МАтериалы к зачету по предмету Защита и обработка конфиденциальных документов

содержание

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ 3

1. СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 8

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 10

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 14

3.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 14

3.2. ПОДГОТОВКА И ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 19

3.2.1. Учет носителей информации 19

3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов 23

3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных документов 29

4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 30

4.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 30

4.2. УЧЕТ ИЗДАННЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

4.3. УЧЕТ ПОСТУПИВШИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32

4.4. УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ 34

5. РАЗМНОЖЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 35

6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 37

6.1. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 37

6.2. СИСТЕМА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ 37

6.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 40

6.4. ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 42

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 44

7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 44

7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 46

7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 47

8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ 50

8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 50

8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 52

8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ 53

ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ 53

9. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЯ С НИМИ 55

9.1. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 55

9.2. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 58

10. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 60

11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 63

Основные понятия

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая Документирование и организацию работы с официальными документами.

[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.]

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение травления(ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам»

[Гост51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.]

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безо­пасность Российской Федерации».

[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения»

[ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения.].

Документооборотомстандарт называетдвижение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранениедокументов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страцияозначаетзапись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт, его создания, отправления или получения;контроль исполнения документов—совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение;формирова­ние дела-группирование исполненных документов в дело в соот­ветствиисноменклатурой дел(систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри делах.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация- сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».[Федеральный закон.Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Носителем информации выступает документ.

Документ— этозафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

[Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.]

Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

Реквизит документа—обязательный элемент оформления официального документа.2

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания, документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

Официальные документы- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие)документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы используемые в текущей деятельности организации.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления, их струк­турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы­вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа— этосвойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы зако­нодательства;

издавать документы только в пределах своей компетен­ции;

соблюдать действующие в определенное время общегосудар­ственные правила составления и оформления документов.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинностина черновые, бело­вые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машино­писным способом или распечатанный с компьютера,отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ— эторукописный или машинописный доку­мент, текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа— этопервый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа— этодокумент, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике, с использованием фо­тографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотари­ально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рожде­нии, диплома и т.д.).

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и сред­ством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

Система документации— этосовокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, не­зависимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документыкак письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

[ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.]

Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло рез­кое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увели­чением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходи­мость упорядочения потоков информации, установления необ­ходимого и достаточного количества видов документов, испол­няющих роль информационного обеспечения функций управле­ния. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно пе­реработать растущие потоки информации. Появилась потреб­ность в механизации, а затем и автоматизации обработки доку­ментной информации. Однако практическое внедрение и при­менение средств автоматизации, эффективность их использова­ния находятся в прямой зависимости от степени упорядоченно­сти документации, для обработки которой они предназначены.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация— этопроцесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов».Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом

[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.].

Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример, в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик.

[Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]

В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификациейпонимается«приведение, чего-либо к единой системе, форме, единообразию». [Большой энциклопедический словарь. - М.: Советская энциклопедия, 1991.]

Защита и обработка конфиденциальных документов являет суть конфиденциального делопроизводства, которое распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну.Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования.

Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность- это "самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке".

Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.

Поскольку определение любого понятия должно устанавливать его сущность, в определении понятия "коммерческая тайна" необходимо отразить следующие ее сущностные параметры:

1. области (сферы) деятельности, в которых может быть информация,составляющая коммерческую тайну;

2. кто определяет состав информации, относимой к коммерческой тайне;

3. на кого возложена защита коммерческой тайны;

4. чьи интересы обеспечивает режим коммерческой тайны.

Коммерческая тайна- вид тайны, включающий информацию, устанавливаемую и защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой ограничивается в интересах обладателя информации.

Служебная тайна- вид тайны, включающий полученную федеральными и муниципальными органами власти информацию, составляющую коммерческую тайну других субъектов, а также устанавливаемую и защищаемую органами власти и предприятиями собственную информацию, доступ к которой ограничивается служебной необходимостью.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называтьконфиденциальными.