МА2007лекция2_таблицы

Лекция 2. Работа с таблицами

1.Основные режимы работы с таблицами

2.Создание таблиц.

3.Определение ключевых полей.

4.Связывание таблиц.

1.Основные режимы работы с таблицами

ВMicrosoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы.

Врежиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися

втаблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п.

Врежиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.

Врежимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны – развитием используемых в Access перекрестных запросов. Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Режим, расположенная в группе Режимы на вкладке Главная. Переход из одного режима в другой возможен после открытия таблицы.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

– дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в Области переходов;

– выбрать из контекстного меню таблицы команду Открыть.

Влюбом случае на экране появится окно с содержимым таблицы.

1

Вверхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей,

ирядом с ней расположен указатель текущей записи. В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой.

Спомощью горизонтальной и вертикальной полос прокрутки можно увидеть те поля или записи таблицы соответственно, которые не поместились

вокно таблицы.

Вверхней части окна приложения появляется вкладка Работа с таблицами.

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

– Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание. В столбце Имя поля содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.

– На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие и Подстановка, а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна.

На ленте появляется Вкладка Конструктор.

2.Создание таблиц

ВAccess используются три способа создания таблиц:

–путем ввода данных;

–с использованием шаблона;

2

–с помощью Конструктора таблиц.

Для каждого из этих способов существует соответствующая кнопка в группе Таблицы вкладки Создание.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из этих способов.

Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей.

Использование шаблонов оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, для которой в МА уже разработан профессиональный шаблон.

Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Этот способ более трудоемок, т.к. пользователь должен вручную определить свойства для всех полей новой таблицы.

Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

1.Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2.Щелкните на кнопке Таблица группы Таблицы вкладки Создание.

3.В появившемся бланке для заполнения новой таблицы щелкнуть в ячейке под словом Добавить поле ввести требуемые данные в соответсвующее (первое) поле первой записи создаваемой таблицы и нажать клавишу Enter. При этом МА автоматически создаст поле, в которое введено значение, и присвоит этому полю название по умолчанию Поле1; выберет тип данных поля (если введены буквы – это будет тип Текстовый, если цифры – тип Числовой, если число, месяц и год – тип Дата/время); переместит курсор в следующее поле записи.

4.Введите значение следующего поля и нажмите клавишу Enter.

5.Введите таким образом значения всех полей первой записи.

3

6.После ввода значения последнего поля в первой записи нажмите клавишу Enter несколько раз, пока курсор не перейдет на следующую запись

вполе Поле1.

7.Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

8.По окончании ввода данных нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого запуска или кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

9.В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да.

10.В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК.

Всписке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные.

Создание таблицы с использованием шаблона

Для этого необходимо:

1.Открыть на ленте вкладку Создание и нажать кнопку Шаблоны

таблиц.

2.В появившемся списке выбрать подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы.

Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как

иобычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.

Чтобы сохранить созданную таблицу, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого запуска или щелкните на кнопке Закрыть. При первом сохранении таблицы программа предложит ввести ее название.

4

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1.Щелкнуть на кнопке Конструктор группы Таблицы вкладки Создание.

2.В открывшемся окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы.

3.В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4.В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).

Хотя Access не требует, чтобы для поля вводилось описание, рекомендуется описывать большинство полей в таблицах. При выборе поля в форме или таблице это описание выводится в строке состояния окна приложения. Поэтому оно может служить справкой для пользователя вашего приложения.

5.В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6.После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Сохранить панели быстрого запуска или на кнопкуЗакрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7.На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?, нажать кнопку Да (Yes).

8.В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

5

9. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? нажмите кнопку Да если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы.

Существуют также и другие варианты, создания таблиц. Можно, например, создать таблицу с помощью запроса на создание таблицы; путем импорта из других баз данных или создавая связи с внешними таблицами.

3. Определение ключевых полей

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Ключевые поля используются для связи данных из разных таблиц и быстрого поиска данных.

Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевое поле типа СЧЕТЧИК характреризуется тем, что МА самостоятельно автоматически заполняет его последовательными или случайными числами.

Ключевое поле типа СЧЕТЧИК создается автоматически при создании таблиц, если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены. В этом случае при сохранении таблицы будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем ИД и типом данных Счетчик

(AutoNumber).

Для создания ключевого поля типа Счетчик в сохраненной таблице (в случае, если при ее сохранении в ответ на сообщение о создании ключевого поля была нажата кнопка Нет) необходимо в режиме Конструктора таблиц:

6

1.Добавьте в таблицу поле с типом Счетчик.

2.Задать для него тип автоматического заполнения числовыми значениями (последовательные или случайные), воспользовавшись для этого свойством Новое значение.

3.Указать это поле в качестве ключевого, нажав на кнопку Ключевое поле в группе Сервис вкладки Конструктор.

Для создания ПРОСТОГО ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). В этом случае необходимо выполнить следующие действия.

1.Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2.Уставить курсор в поле, которое надо сделать ключевым.

3.Нажать на кнопку Ключевое поле в группе Сервис вкладки Конструктор.

СОСТАВНОЙ ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1.Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2.Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3.Нажать кнопку Ключевое поле в группе Сервис вкладки Конструктор. Чтобы изменить ключ, необходимо:

1.Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2.Выбрать имеющиеся ключевые поля.

3.Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должны исчезнуть значки ключевого поля.

4.Выбрать поле, которое необходимо сделать ключевым.

5.Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key). При этом в области выделения должен появиться значок ключевого поля.

Чтобы удалить ключ, необходимо:

7

1.Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2.Выбрать имеющееся ключевое поле (ключевые поля).

3.Нажать на кнопку Ключевое поле (Primary Key), при этом кнопка должна принять положение Выкл., а из области выделения должен исчезнуть значок (значки) ключевого поля.

4.Связывание таблиц

При работе со сложной базой данных пользователю часто требуется просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами. Для тэтого в Microsoft Access используется схема данных.

Схема данных автоматически распознает и устанавливает связи между таблицами БД. Это возможно только в том случае, если в таблицах БД правильно определены ключевые поля, а поля для связи таблиц имеют одинаковые названия и совместимые типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик, то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое. В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Работа с базами данными→ Показать или скрыть→ Схема данных. Появится окно схемы данных, а на ленте появится вкладка Работа со связами (Конструктор).

По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями.

Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу.

Замечание. Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо:

8

1.Щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу.

2.В диалоговом окне Добавление таблицы перейти на вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу необходимую и нажать кнопку

Добавить.

Замечание. Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы.

3.Нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно

Добавление таблицы.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями.

Первый путь – графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей.

Альтернативный вариант – щелкнуть по кнопке Изменить связи группы из вкладки Работа со связями (Констуктор), которая появляется на ленте при открытии окна Схема данных. После этого появится диалоговое окно Изменение связей.

В диалоговом окне Изменение связей необходимо:

1.выбрать связывамые таблицы и поля, которыми они связаны в базе данных из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка Таблица/запрос выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле

вней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны.

9

Рис. 2.29. Окно Изменение связей

2. Независимо от того, каким способом установлена связь (графически или с пом-ю команды Изменение связи), необходимо обеспечить целостность данных.

Для обеспечения целостности, работа с данными должна производиться с учетом следующих правил:

а) невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Но можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует;

б) не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице;

в) невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных

10