МА2007лекция5_отчеты
.pdfОТЧЕТЫ. РАБОТА С ОТЧЕТАМИ 1. Отчет как объект БД
Рассмотрим еще один стандартный объект базы данных Microsoft Access (МА), который носит название отчет.
В отличие от других объектов базы данных (например, форм и запросов), с помощью отчета невозможно изменять сведения, хранящиеся в базе данных. С его помощью можно только отображать данные, содержащиеся в таблицах или выбранные из базы данных по запросу. Зато именно отчет позволяет пользователю представить требуемых данных в виде полноценных документов, не уступающих подготовленным в Microsoft Word, для которых можно выбрать требуемый стиль оформления, а затем напечатать на принтере или отправить по электронной почте.
Отчеты, как и формы, обычно присоединены к одной или нескольким таблицам (или запросам) базы данных. Связь осуществляется с помощью элементов управления, в которых отображаются надписи или данные. Как и форма, отчет не должен обязательно включать в себя все поля из каждой базовой таблицы или запроса.
Часто данные в отчетах располагаются в табличном формате. В отличие от распечаток таблиц или запросов, отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, в нем есть возможность добавлять итогоые значения, вычисляемые поля, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Рассмотрим основные вопросы, касающиеся работы с отчетами МА.
1.1. Режимы работы с отчетами
Отчет может быть открыт в режиме Предварительного просмотра, в режиме Представления отчета, в режиме Макета или в режиме Конструктора. Первые два режима применяются для оценки того, как будет выглядеть отчет после его распечатки, а два последних – для создания и редактирования отчетов.
Режимы предварительного просмотра и представления отчета
Режимы предварительного просмотра и представления отчета очень
похожи. Отличие между ними состоит только в том, что в первом режиме отображается весь отчет, а во втором можно увидеть только «печатную форму» макета отчета, в которой содержится всего лишь несколько записей (одна страница). Представление отчета удобно использовать при создании макета и редактировании больших отчетов, вполной версии которыхможно «запутаться». Режим предвари тельного просмотра максимально близко демонстрирует вам тот вид отчета, который будет на бумажных листах после его распечатки.
Врежиме представления отчета на Ленте не отображается никаких контекстных вкладок. Кроме просмотра и копирования данных в буфер обмена здесь можно использовать различные фильтры и средства поиска данных, которые расположены на вкладке Главная.
Причем фильтры «работают» по всем записям, включенным в отчет, а не только по тем, которые можно увидеть на экране в режиме представления.
Врежиме предварительного просмотра отчета на Ленте отображается только одна вкладка – Предварительный просмотр. С ее помощью можно просматривать отчет в различных масштабах, в одностраничном, двухстраничном и многостраничном видах, установить параметры печатной страницы, осуществлять печать и т.д.
Вотличии от режима представления в режиме предварительного просмотра отображаются все данные которые включены в отчет, а не только одна страница.
Режимы конструктора и макета отчета используется для создания и редактирования отчетов. Они очень похожи на одноименные режимы формы, имеют аналогичные инструменты, а для работы применяются такие же способы.
Врежиме конструктора данные не отоброжоются. В режиме макета отображается ограниченнее количество записей (как в режиме представления – одна страница).
При открытии отчета в режиме конструктора на Ленте отображаются три контекстные вкладки: Конструктор, Упорядочить и Параметры страницы. При открытии отчета в режиме макета – их также три: Формат, Упорядочить и
Параметры страницы.
Элементы управления на вкладках Ленты такие же, как для режимов конструктора и макета форм. За исключением «новых» разделов Группировка и итоги, которые добавлены на вкладки Конструктор и Формат.
Замечание! Группировка записей в отчете собирает их в группы по одинаковым (или «похожим») значениям в заданном пользователем поле. Внутри созданных таким образом групп можно задавать группировку по значениям других полей и т.д. Всего в Асеева 2007 допускается до 10 уровней группировки. Записи, входящие в определенную группу, могут быть отсортированы по возрастанию или по убыванию. Кроме того для групп могут быть подсчитаны итоговые значения (например, количество записей, входящих в группу, или среднее значение поля группы для числовых полей), а также заданы другие параметры и свойства.
Двойным щелчком в области переходов отчет открывается в режиме представление или в режиме предварительного просмотра (в зависимости от значения его свойства Режим по умолчанию). Из контекстного меню области переходов отчет можно открыть в режимах представления, конструктора и макета, а из контекстного меню отчета в рабочей области – в любом режиме. Режим отчета можно переключить с помощью списка кнопки Режим (группа Режим вкладки Главная). Такая же кнопка есть на вкладках Конструктор (Инструменты конструктора отчетов) и Формат (Работа с макетами отчетов) Ленты. Также кнопки переключения режимов отчета имеются в правой части строки состояния.
1.2. Структура отчета
Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назначение.
Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Он может содержать текст, графику и
другие элементы управления. Обычно в него включается информация, которая помешается на обложке, – например, эмблема компании, название отчета и т.п.
Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике – таблице и запросе.
Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
Microsoft Access добавляет верхнийинижнийколонтитулыодновременно. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговыезначения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Этот раздел печается над нижним колонтитулом
страницы на последней странице отчета.
Microsoft Access добавляет разделы Заголовок и Примечание одновременно.
Замечание! При работе с отчетом в режиме Конструктора раздел Примечание находится под нижним колонтитулом отчета. Однако при печати отчета и в режиме предварительного просмотра примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.
Заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы не являются обязательными элементами структуры отчета. Чтобы удалить или добавить эти разделы, необходимов в группу Показать или скрыть вклади
Упорядочить щелкнуть кнопки Заголовок/Примечание отчета или Колонтитулы страницы.
Замечание! При удалении областей заголовка или примечания отчета, верхнего или нижнего колонтитула содержащих текст либо другие элементы управления, Access выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.
Есликакой-либоизразделоввременноненужен, тоегоможноскрыть, ане удалять. Для этого необходимо для его свойства Вывод на экран задать значение Нет. Можно также удалить израздела все его элементы управления и установить для него нулевую высоту, задав в свойстве Высота значение «0» или просто перетащив его границу указателем мыши.
Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы. В зависимости от количества уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.
Заголовок группы – печатается перед каждой новой группой записей отчета и обычно используется для печати названия группы. Если в заголовок группы поместить вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию (например. Sum), значение этой функции (сумма) будет рассчитываться только для текущей группы.
Примечание группы – печатается в конце каждой группы записей отчета. Его можно использовать для печати сводной информации по группе.
2. Создание нового отчета
С помощью средств МА пользователь может создать множество различных отчетов любой степени сложности. К основным способам создания нового отчета в текущей базе данных МА можно отнести следующие варианты:
•автоматическое создание отчета с помощью средства Отчет;
•создание отчета с помощью Мастера отчетов;
•создание отчета с использованием средства Пустой отчет;
•создание отчета в Конструкторе отчетов;
•создание наклеек с помощью Мастера наклеек.
Каждый отчет МА содержит необходимые пользователю сведения, выбранные из таблиц и/или запросов базы данных. Наряду с данными, извлекаемыми из таблиц и запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о макете отчета. В макете отчета хранятся заданные пользователем параметры страницы отчета, а также сведения о структуре и свойствах отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).
Прежде чем приступать к непосредственному созданию отчета, сначала следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Вне зависимости от сложности создаваемого в базе данных отчета, каждому разработчику в первую очередь требуется определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
Таблицы и запросы, содержащие базовые данные для отчета, называются источником записей отчета. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей указанного отчета. Если требуемые поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей иногда приходится использовать один или несколько запросов. В некоторых случаях эти запросы уже существуют в базе данных, но гораздо чаще требуется формировать новые запросы специально для создания отчета.
Рассмотрим перечисленные выше способы создания новых отчетов.
2.1. Автоматическое создание отчета
Самый простой и быстрый способ создания нового отчета заключается в использовании средства автоматического создания отчетов, входящего в состав МА. В этом случае новый отчет по выбранной таблице или запросу формируется сразу же, без указания какой-либо дополнительной информации.
Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы базы данных выполняется с помощью инструмента Отчет. При использовании этого средства в новом отчете размещаются все поля
выбранной таблицы базы данных или запроса. Сразу после создания нового отчета его можно просмотреть и при необходимости распечатать или отправить по электронной почте. Если пользователя не устраивает структура или форматирование созданного отчета, он может изменить требуемые параметры отчета в режиме макета или в Конструкторе.
Чтобы автоматически создать простой отчет по таблице или запросу, выполните следующие действия:
1.Откройте требуемую базу данных.
2.В области переходов щелкните название того объекта базы данных (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета.
3.На ленте инструментов перейдите на вкладку Создание.
4.В группе Отчеты щелкните кнопку Отчет.
МА создаст новый отчет и отобразит его в режиме макета.
В режиме макета можно внести изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных, содержащихся в объекте-источнике. Например, при необходимости можно настроить размер полей, выбрать способ отображения данных или изменить форматирование отчета в соответствии с предпочтениями пользователя.
5.Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета.
6.Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета.
7.Нажмите кнопку ОК.
Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных, а его название появится в области переходов.
2.2. Создание с помощью Мастера
Для получения большей свободы выбора полей, включаемых в создаваемый отчет, вместо рассмотренного выше инструмента автоматического формирования нового отчета можно воспользоваться Мастером отчетов.
В случае использования Мастера отчетов при создании нового отчета можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов (при условии, что в МА уже заданы отношения между этими таблицами и запросами).
Чтобы создать новый отчет по таблице или запросу с помощью Мастера, выполните следующие действия:
1.Откройте требуемую базу данных.
2.В области переходов щелкните название того объекта базы данных (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета.
3.Щелкните вкладку Создание.
4.В группе Отчеты щелкните кнопку Мастер отчетов.
5.В появившемся на экране первом диалоговом окне Мастера отчетов нужно выбрать исходную таблицу или запрос и определить набор полей для нового отчета. Для этого раскройте список Таблицы и запросы и выберите название объекта базы данных (таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для создания отчета. Затем из списка Доступные поля перенесите в список Выбранные поля те поля таблицы, которые должны быть включены в новый отчет. Для продолжения работы Мастера нажмите кнопку Далее.
Замечание! Для добавления в отчет полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте Далее на первой странице Мастера отчетов сразу после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите описанные выше шаги для выбора другой таблицы или запроса и перенеситн все дополнительные поля, которые требуется включить в отчет.
6.Перед тем как открыть второе диалоговое окно, мастер отчетов проверит наличие связей между выбранными таблицами и сгруппирует записи наихоснове. Воткрывшемсядиаловогомокневыможетеизменитьгруппировку или отказаться от нее.
7.В следующем диалоговом окне будет предложено добавить (или
создать, если группировка отсутствовала или была отменена) уровни группировки. Если необходимо, измените порядок следования полей группировки с помощью стрелок, направленных вверх и вниз. Когда все будет настроено должным образом, нажмите кнопку Далее.
8.В следующем окне мастера следует задать сортировку по оставшимся (не участвующим в группировке) полям данных. В окне Мастера вы можете выбрать до четырех полей сортировки, установив сортировку по возрастанию или по убыванию в каждом из отмеченных полей. Выполнив это нажмите на кнопку Далее.
9.На экране появится пятое окно Мастера, в котором необходимо выбрать вид макета для отчета. В группе переключателей установите одно из положений: ступенчатый, блок или структура. В окне просмотра слева будет отображаться макет, на который указывает переключатель. Выберите ориентацию (книжная или альбомная). Если вы не хотите, чтобы ширина полей подстраивалась под ширину страницы отчета, снимите флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. По умолчанию этот флажок установлен, и поля отчета имеют такую ширину, чтобы все они могли разместиться на одной странице. Щелкните кнопку Далее, когда все подходящие установки будут сделаны.
17.На экране появится шестое окно Мастера, в котором необходимо выбрать желаемый стиль оформления нового отчета из предлагаемого списка стилей. Выбрав нужный стиль, нажмите кнопку Далее.
18.На экране появится последнее окно Мастера. Введите название нового отчета и укажите в каком режиме его следует открыть. Нажмите кнопку Готово.
Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных и открыт в рабочей областиМАвуказанномрежиме. Созданныйотчетвыможетеотредактироватьв режиме Конструктора или Макета.
2..3.Создание пустого отчета
Если ни одно из уже рассмотренных нами средств создания отчетов не позволяет достичь желаемого результата, можно воспользоваться инструментом
Пустой отчет или создать требуемый отчет с помощью Конструктора отчетов. При использовании инструмента Пустой отчет можно «с нуля» создать простой отчет с нужными пользователю характеристиками, особенно если в
новом отчете должно содержаться небольшое количество полей.
Чтобы создать пустой отчет в базе данных МА, выполните следующие действия:
1.Откройте требуемую базу данных.
2.Щелкните вкладку Создание.
3.В группе Отчеты щелкните кнопку Пустой отчет. МА создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета.
4.В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны выводиться данные из полей нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц.
5.Добавьте в пустой макет нового отчета все нужные вам поля
таблицы.
Для вставки поля в отчет дважды щелкните название этого поля в области Список полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.
6.При необходимости установите сортировку данных в отчете.
7.Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат, расположенными в группе Шрифт.
Для этого щелкните или выделите требуемый элемент данных отчета и измените его форматирование (оформление) аналогично тому, как это делается при оформлении текста в редакторе Microsoft Word.
8.При необходимости добавьте в отчет дополнительные элементы, воспользовавшиськомандамиконтекстнойвкладкиФормат. Дляэтогощелкните одну или несколько кнопок группы Элементы управления:
– Эмблема – служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы нового отчета;