгалтера;

• иерархии подчинения;

• взаимосвязи с другими подразделениями и лицами;

• документов, предоставляемых в бухгалтерию (с какой периодичностью, из каких подразделений и от каких лиц).