4. Учет конфиденциальных документов

4.1. Общие требования к учету конфиденциальных документов

Учет конфиденциальных документов является одной из важнейших составных частей конфиденциального делопроизводства. В открытом делопроизводстве вместо термина "учет" употребляется термин "реги­страция", которая, согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, представляет собой "за­пись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирую­щая факт его создания, отправления или получения". Основная цель ре­гистрации - построение поисковой системы по документам. В конфи­денциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе не сводится только к фиксированию факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам, хотя и то, и другое относятся к целям записи. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфи­денциальных документов и предотвращении, таким образом, утечки со­держащейся в документах информации. Для достижения этого в регист­рационных формах необходимо фиксировать не только данные о самом документе, включая количество его экземпляров и листов, поскольку ут­рата экземпляра или отдельных листов при безучетном их хранении за­частую приводит и к утечке конфиденциальной информации, но и любое движение и местонахождение документа, что позволяет, помимо расши­рения справочно-поисковых данных о документе, обеспечивать персо­нальную ответственность за его сохранность и качественно проводить проверки наличия документов с целью своевременного обнаружения их возможных утрат. Поэтому применительно к конфиденциальным доку­ментам употребляется термин "учет", т.к. он является более емким и не сводится только к фиксированию данных о реквизитах документа.

Учет конфиденциальных документов осуществляется подразделени­ем конфиденциального делопроизводства.

Учету подлежат все без исключения, изготовленные на предприятии и полученные им конфиденциальные документы.

Учет конфиденциальных документов подразделяется на 3 вида:

1 из­данных документов;

2 поступивших документов;

3 документов выделенного хранения.

Учет изданных документов охватывает документы, изготовленные на данном предприятии рукописным, машинописным способами или с использованием печатающих устройств ЭВМ, независимо от того, на­правляются эти документы на другие предприятия или являются внут­ренними.

Учет поступивших документов охватывает документы, поступившие от других предприятий, за исключением тех из них, которые без присвоения им регистрационного номера по этому виду учета сразу переводятся на учет документов выделенного хранения.

Учет документов выделенного хранения охватывает все документы, не подлежащие подшивке в дела. В открытом делопроизводстве нет такого вида учета. Документы, которые по различным причинам не подшивают­ся вдела, передаются в библиотеку, технический архив или соответству­ющие производственные подразделения. Эти документы можно разделить на две катего­рии. К первой относятся документы, которые по производственным ус­ловиям нецелесообразно подшивать в дела. Например, различного рода технологические инструкции, с которыми параллельно работают несколь­ко исполнителей. При подшивке их в дело исполнитель, взявший дело, лишает остальных исполнителей возможности пользоваться необходи­мыми им инструкциями. Ко второй категории относятся документы, кото­рые по их внешним особенностям невозможно или нецелесообразно подшивать в дела (большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и т.д.). На этот вид учета могут ставиться документы на стадии их создания или получения либо переводиться документы, уже взятые на Учет изданных или поступивших документов.

Независимо от вида учета конфиденциальные документы можно учитывать в журналах или карточках.

При карточном способе учета документов (как и носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для регистрации кар точек и обеспечения последовательности проставления их номеров, контроля за местонахождением документов, находящихся в обращении, ускорения их поиска, а также для проставления отметок о проверках наличия документов. Контрольный журнал заводится по каждому виду кар точного учета документов. Он имеет следующую форму:

Учетные номера документов	Местонахождение документов	Отметки о проведении проверок наличия документов
1	2	3

Вместо контрольного журнала допустимо вести валовую картотеку, формируемую из вторых экземпляров учетных карточек, в которую заносятся данные, предусмотренные для контрольного журнала, но материальные затраты при этом возрастают за счет изготовления вторых экземпляров карточек.

Журналы или картотеки учета изданных и поступивших документов ведутся погодно; не исполненные в текущем году документы, подлежат переводу на учет следующего. Журнал (картотека) учета документов выделенного хранения ведется непрерыв­но, номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Вызвано это тем, что выделенному хранению подлежат, как правило, документы постоянного и долговременного хранения, и их ежегодная перерегистра­ция привела бы к увеличению трудоемкости обработки документов и созданию сложностей для их пользователей.