3.1 Языковые формулы официальных документов

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Используются так называемые языковые формулы для ясного и лаконичного изложения мотивов, причин и целей официального послания-просьбы, предупреждения, распоряжения, отказа, заверения и др. Соединение в определённой последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа представляет собой изложение мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чём говорится в основной части текста. Для выражения мотивов создания документа используются такие языковые формулы, как в соответствии с…; ввиду …; по причине…; в связи с… Цель создания документа выражается формулами в целях…; во исполнение…

Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых позволяет автору реализовать свои цели и намерения. Сообщение выражается глаголами сообщаем, извещаем, уведомляем, ставим Вас в известность. Просьба, требование, распоряжение выражаются глаголами прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляем. Для выражения подтверждения, заявления, напоминания, предупреждения используются глаголы подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем, напоминаем,, предупреждаем. Отказ выражается языковыми формулами: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу.

Функцию ключевых слов выполняют глаголы, которые употребляются в форме третьего лица единственного или множественного числа. Если же автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного или множественного числа: прошу сообщить, приглашаем.

В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору документа необходимо заявлять свою позицию, интерпретируя действия другой стороны. В таком случае используются так называемые модели интерпретации собственной позиции и модели интерпретации действий другой стороны: наши обращения по данному вопросу не привели к желаемым результатам…; данные вами обещания не выполняются…

Помимо языковых формул, в деловом общении используются устойчивые обороты речи: наиболее сложный…; наилучший результат…; произвести проверку…; обеспечить выполнение…; создать необходимые условия…и т.д. Стандартизация официально-деловой письменной речи влечёт за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

3.2 Приёмы унификации языка служебных документов

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов. Унификация необходима для сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости. В понятие унификации входит соблюдение следующих положений:

• объективное отражение управленческой ситуации;

• соответствие состава информации функциональному назначению документа;

• использование унифицированных речевых средств, устойчивых словосочетаний и речевых формул;

• использование терминологии, общепринятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения;

• в общем плане унификация текста представляет собой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых текстов.

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует постоянную информацию располагать перед переменной.

Типовой текст – это образец, на основе которого составляется текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить каталог типовых текстов.

Характерной особенностью текста является самостоятельность. Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом (который при восприятии текста может что-то упустить, утратить из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавить от себя, домыслить). Самостоятельность текста подразумевает ограниченность во времени и (или) пространстве, принадлежность одному (в том числе и коллективному) автору.

Часть текста (особенно пространного) может при определенных условиях приобрести самостоятельность и стать отдельным текстом – например, глава или параграф монографии, опубликованные в виде статьи. В этих случаях структура основного текста либо претерпевает некоторые изменения, либо дается соответствующая оговорка, придающая публикации статус самостоятельного текста.

Другая особенность текста, органически связанная с первой, – целенаправленность: в тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправленна.

В целевом комплексе официально-делового текста различают два подкомплекса: коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации, и экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. Иными словами, текст может определяться более узкой или более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма существенно различаться.

Еще одна особенность текста – его целостность, т.е. единство содержания и речевой формы. Различают целостность внутренней формы (внутренняя организованность, структурность и оформленность содержания текста) и целостность внешней языково-речевой формы (оформление начала и окончания произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т.д.). Между этими формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности: создавая текст, человек занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли, а читая текст, созданный другим, – расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.

Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свободный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические; плетеную – в основном публицистические; свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, творческой одаренности и мастерства автора.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой документации. Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и формы на унифицированные системы документации. Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе (Управленческая документация. Классификатор. – М.: «Книга-сервис», 2003).