2. Форматирование таблиц

MS Excel располагает множеством параметров форматирования, что позволяет сделать данные более выразительными. Ячейки рабочего листа можно форматировать до или после ввода данных (Формат\Ячейки... или контекстное меню). Столбцы и строки всего рабочего листа имеют стандартную ширину и высоту. Это значение может быть изменено как для всех элементов, так и для отдельных фрагментов рабочего листа (Формат\СтрокаилиСтолбец...). Кроме того, отдельные столбцы или строки можно скрыть (не выводить на экран). Форматирование шрифтов, выравнивание данных удобно выполнять, пользуясь панелью инструментовФормат. Выбор ориентации текста в ячейке может быть сделан на вкладкеВыравниваниев командеФормат ячеек.... Здесь же устанавливается флажок «Переносить по словам».

При оформлении таблицы используются рамки разного типа и толщины (Формат ячеек\Границы), а также разнообразные узоры и цветовые гаммы (Формат ячеек\Вид).

3. Организация и управление данными в списке

Для упорядочивания, поиска данных, создания отчетов на их основе используются:

• Сортировкаданных списка в алфавитном, числовом, хронологическом порядке. В диалоговом окне команды Сортировка может быть задан необходимый порядок сортировки, определяющий способ переупорядочивания данных. Команда выполняется как для всего списка, так и для выделенного фрагмента.

• Фильтрацияданных с целью быстрого поиска и работы с подмножеством данных. В отличие от сортировки фильтрация не переупорядочивает список, а только временно скрывает строки, которые не нужно выводить на экран. Во время фильтрации строк MS Excel устанавливает рабочий лист в режим фильтра. КомандаАвтофильтрпозволяет задать пользовательские критерии для каждого столбца. КомандаРасширенный фильтр — для ввода критериев использует интервал критериев, задается над или под списком.

4. Сводная таблица

Один из способов обработки данных и получения итоговой информации — Сводная таблица, находящаяся с менюДанные(см.рис.9).

Чтобы определить, какие данные нужно включить в сводную таблицу и как их в ней организовать, из исходной таблицы или списка выбираются те поля и элементы, которые должны войти в итоговую таблицу.

Рис.9.

В сводной таблице можно использовать два типа полей из исходного списка или таблицы:

• поля, применяемые в качестве меток строк, столбцов и страниц сводной таблицы;

• поля данных, состоящие из данных, которые нужно просуммировать.

Элементы из исходного списка становятся метками столбцов или строк в результирующей сводной таблице (см.рис.10). Числовые, а иногда и текстовые, данные суммируются в области данных сводной таблицы.

Рис.10.

Упорядоченное расположение полей и элементов сводной таблицы называется макетом. Макет может быть изменен с помощью всплывающего менюпри нажатии правой кнопкой мыши, поля и элементы могут быть переименованы или удалены. При создании или редактировании сводной таблицы задается ориентация полей: перемещая их из поля строки или столбца в поле листа, получаем различные варианты таблицы.