37. Понятие и классификация информации

Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении.

С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, пред­ставляющий собой совокупность сведений о состоянии управляе­мой и управляющей систем, внешней среды.

Информацию можно рассматривать как один из видов ресур­сов, используемых в экономических процессах, получение кото­рого требует затрат времени и других ресурсов.

Информация, используемая в управлении, выступает одновре­менно и предметом, и продуктом труда. Специфичность инфор­мации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регионе, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объек­том и субъектом управления.

Информация обладает рядом отличительных черт:

На определенном этапе процесса управления выступает про­дуктом труда, на последующем — его предметом;

Обладает свойством длительного и многократного применения, при использовании не теряет потребительских качеств;

Обладает способностью накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития управляемого процесса; в то же время может морально устаревать в результате изменений в реальной действительности;

Структурные подразделения предприятия являются как ее по­требителями, так и источниками.

Содержание информации определяется потребностями управ­ленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:

О целях управления производственным процессом;

Критериях оптимальности управления производственным про­цессом;

Об ограничениях в производственном процессе и управлении (лимит продуктов и ресурсов, регламентирующие правовые акты, задания и т.д.);

Объекте управления и управляющем органе (материальные, трудовые, финансовые потоки и ресурсы и т.д.);

О возмущающих воздействиях со стороны внешней среды на систему управления, текущем состоянии производственных про­цессов и объекта управления;

Об управленческих решениях, которые вырабатываются систе­мой управления по результатам переработки всей информации.

Информация должна отвечать следующим требованиям: достоверность, точность и объективность; полнота и новизна; избыточность; своевременность и оперативность; однозначность и доступность и др.

Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, со­временные средства коммуникации). Важное значение имеет на­глядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т. Д.

38. Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации

В систему информационного обеспечения входят звенья фор­мирования и сосредоточения информации; каналы движения ин­формации; носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хране­ния, передачи, поиска ).

Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно ин­формацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и ис­пользование. Управляющие информационные системы призваны последовательно реализовывать принципы единства производ­ственного процесса, информации и организации на основе при­менения технических средств, аналитических методов обработки и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

Выделяют простые и сложные информационные системы.

Простые информационные системы обеспечивают передачу ин­формации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообще­ния по телефону, факсу). При этом формирование управля­ющего решения (выходного документа) и его реализация осуще­ствляются непосредственно управляющим лицом. Простые ин­формационные системы характерны для нижних уровней управ­ления п/п (звено, бригада).

В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Пере­работка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вари­антов управленческих решений.

В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы.

Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе эвм) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития.

Нередко полученная информация не отвечает требованиям со­временных систем управления. К недостаткам информации отно­сятся следующие: расхождение плановых, отчетных и фактических данных; запутанность потоков поступления; многократное дублирование; запаздывание; чрезмерность и громоздкость документации; отсутствие эффективных средств обработки.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства. От­ветственную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизи­рованное хранение и выдача в требуемой форме; производство но­вой числовой, графической и иной информации.

Внутрихозяйственная система информации выполняет следую­щие функции:

Определение характера и содержания необходимой каждому конкретному руководителю информации для оперативного уп­равления производственно-сбытовой деятельностью предприя­тия;

Определение потребностей в технических средствах предприя­тия в целом и каждого руководителя для обеспечения их необхо­димой информацией;

Централизованное планирование затрат на приобретение и аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функ­ционирования системы информации;

Обеспечение высокого уровня сбора, хранения и предоставле­ния информации;

Разработка программных средств, прикладных программ и др.

Важное значение в информационном обеспечении имеет тех­нология информационной деятельности. Она включает такие по­нятия, как материально-техническая база информационной дея­тельности; виды информационной технологии; носители инфор­мации, информационные базы данных; система ведения запи­сей; создание пакетов прикладных программ. Современная материально-техническая база информационной деятельности позволяет использовать во внутрихозяйственной системе инфор­мации ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцес­соры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие ма­шинки, множи­тельную технику, средства автоматизированной обработки тек­стовой информации.